Stakeholderbetrokkenheid in richtlijnen en wetgeving
Het betekenisvol betrekken van stakeholders is verankerd in internationale richtlijnen en wetgeving op het gebied van (internationaal) maatschappelijk verantwoord ondernemen, oftewel (I)MVO. Het betrekken van stakeholders is daarmee niet optioneel, maar wordt expliciet verwacht of verplicht.
De richtlijnen verwachten van bedrijven dat zij hun stakeholders op verschillende manieren consulteren, waaronder middels dialoog. Bedrijven die onder de wetgeving vallen, zijn hiertoe verplicht. Hieronder leggen we uit wat dit betekent.
Betekenisvolle stakeholderbetrokkenheid betreft volgens de OESO-richtlijnen en de UN Guiding Principles (UNGP’s) de omgang tussen een bedrijf en zijn stakeholders in de brede zin. Dit omvat alle contacten die er tussen deze partijen zijn waaronder het (eenzijdig) informeren, consulteren, onderhandelen, ontmoeten van en spreken met elkaar. Betekenisvolle stakeholderbetrokkenheid is een manier om negatieve gevolgen die verband kunnen houden met bedrijfsvoering, toeleveringsketens en zakelijke relaties te achterhalen, vroegtijdig te signaleren en daarmee te voorkomen of aan te pakken. Het draagt op deze manier bij aan een duurzame bedrijfsvoering en aan de legitimiteit en transparantie van het eigen handelen.
Zowel de OESO-richtlijnen als de UNGP’s benadrukken dat het betekenisvol betrekken van stakeholders een essentieel onderdeel is van het due diligence-proces van bedrijven (zie figuur) en soms zelfs een recht op zichzelf.
Volgens de OESO zijn relevante stakeholders: personen, groepen of hun legitieme vertegenwoordigers van wie rechten of belangen geschaad (kunnen) worden door de activiteiten, producten of diensten van het bedrijf [1]. Voorbeelden van stakeholders zijn gemeenschappen, werknemers, consumenten, vakbonden, ngo’s, branchegenoten en investeerders. Een speciale groep zijn stakeholders van wie de mensen- of collectieve rechten geschonden (kunnen) worden, zij worden rechthebbenden genoemd.[2] Bedrijven kunnen prioriteit geven aan het betrekken van stakeholders die het meest ernstig of potentieel worden geraakt.[3] Het betrekken van deze stakeholders is van belang, omdat zij de groep zijn voor wie risico’s moeten worden beperkt of voor wie problemen moeten worden aangepakt. Stakeholders kunnen bedrijven informeren over risico’s en impacts die bedrijven in overweging moeten nemen in hun bedrijfsvoering en besluitvorming. Het is van belang dat het perspectief van stakeholders wordt meegenomen in bedrijfsactiviteiten die hen mogelijk beïnvloeden.
Toelichting bij figuur: de OESO-richtlijnen verwachten van bedrijven dat zij in alle stappen van het due diligence-proces hun stakeholders op een betekenisvolle manier betrekken. Bijvoorbeeld bij het opstellen van beleid, het identificeren van risico’s en/of het aanpakken van misstanden.
Uit de OESO-richtlijnen en de UNGP’s is op te maken dat het betrekken van stakeholders betekenisvol is, als deze doorlopend en regelmatig plaatsvindt en deelnemers openstaan voor wederzijdse interactie en de uitwisseling van perspectieven, belangen en zorgen. Daarbij is het belangrijk dat relevante informatie niet alleen tijdig wordt gedeeld maar ook in een vorm die voor de stakeholders toegankelijk, begrijpelijk en veilig is. Bedrijven moeten barrières tot betrokkenheid wegnemen, bijvoorbeeld in het geval van kwetsbare of gemarginaliseerde stakeholders. Wanneer het niet lukt om stakeholders te betrekken moet formatie uit andere betrouwbare bronnen worden ingewonnen, zoals het maatschappelijk middenveld.[4][5][6]
Een van de wetgevende richtlijnen op IMVO-vlak is de Europese richtlijn voor duurzaamheidsrapportage, de CSRD. Op 31 juli 2023 heeft de Europese Commissie de eerste set aan European Sustainability Reporting Standards (ESRS) aangenomen, namelijk de standaarden die gelden voor alle bedrijven die onder de CSRD vallen, onafhankelijk van de sector, in andere woorden ESRS 1, 2 E1-5, S1-4 en G1. Op verschillende plekken in de standaarden staat het betrekken van stakeholders centraal. Een korte omschrijving lees je hieronder. In dit document wordt dieper ingegaan op de verschillende passages uit de standaarden en waar je deze terug kunt vinden in de originele tekst.
Dubbele materialiteitsanalyse en stakeholderbetrokkenheid
De zogenoemde dubbele materialiteitsanalyse – dat wil zeggen het achterhalen wat de meest materiële impacts, risico’s en kansen zijn voor het bedrijf op de samenleving én andersom – speelt een centrale rol. De materialiteitsanalyse bepaalt in hoeverre en op welke duurzaamheidsthema’s het bedrijf moet rapporteren, onder meer over beleid, maatregelen en doelen. De uitkomst van het due diligence-proces van een bedrijf onderbouwt de beoordeling van de materialiteitsanalyse. Er wordt van bedrijven verwacht dat zij (getroffen) stakeholders betrekken bij dit materialiteitsproces – het identificeren, beoordelen en vaststellen van materiële impacts, risico’s en kansen – en met hen hierover in dialoog treden.
Rapportage over stakeholderbetrokkenheid in strategie, businessmodel, beleid en maatregelen
Volgens ESRS 2 moeten bedrijven ook rapporteren over hoe de belangen en opvattingen van stakeholders meegenomen worden in de strategie en het businessmodel. Hiertoe rapporteert het bedrijf een samenvattende beschrijving van zijn stakeholderbetrokkenheid [1], de wijze waarop naar belangen en opvattingen van stakeholders wordt gekeken, in hoeverre deze worden meegenomen in strategie en businessmodel en het management over wordt geïnformeerd. Ook is stakeholderbetrokkenheid opgenomen in een aantal minimumrapportage-eisen als het gaat om beleid dat is aangenomen om materiële duurzaamheidsthema’s te managen. Tevens moet het bedrijf rapporteren over de reikwijdte van de belangrijkste maatregelen in termen van – in voorkomend geval – getroffen groepen stakeholders.
Stakeholderbetrokkenheid in de thematische standaarden
De thematische standaarden zijn onderverdeeld in de thema’s milieu, sociaal en governance en bevatten specifieke rapportage-eisen per thema. In deze standaarden staat ook regelmatig een verwijzing naar consultatie en dialoog met stakeholders. Bijvoorbeeld in het kader van klachtenmechanismen voor eigen werknemers, werknemers in de keten, getroffen gemeenschappen en consumenten/eindgebruikers.
Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD)
De CSDDD verstaat onder stakeholders de werknemers van het bedrijf en dochterbedrijven, vakbonden en werknemersvertegenwoordigers, consumenten en andere individuen, groepen, gemeenschappen of entiteiten wiens rechten of belangen (kunnen) worden beïnvloed door de producten, diensten en activiteiten van het bedrijf, de dochterbedrijven en business partners (artikel 3, 1.n).
Het betekenisvol betrekken van stakeholders wordt expliciet gemaakt in artikel 8d van de richtlijn. In hoofdlijnen stelt dit artikel dat bedrijven:
Relevante en volledige informatie delen met stakeholders voorafgaand aan de consultatie, indien mogelijk en gevraagd;
Stakeholders betrekken op verschillende momenten in het due diligence-proces, zoals tijdens de risicoanalyse, het ontwikkelen van actie- en herstelplannen en de besluitvorming omtrent het beëindigen of opschorten van een zakenrelatie;
Additioneel experts consulteren die geloofwaardige inzichten in impact kunnen geven, indien consultatie met direct getroffenen niet mogelijk is;
Barrières voor stakeholders om betrokken te worden identificeren en wegnemen en ervoor te zorgen dat stakeholders niet worden blootgesteld aan vergeldende maatregelen door vertrouwelijkheid en anonimiteit te borgen;
Het betrekken van stakeholders buiten de eigen organisatie in samenwerking met andere bedrijven en organisaties kunnen organiseren mits het voldoet aan de bepalingen in artikel 8d van de richtlijn.
Daarnaast omschrijft artikel 9 van de richtlijn dat bedrijven toegankelijke en vertrouwelijke klachtenmechanismes opzetten, waarbij indieners van klachten onder andere de mogelijkheid moeten hebben om in contact te treden met het bedrijf en in gesprek te gaan over follow-up en de nadelige gevolgen die centraal staan in de klacht (artikel 9.4).
Tevens dienen bedrijven hun due diligence-beleid, de geïdentificeerde nadelige gevolgen en de afgeleide passende maatregelen waar nodig te actualiseren aan de hand van periodieke assessments en in gepaste overweging van relevante informatie van stakeholders (artikel 10).
