Veelgestelde vragen

Bij een stakeholderdialoog ga je als bedrijf in gesprek met je belanghebbenden (stakeholders). Dit is iedereen die de gevolgen van je bedrijfsactiviteiten (kan) ondervinden. Het doel is om inzichten uit te wisselen, wederzijdse belangen te inventariseren, gemeenschappelijke doelen te formuleren en/of de relatie te versterken. De inzichten uit de dialoog gebruik je om tot concrete verbeteringen te komen in je bedrijfsvoering.

Een dialoog wordt betekenisvol als je deze zorgvuldig voorbereidt en uitvoert. Hierbij is belangrijk dat je transparant communiceert, goed onderbouwt wie je wel en niet betrekt en openstaat voor nieuwe perspectieven. De SER heeft een reeks tools om bedrijven daarbij te helpen.

Bekijk deze animatie om snel een indruk te krijgen van het onderwerp.

In principe kun je als bedrijf elk contact aangrijpen om met stakeholders in gesprek te gaan over verantwoord ondernemen. Bijvoorbeeld wanneer je als inkoper een nieuwe collectie inkoopt en je wilt weten welke opties er zijn voor biologisch katoen. Of wanneer je als supply chain manager vragen stelt over de duurzaamheidsprestaties van bepaalde transportopties bij het afsluiten van een nieuw contract. Momenten waarop je in dialoog kunt gaan met stakeholders zijn tijdens:

• Formuleren of communiceren van je beleid, strategie of doelen
• Opstellen en afstemmen van een nieuw (inkoop)contract
• Inkopen van nieuw assortiment of diensten
• Uitbreiden van zakelijke activiteiten of hiermee stoppen
• Inkopen in hoog risicolanden (risico’s op schending van mensenrechten, milieu)
• Vaststellen, aanpakken en voorkomen van risico’s in de keten
• Bestaande periodieke (voortgangs)gesprekken
• Afhandelen van klachten of aanpakken van misstanden (liever te voorkomen door dialoog)
• En natuurlijk wanneer de stakeholder met jou in gesprek wil!

Betekenisvolle dialoog met stakeholders komt terug in alle zes stappen van het due diligence-proces:

1. Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen

   Ga in dialoog met stakeholders om zowel je beleid vorm te geven, de haalbaarheid te toetsen als hen mee te nemen in je beleid. Maak stakeholderdialoog ook onderdeel van dit beleid.




2. Identificeer en beoordeel negatieve gevolgen in activiteiten, toeleveringsketens en zakelijke relaties

   Ga in dialoog met (getroffen) stakeholders, hun vertegenwoordigers of andere experts om negatieve gevolgen te identificeren en te beoordelen.




3. Stop, voorkom of beperk negatieve gevolgen

   Werk in dialoog samen met je stakeholders aan een aanpak om negatieve gevolgen te stoppen, voorkomen of beperken. Dit zou geen top-down exercitie moeten zijn.




4. Monitor praktische toepassing en resultaten

   Ga in dialoog met je (getroffen) stakeholders om te beoordelen of je aanpak tot het gewenste doel leidt en waar je zou moeten bijsturen.




5. Communiceer hoe gevolgen worden aangepakt

   Transparantie over beleid, aanpak en effectiviteit helpt bij het opbouwen van vertrouwen tussen jouw bedrijf en je stakeholders. Dit biedt aanknopingspunten voor (verdere) dialoog.




6. Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee, indien van toepassing

   Als negatieve gevolgen zich hebben voorgedaan, helpt stakeholderdialoog bij het identificeren en ontwikkelen van passende herstelmaatregelen. Door te luisteren naar je stakeholder in het proces van herstel en verhaal, kan je bedrijf zorgen voor een rechtvaardige en gepaste actie op eventuele schade.

Zie stap 4 in de tool ‘Met wie ga ik in gesprek?’ voor aanvullende voorbeelden.

Er zijn enkele verschillen tussen stakeholderdialoog en sociale dialoog. Deze verschillen zitten hem met name in:

• Betrokken partijen: sociale dialoog vindt op verschillende niveaus plaats tussen werknemers, werkgevers en – bij een tripartite dialoog – overheden, terwijl een stakeholderdialoog zich niet beperkt tot vaste gesprekspartners. Stakeholderdialoog wordt aangegaan met alle stakeholders op wie het bedrijf een positieve of negatieve invloed kan hebben, al is het belangrijk om vertegenwoordigers van rechthebbenden zoals vakbonden te prioriteren.
• Focus en doel: sociale dialoog gaat over sociaaleconomische thema's en heeft als doel om consensus te bereiken over zaken als arbeidsvoorwaarden en veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Stakeholderdialoog is breder en heeft als doel om een open en constructieve dialoog te voeren met verschillende belanghebbenden over alle thema's die voor partijen van belang zijn. Het doel is om inzicht te krijgen in elkaars situatie, behoeften, verwachtingen en zorgen.

Sociale dialoog kan niet vervangen worden door stakeholderdialoog, wel kan (het bestaan van) de sociale dialoog inzichten opleveren voor je due diligence-proces en de stakeholderdialoog voeden. Als bedrijf word je geacht de sociale dialoog in je keten actief te stimuleren, onder andere door het bevorderen van het recht op vrijheid van vakvereniging. Wanneer werkenden in staat zijn om zich vrij te organiseren en te vertegenwoordigen, draagt dit bij aan de legitimiteit en geloofwaardigheid van de stakeholderdialoog.

Zie de International Labour Organization (ILO) voor meer informatie over sociale dialoog, collectieve arbeidsonderhandelingen en de gerelateerde conventies.

Als bedrijf wil je graag weten wanneer je voldoende inspanning hebt geleverd om je stakeholders betekenisvol te betrekken. Deze vraag kan echter het beste door je stakeholders zelf worden beantwoord. Als zij het contact met jouw bedrijf als betekenisvol ervaren, lijk je een goede aanpak te hebben ontwikkeld. In ieder geval zijn oprechte interesse en contextgevoeligheid essentieel, geen enkele dialoog of stakeholder is hetzelfde.

Raadpleeg het Kompas voor Betekenisvolle Stakeholderdialoog om je stakeholderdialoog voor te bereiden en uit te voeren. Hiermee kun je een aanpak ontwikkelen die zoveel mogelijk voldoet aan de verwachtingen van je stakeholders. Deze aanpak is doorlopend en flexibel; dialoog is immers een continu proces waarin je voortdurend inzichten opdoet en je aanpak verbetert. Stakeholderdialoog is een middel en geen doel op zich: je bedrijf moet de inzichten en uitkomsten uit een dialoog meenemen in het eigen beleid en handelen.

Er bestaat ook wetgeving waarin wordt verwacht dat je je stakeholders betrekt, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Dit zou je als minimale inspanning kunnen zien, al moet je ervoor waken dat het betrekken van je stakeholders geen tick-the-box-activiteit wordt om aan wetgeving te voldoen. Zie ook de webpagina ‘Stakeholderbetrokkenheid in richtlijnen en wetgeving’ voor meer information.

Soms wil je graag in dialoog met een stakeholder maar lukt het niet om dit in de praktijk te brengen. Bijvoorbeeld vanwege taalbarrières, gebrek aan capaciteit of tijd, omdat je je stakeholders op grote schaal wilt bereiken, of vanwege terughoudendheid bij je stakeholder(s). Het kan in zulke gevallen onvermijdelijk – en soms zelfs verstandiger – zijn om contact te onderhouden via e-mail of door informatie op te halen via vragenlijsten.

Uiteraard kunnen andere vormen van stakeholderbetrokkenheid dan dialoog ook betekenisvol zijn, zolang je het contact benadert vanuit dezelfde elementen die voor een betekenisvolle dialoog gelden. Denk daarbij aan transparantie, commitment en inclusie. Houd hierbij altijd de positie van je stakeholder in het achterhoofd: heeft deze voldoende ruimte om input te geven, zelfs als het onderwerp ingewikkeld is of gevoelig ligt? Is de communicatie die je deelt leesbaar en begrijpelijk of werpt de vorm van communiceren onnodige barrières op? 

Als het veiligheid technisch kan, is het vaak verstandig om je digitale contact of teruggestuurde vragenlijst op den duur op te volgen met een (fysieke) dialoog. Dit geeft meer context bij datgene wat je stakeholder met je deelt en biedt ruimte om dieper in te gaan op elkaars belangen, verwachtingen en uitdagingen. Ook draagt het bij aan het opbouwen van een persoonlijke relatie.

Wanneer je als bedrijf in dialoog wil met je stakeholders, kun je er niet automatisch vanuit gaan dat zij hierop ingaan. Voor hen is de dialoog mogelijk niet zo urgent als voor jouw bedrijf of misschien hebben ze weinig vertrouwen in de goede bedoelingen van jouw bedrijf. Een andere reden kan zijn dat je stakeholder het niet gewend is een dialoog aan te gaan met je bedrijf en eerst moet worden meegenomen in het doel hiervan.

Omdat dialoog een wederkerig proces is, moet je als bedrijf rekening houden met de capaciteit en het commitment van de ander. Dit zul je ook actief moeten vergroten. Redeneer hierbij vanuit het perspectief van de stakeholder in plaats vanuit het perspectief van jouw bedrijf: wat zijn mogelijke redenen waarom mijn stakeholder niet ingaat op mijn verzoek voor dialoog? De tool ‘‘Vergroten commitment stakeholders’ helpt je hierbij.

Het kan ook zo zijn dat stakeholders wel in dialoog willen gaan, maar de mogelijkheden hiertoe niet hebben. Denk daarbij aan risico’s voor hun eigen veiligheid, de fysieke afstand, voertaal of beschikbare tijd. Meer informatie over deze drempels en hoe ze te doorbreken vind je in stap 6 van de tool ‘Met wie ga ik in gesprek?’.

Een beperkte invloed – of leverage – kan ervoor zorgen dat een stakeholder niet met je in gesprek wil. Bepaal allereerst wat je invloed is en waar deze van afhankelijk is, denk aan inkoopvolume, contractuele afspraken en lengte van de relatie. Om je leverage in een bepaalde productieregio of -land te bepalen kun je gebruikmaken van tool 1 uit de Technical Guidance van STITCH (p. 20-22). Wat betreft leveranciers kun je je invloed vergroten door simpelweg orderaantallen te verhogen of gunstigere voorwaarden te stellen. Over het algemeen is het verstandig om je leveranciersbestand zo klein mogelijk te houden tot partijen waarmee je stabiele, langetermijnrelaties aangaat en waarmee de kans groter wordt dat je in gesprek kunt treden over IMVO.

Je kunt ook samenwerken met anderen om je invloed te vergroten, zoals met andere inkopende merken. Kijk op Open Supply Hub welke bedrijven inkopen bij dezelfde productielocatie, sluit je aan bij een sectorovereenkomst of benader je branchevereniging om bedrijven bij elkaar te brengen.

Naast dialoog zijn er verschillende manieren om stakeholders te betrekken. In sommige gevallen zijn deze verstandiger. Er is een aantal situaties waarin je dialoog als methode kunt of moet heroverwegen:

Gebrek aan commitment

Als je bedrijf niet bereid is om actie te ondernemen naar aanleiding van de dialoog, handel je niet met oprechte intenties en misleid je je stakeholders. Zorg er eerst voor dat er commitment is, voordat je stakeholders vraagt met jou in dialoog te gaan. Hoe dit eruit ziet lees je in de tool ‘Interne afstemming voor succesvolle dialoog’.

Onveilige omstandigheden

In situaties waarin het niet veilig is voor stakeholders om vrijuit hun mening te uiten, kan dialoog als methode tekortschieten of kan het voor een bedrijf op afstand lastig zijn deze te voeren. Bijvoorbeeld in landen/regio’s met autoritaire regimes of plekken waar sprake is van intimidatie of repressie. Ook in acute crisissituaties is dialoog niet de meest geschikte vorm en moet er soms direct gehandeld worden om de veiligheid van stakeholders te kunnen garanderen.

Wens vanuit stakeholder

Wanneer een stakeholder uit zichzelf aangeeft om op een andere manier betrokken te willen worden dan via een dialoog, faciliteer dit dan. Bijvoorbeeld door middel van een vragenlijst of een open forum. Later kun je proberen op te volgen met dialoog.

Schending van mensen- of arbeidsrechten in de keten

Bij ernstige en/of continue schendingen in de keten, waarbij het je bedrijf (zelf) niet lukt invloed uit te oefenen via dialoog, is het aan te raden om tot andere acties over te gaan die passen bij de situatie. Zo kan het verstandig zijn om een derde partij in te schakelen om het conflict te hanteren of om commerciële maatregelen te nemen, zoals het verminderen van het aantal orders of het initiëren van een (verantwoorde) exit-strategie.

Gebrek aan representativiteit

Als deelnemers aan de dialoog niet (voldoende) representatief zijn voor alle relevante stakeholders, kunnen de verkregen inzichten beperkt zijn en mogelijk niet de bredere gemeenschap weerspiegelen. Controleer in samenwerking met een ngo, vakbond of lokale organisatie in hoeverre je gesprekspartner de belangen van de achterban vertegenwoordigt. Misschien zul je een andere weg moeten kiezen om in contact te komen met je doelgroep dan via een dialoog.

Schaalbaarheid

Als je op grote schaal input bij je stakeholders wilt ophalen en de mogelijkheden ontbreken dit via dialoog te doen, kun je overgaan tot een schaalbare oplossing om je stakeholders te betrekken. Dit kan bijvoorbeeld met een (digitale) vragenlijst. Probeer hiernaast echter wel in dialoog te gaan met (een deel van) je stakeholders om achtergrond te krijgen bij de resultaten uit vragenlijsten en/of rapportages en gepaste opvolging te bespreken.

Zie hoofdstuk 2 “List of engagement tools – benefits and limitations” van deze tool voor meer informatie over alternatieven voor dialoog.

Uiteraard hoef je niet met al je stakeholders in dialoog. Dit is zelfs contraproductief en creëert weerstand bij stakeholders wanneer zij telkens door verschillende bedrijven apart worden uitgenodigd voor soortgelijke dialogen. Zorg ervoor dat je de dialoog aangaat met de juiste stakeholders, op het juiste moment en verken de mogelijkheid en toegevoegde waarde om de dialoog met andere bedrijven of in sectorverband te organiseren. De tool ‘Met wie ga ik in gesprek?’ neemt je hier stap voor stap in mee.

Het kost tijd, capaciteit en soms geld om met je stakeholders in dialoog te gaan. Dit is nodig om je dialoog op een betekenisvolle manier aan te pakken. In de tool ‘Interne afstemming voor succesvolle dialoog’ lees je meer over waarom het belangrijk is om als bedrijf te weten welke inzet nodig is en hier intern de capaciteit voor vrij te maken. 

Het betekenisvol betrekken van je stakeholders is onderdeel van je due diligence-proces. Je zult op zoek moeten gaan naar manieren om dit uit te voeren, ondanks mogelijk beperkte capaciteit en/of contacten op lokaal niveau. Het ontwikkelen van een aanpak rond stakeholderdialoog is een goede eerste stap om erachter te komen tegen welke knelpunten je aanloopt en welke ruimte er juist wel is binnen je bedrijf. Besteed in je aanpak aandacht aan manieren om samenwerking op te zoeken buiten je bedrijf. Samenwerking met andere organisaties – zoals andere bedrijven en bedrijvennetwerken maar ook ngo’s en vakbonden – is nuttig om toegang tot stakeholders te krijgen of schaalbaarheid te creëren. Een collectieve aanpak op stakeholderdialoog, bijvoorbeeld in multi-stakeholderinitiatieven of door middel van een klachtenmechanisme, heeft voordelen voor zowel je bedrijf als voor de betrokken stakeholders. Lees hier meer over in de tool ‘Met wie werk ik samen?’. En raadpleeg het Netwerk van Experts, mogelijk kan een van de organisaties je verder helpen.