33. Hoe ga je om met subcontracting?

Dat het maken van je orders (soms) door subcontractors wordt gedaan, is zo goed als onvermijdelijk in bijvoorbeeld de kleding- en textielsector. Het is belangrijk dat je bedrijf zich realiseert dat er bij subcontractors vaak meer risico’s spelen doordat er vaak geen audits plaatsvinden, ze niet worden bezocht door de IMVO-manager of inkopers. Ook worden subcontractors vaak ingezet om een order goedkoper te produceren, of wanneer er op het laatst een order wordt veranderd door het kledingmerk.

Het gebruik van subcontractors is vaak gekoppeld aan de eigen inkooppraktijken. Daarom is het belangrijk om de interne organisatie (inkoopdirecteur, inkopers) maar ook extern (de agenten, leveranciers, producenten) hierover te spreken en te trainen. Prijs en productielocatie en prijs en IMVO zijn altijd aan elkaar gekoppeld.

Dit kun je doen:

  • Neem informatie op over subcontracting in het inwerkprogramma van nieuwe inkopers;
  • Maak subcontracting onderdeel van inkoopdocumenten richting leveranciers;
  • Bezoek de productielocatie tijdens productie om te controleren of productie op de afgesproken plek plaats vindt;
  • Laat een (externe) QC bevestigen waar productie plaatsvindt;
  • Let specifiek op de inpakafdeling. Is deze in verhouding veel groter dan het aantal productielijnen? Of worden hier niet alle producten ingepakt?
  • Stel in overleg met je leverancier/producent een lijst samen met goedgekeurde subcontractors;
  • Bezoek subcontractors en vraag auditrapporten, inspectierapporten, certificeringen op;
  • Vraag om (dagelijkse) updates vanuit de fabriek met foto’s van de productie om te zien waar de productie plaatsvindt;
  • Cross check exportdocumenten op adressen van productie;
  • Maak een capaciteitsberekening van een producent en controleer of de productieprocessen die nodig zijn voor je order ook daadwerkelijk in huis zijn bij de producent;
  • Spreek de productieplanning met leverancier op zo lang mogelijke termijn vooraf door (forecasting, reservering productiecapaciteit);
  • Voorkom last-minute wijzigingen in bijvoorbeeld design en ordervolume, zodat leverancier zo min mogelijk hoeft uit te wijken naar subcontractors: neem deadlines voor order planning, volume en designwijzigingen op in je ‘critical time path’ en train betrokken medewerkers intern hierop.