Stap 1: Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen
De eerste stap in het due diligence-proces heeft als doel het op- of bijstellen van het IMVO-beleid van het bedrijf. Je krijgt inzicht in de mate waarin het beleid is verankerd in interne systemen, processen, verantwoordelijkheden en inkoopbeleid. De kern is dat IMVO is geïntegreerd in het beleid en de managementsystemen van jouw bedrijf.
In het beleid voor IMVO geeft een bedrijf aan wat het van zichzelf en van anderen, bijvoorbeeld producenten of andere ketenpartners, verwacht op dit gebied. Dit schept intern en extern duidelijkheid. Sommige bedrijven, met name midden- en kleinbedrijven, hebben moeite met het opstellen van beleidsstukken ‘die toch niemand leest’. Daar zit wat in: ongeschreven regels en afspraken kunnen net zo effectief zijn als formele teksten. Het grote voordeel van vastgesteld beleid is echter dat het makkelijker is om externe partijen hierover te informeren. Klanten, eigen personeel, maatschappelijke organisaties en leveranciers vinden IMVO steeds belangrijker. In hun ogen betekent ‘geen tekst’ meestal ook: ‘geen beleid’. Heb je nog geen IMVO-beleid op papier staan, zet dit op je to-do-lijst en ga eens kijken hoe andere bedrijven IMVO-beleid hebben gemaakt.
Bekijk onderstaande sub-thema’s voor meer informatie over due diligence stap 1, Beleid en Bedrijfsvoering
Ontwikkelen van beleid
1. Hoe stel je IMVO-beleid op waar due diligence en inkooppraktijk onderdeel van zijn?
2. Hoe besteed je aandacht aan discriminatie en gender in het IMVO-beleid?
3. Hoe besteed je aandacht aan kinderarbeid in het IMVO-beleid?
4. Hoe besteed je aandacht aan gedwongen arbeid in het IMVO-beleid?
5. Hoe besteed je aandacht aan vrijheid van vakvereniging in het IMVO-beleid?
6. Hoe besteed je aandacht aan leefbaar loon in het IMVO-beleid?
7. Hoe besteed je aandacht aan veilige en gezonde werkplekken in het IMVO-beleid?
8. Hoe besteed je aandacht aan grondstoffen in het IMVO-beleid?
10. Hoe besteed je aandacht aan dierenwelzijn in het IMVO-beleid?
11. Hoe besteed je aandacht aan de inkooppraktijk in het IMVO-beleid?
13. Wat zijn uitsluitingscriteria en hoe neem je ze op in het IMVO-beleid?
14. Hoe betrek je stakeholders bij het opstellen en bijstellen van IMVO-beleid?
Draagvlak bij topmanagement
15. Hoe wordt het IMVO-beleid door de top van jullie bedrijf (uit)gedragen?
16. Hoe integreer je IMVO in de bedrijfsvoering?
17. Hoe communiceer je intern over het IMVO-beleid?
Implementatie en integratie van het IMVO-beleid in de dagelijkse manier van werken
18. Wat zijn belangrijke verantwoordelijkheden van een IMVO-manager?
20. Hoe bepaal je of er voldoende budget en personeel is om invulling te geven aan IMVO?
22. Hoe maak je IMVO onderdeel van leveranciers- en producentenbeoordeling?
23. Welke duurzaamheidsinitiatieven kunnen me helpen bij het doen van due diligence?
Monitoren van de productie- en toeleveringsketen op risico’s en impacts
Monitoring is het voortdurend volgen van de situatie in je keten. Monitoring kan op verschillende manieren plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van self-assessments door producenten, risk-assessments, audits, een klachtenmechanisme. Maar specifiek ook door consultatie van belanghebbenden, zoals werknemers, lokale vakbonden, maatschappelijke organisaties en ngo’s. Een combinatie van meerdere monitoringsmanieren geeft vaak het beste weer wat de mogelijke risico’s en impacts zijn in jullie keten.
Herstellen, verminderen en voorkomen van risico’s
Inzicht hebben in mogelijke risico’s en impacts is niet een doel in zichzelf. Het herstellen, verminderen en voorkomen van de risico’s is het doel. Het is daarom van belang dat er ook een proces is ingericht waarbij opvolging gegeven wordt aan datgene wat uit de monitoring naar voren komt. Dat bijvoorbeeld CAPs worden opgevolgd, dat een mogelijke relatie met eigen inkooppraktijk onderzocht wordt en hoofdoorzaken besproken worden met de leverancier.
Een eerste stap om invulling te geven aan monitoring is door je aan te sluiten bij een initiatief met tools voor monitoring zoals amfori BSCI, Fair Wear Foundation, SAC.
24. Hoe monitor je arbeidsomstandigheden bij (CMT) productielocaties?
25. Hoe kan je de monitoring van leveranciers verbeteren?
26. Hoe ga je om met monitoring van schakels dieper in de keten?
27. Hoe monitor je ingekochte derde merken/gereed product/halffabricaat?
28. Hoe maak je het raadplegen van stakeholders onderdeel van het audit- en monitoringsproces?
29. Hoe maak je IMVO onderdeel van het gesprek met leveranciers?
30. Hoe stuur je op langetermijnrelaties met leveranciers?
Due Diligence Succesfactor: Topmanagement commitment
Due Diligence Succesfactor: IMVO als onderdeel van de organisatiestructuur en rolverdeling
