Veelgestelde vragen

Een betekenisvolle stakeholderdialoog is het proces waarbij een bedrijf of organisatie in gesprek gaat met haar stakeholders om inzichten uit te wisselen, wederzijdse belangen te inventariseren en af te wegen, gemeenschappelijke doelen te formuleren en de relatie te bevorderen. Het streven is om via wederzijds begrip onderling vertrouwen op te bouwen. Dit vormt de basis voor het maken van beslissingen die zowel de belangen van het bedrijf als die van de stakeholders dienen en hiermee een positieve impact zullen maken. Hiermee geven bedrijven invulling aan (internationaal) maatschappelijk verantwoord ondernemen, wat leidt tot eerlijke en duurzame waardeketens.

Wat we in dit verband bedoelen met betekenisvol kan per stakeholder verschillen en is niet objectief vast te stellen. De een hecht veel waarde aan het resultaat van een dialoog, terwijl het de ander om een inclusief proces gaat. Het ‘model van betekenisvolle stakeholderdialoog’ biedt hiervoor handvatten. Om stakeholderdialoog zo betekenisvol mogelijk aan te pakken, moeten bedrijven een plan van aanpak maken en daarin rekening houden met de volgende elementen: motivatie, commitment, inclusie, transparantie, persoonlijk contact, organiseren gesprek, interne processen, samenwerking en kennis. De tools en kennisdocumenten op deze website zijn gebaseerd op deze elementen en helpen je om een dialoog betekenisvol te maken voor jou en je stakeholders.

Zowel de OESO-richtlijnen als de UN Guiding Principles (UNGP’s) (zie ook de webpagina ‘Stakeholderbetrokkenheid in richtlijnen en wetgeving’) benadrukken het belang van het betekenisvol betrekken van stakeholders bij (internationaal) maatschappelijk verantwoord ondernemen. Uit de OESO-richtlijn en UNGP’s is op te maken dat het betrekken van stakeholders betekenisvol is als dit doorlopend plaatsvindt en deelnemers openstaan voor wederzijdse interactie en de uitwisseling van perspectieven, belangen en zorgen. Daarbij is het belangrijk dat relevante informatie tijdig wordt gedeeld en in een vorm die voor de stakeholders toegankelijk, begrijpelijk en veilig is. Dialoog met stakeholders is een manier om invulling te geven aan deze criteria. Deze criteria komen ook terug in het model van betekenisvolle stakeholderdialoog.

Betekenisvolle dialoog met stakeholders komt terug in alle zes stappen van het due diligence-proces:

1. Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen – ga in dialoog met stakeholders om je beleid te vormen en de haalbaarheid ervan te toetsen. Stakeholderdialoog zou ook onderdeel van dit beleid moeten zijn.
2. Identificeer en beoordeel negatieve gevolgen in activiteiten, toeleveringsketens en zakelijke relaties – ga in dialoog met (getroffen) stakeholders, hun vertegenwoordigers of andere experts om negatieve gevolgen te identificeren en te beoordelen.
3. Stop, voorkom of beperk negatieve gevolgen – werk in dialoog samen met je stakeholders aan een aanpak om negatieve gevolgen te stoppen, voorkomen of beperken. Dit zou geen top-down exercitie moeten zijn.
4. Monitor praktische toepassing en resultaten – ga in dialoog met je (getroffen) stakeholders om te beoordelen of je aanpak tot het gewenste doel leidt en waar je zou moeten bijsturen.
5. Communiceer hoe gevolgen worden aangepakt – transparantie over beleid, aanpak en effectiviteit kan helpen bij het opbouwen van vertrouwen tussen jouw bedrijf en je stakeholders. Dit biedt aanknopingspunten voor (verdere) dialoog.
6. Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee, indien van toepassing – als negatieve gevolgen zich hebben voorgedaan, helpt stakeholderdialoog bij het identificeren en ontwikkelen van passende herstelmaatregelen. Door te luisteren naar je stakeholder in het proces van herstel en verhaal, kan je bedrijf zorgen voor een rechtvaardige en wenselijke respons op eventuele schade.

Zie stap 4 in de tool ‘Met wie ga ik in gesprek?’ voor aanvullende voorbeelden.

Er zijn enkele verschillen tussen stakeholderdialoog en sociale dialoog. Deze verschillen zitten hem met name in:

• Betrokken partijen: sociale dialoog vindt plaats tussen werknemers, werkgevers en – bij een tripartite dialoog – overheden, terwijl een stakeholderdialoog zich niet beperkt tot vaste gesprekspartners. Stakeholderdialoog wordt aangegaan met alle stakeholders op wie het bedrijf een positieve of negatieve invloed kan hebben.
• Focus en doel: sociale dialoog gaat over sociaaleconomische thema's en heeft als doel om consensus te bereiken over zaken als arbeidsvoorwaarden. Stakeholderdialoog is breder en heeft als doel om een open en constructieve dialoog te voeren met verschillende belanghebbenden over alle thema's die voor partijen van belang zijn. Het doel is om inzicht te krijgen in elkaars situatie, behoeften, verwachtingen en zorgen.

Sociale dialoog kan niet vervangen worden door stakeholderdialoog, wel kan (het bestaan van) de sociale dialoog inzichten opleveren voor je due diligence-proces en de stakeholderdialoog voeden. Als bedrijf word je geacht de sociale dialoog in je keten actief te stimuleren, onder andere door het bevorderen van het recht op vrijheid van vakvereniging. Wanneer werkenden in staat zijn om zich vrij te organiseren en te vertegenwoordigen, draagt dit bij aan de legitimiteit en geloofwaardigheid van de stakeholderdialoog.

Zie de International Labour Organization (ILO) voor meer informatie over sociale dialoog, collectieve arbeidsonderhandelingen en de gerelateerde conventies.

Soms wil je graag in dialoog met een stakeholder maar lukt het niet om dit in de praktijk te brengen. Bijvoorbeeld vanwege taalbarrières, gebrek aan capaciteit of tijd, omdat je je stakeholders op grote schaal wilt bereiken, of vanwege terughoudendheid bij je stakeholder(s). Het kan in zulke gevallen onvermijdelijk – en soms zelfs verstandiger – zijn om contact te onderhouden via e-mail of door informatie op te halen via vragenlijsten.

Uiteraard kunnen andere vormen van stakeholderbetrokkenheid dan dialoog ook betekenisvol zijn, zolang je het contact benadert vanuit dezelfde elementen die voor een betekenisvolle dialoog gelden. Denk daarbij aan transparantie, commitment en inclusie. Houd hierbij altijd de positie van je stakeholder in het achterhoofd: heeft deze voldoende ruimte om input te geven, zelfs als het onderwerp ingewikkeld is of gevoelig ligt? Is de communicatie die je deelt leesbaar en begrijpelijk of werpt de vorm van communiceren onnodige barrières op?

Het is verstandig om te overwegen je digitale contact of teruggestuurde vragenlijst op den duur op te volgen met een (fysieke) dialoog. Dit geeft meer context bij datgene wat je stakeholder met je deelt en biedt ruimte om dieper in te gaan op elkaars belangen, verwachtingen en uitdagingen. Ook draagt het bij aan het opbouwen van een persoonlijke relatie.

Als bedrijf wil je misschien graag weten wanneer je voldoende inspanning hebt geleverd om je stakeholders betekenisvol te betrekken. Deze vraag kan echter het beste door je stakeholders zelf worden beantwoord. Als zij het contact met jouw bedrijf als betekenisvol ervaren, lijk je een goede aanpak te hebben ontwikkeld.

Om een betekenisvolle stakeholderdialoog voor te bereiden, kun je de elementen uit het model van dialoog als basis nemen. Aan de hand van de bijbehorende tools en kennisdocumenten kun je een aanpak ontwikkelen die zoveel mogelijk voldoet aan de verwachtingen van je stakeholders. Onthoud daarbij dat stakeholderdialoog een middel is en geen doel op zich: je bedrijf zal de inzichten en uitkomsten uit een dialoog moeten meenemen in het eigen handelen.

Er bestaat ook wetgeving waarin wordt verwacht dat je je stakeholders betrekt, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Dit zou je als minimale inspanning kunnen zien, al moet je ervoor waken dat het betrekken van je stakeholders geen tick-the-box-activiteit wordt om aan wetgeving te voldoen. Zie de webpagina ‘Stakeholderbetrokkenheid in richtlijnen en wetgeving’ voor de wettelijke vereisten rond het betrekken van je stakeholders.

Er is een aantal situaties waarin je dialoog als methode kunt of moet heroverwegen:

• Gebrek aan commitment
  Als je bedrijf niet bereid is om actie te ondernemen naar aanleiding van de dialoog, handel je niet met oprechte intenties en misleid je je stakeholders. Zorg er eerst voor dat er commitment is, voordat je stakeholders vraagt met jou in dialoog te gaan. Hoe dit eruit ziet kun je lezen in de tool ‘Voorwaarden om dialoog te starten’.
• Onveilige omstandigheden
  In situaties waarin het niet veilig is voor stakeholders om vrijuit hun mening te uiten, kan dialoog als methode tekortschieten of kan het voor een bedrijf op afstand lastig zijn deze te voeren. Dit kan het geval zijn in landen/regio’s met autoritaire regimes of plekken waar sprake is van intimidatie of repressie. Ook in acute crisissituaties is dialoog niet altijd de meest geschikte vorm en moet er soms direct gehandeld worden om de veiligheid van stakeholders te kunnen garanderen. Vraag je in het geval van acute onveilige omstandigheden af welke rol dialoog speelt in je veranderaanpak of als manier om het conflict te hanteren.
• Wens vanuit stakeholder
  Wanneer een stakeholder uit zichzelf aangeeft om op een andere manier betrokken te willen worden dan via een dialoog, faciliteer dit dan. Bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst of een open forum.
• Prille relatie
  Wanneer je je stakeholder nog niet goed kent, ligt een dialoog op korte termijn niet altijd voor de hand. Probeer dan eerst op een andere manier het contact (en het vertrouwen) op te bouwen.
• Schending van mensen- of arbeidsrechten in de keten
  Bij ernstige en/of continue schendingen in de keten, waarbij het je bedrijf (zelf) niet lukt invloed uit te oefenen middels dialoog, is het aan te raden om tot andere acties over te gaan die passen bij de situatie. Zo kan het verstandig zijn om een derde partij in te schakelen om het conflict te hanteren of om commerciële maatregelen te nemen, zoals het verminderen van het aantal orders of het initiëren van een (verantwoorde) exit-strategie.
• Gebrek aan representativiteit
  Als deelnemers aan de dialoog niet (voldoende) representatief zijn voor alle relevante stakeholders, kunnen de verkregen inzichten beperkt zijn en mogelijk niet de bredere gemeenschap weerspiegelen. Controleer in samenwerking met een ngo, vakbond of lokale organisatie in hoeverre je gesprekspartner de belangen van de achterban representeert. Als stakeholders niet goed (genoeg) gerepresenteerd kunnen worden, zul je misschien een andere weg moeten kiezen om in contact te komen met je doelgroep dan via een dialoog.
• Schaalbaarheid
  Als je op grote schaal input bij je stakeholders wilt ophalen en de mogelijkheden ontbreken dit via dialoog te doen, kun je overgaan tot een schaalbare oplossing om je stakeholders te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld met een (digitale) vragenlijst. Probeer hiernaast echter wel in dialoog te gaan met (een deel van) je stakeholders om achtergrond te krijgen bij de resultaten uit vragenlijsten en/of rapportages en gepaste opvolging te bespreken.

Uiteraard hoef je niet met al je stakeholders in dialoog. Dit is zelfs contraproductief en creëert weerstand bij stakeholders wanneer zij telkens door verschillende bedrijven apart worden uitgenodigd voor soortgelijke dialogen. Zorg ervoor dat je de dialoog aangaat met de juiste stakeholders, op het juiste moment en verken de mogelijkheid en toegevoegde waarde om de dialoog met andere bedrijven of in sectorverband te organiseren. De tool ‘Met wie ga ik in gesprek?’ neemt je hier stap voor stap in mee.

Het kost tijd, capaciteit en soms geld om met je stakeholders in dialoog te gaan. Dit is nodig om je dialoog op een betekenisvolle manier aan te pakken. In de tool ‘Voorwaarden om dialoog te starten’ lees je meer over waarom het belangrijk is om als bedrijf te weten welke inzet nodig is en hier intern de capaciteit voor vrij te maken.

Wanneer je als bedrijf je stakeholders betekenisvol wilt betrekken en met hen in dialoog wilt gaan, kun je er niet automatisch vanuit gaan dat stakeholders hierop ingaan. Voor hen is de dialoog misschien niet zo urgent of belangrijk als voor jouw bedrijf of misschien hebben ze weinig vertrouwen in de goede bedoelingen van jouw bedrijf. Een andere reden kan zijn dat je stakeholder het niet gewend is een dialoog aan te gaan met een inkopend bedrijf en eerst moet worden meegenomen in het doel hiervan.

Omdat dialoog een wederkerig proces is, moet je als bedrijf rekening houden met de capaciteit en het commitment van de ander. Dit zul je tevens actief moeten bevorderen. Redeneer hierbij vanuit het perspectief van de stakeholder in plaats vanuit het perspectief van jouw bedrijf: wat zijn mogelijke redenen waarom mijn stakeholder niet ingaat op mijn verzoek voor dialoog? De tool ‘Bevorderen commitment stakeholders’ helpt je hierbij.

Het betekenisvol betrekken van je stakeholders is onderdeel van je due diligence-proces. Je zult op zoek moeten gaan naar manieren om dit uit te voeren, ondanks mogelijk beperkte capaciteit en/of contacten op lokaal niveau. Het ontwikkelen van een aanpak rond stakeholderdialoog is een goede eerste stap om erachter te komen tegen welke knelpunten je aanloopt en welke ruimte er juist wel is binnen je bedrijf. Besteed in je aanpak aandacht aan manieren om samenwerking op te zoeken buiten je bedrijf. Samenwerking met andere organisaties – zoals andere bedrijven en bedrijvennetwerken maar ook ngo’s en vakbonden – is nuttig om toegang tot stakeholders te krijgen of schaalbaarheid te creëren. Een collectieve aanpak op stakeholderdialoog, bijvoorbeeld in multi-stakeholderinitiatieven of door middel van een klachtenmechanisme, heeft voordelen voor zowel je bedrijf als voor de betrokken stakeholders. Lees hier meer over in het kennisdocument ‘Met wie werk ik samen?’.

Meer informatie

Heb je een vraag of suggestie? Neem dan contact op via secretariaatimvo@ser.nl.