29. Hoe maak je IMVO onderdeel van het gesprek met leveranciers?
Om het gesprek aan te kunnen gaan met je leverancier over mogelijke problemen is het belangrijk dat je een goede relatie opbouwt met je leverancier en dat er vertrouwen is. Het bezoeken van de productielocaties helpt bij het begrijpen van de werkelijkheid op de productievloer en biedt de gelegenheid om problemen en oplossingen te bespreken met de producent. Hoe ziet de werkelijkheid eruit? Waar zit weerstand en waarom? Waar zitten mogelijkheden? Waar zitten knelpunten en oorzaken? Wat dient er te veranderen? Leg vast hoe vaak productielocaties worden bezocht en door wie.
Je maakt je bezoeken aan je leveranciers effectiever indien je bezoeken structureert en vastlegt of door degenen die op bezoek gaan een actieve rol te geven. Vaste structuren en formats (bijvoorbeeld voor het opvolgen van CAPs of het stellen van vragen) kunnen helpen.
Bekijk de ontwikkelde handreiking voor hoe het gesprek aan te gaan met fabrieksmanagement over ketentransparantie Ook al is dit document gericht op ketentransparantie, het bevat handige algemene tips over het gesprek aangaan met je leverancier.
Mogelijk zal je als bedrijf moeten prioriteren omdat je niet alle leveranciers (in eerste instantie) kan bezoeken. Je kan er dan voor kiezen om een prioritering aan te brengen bij leveranciers in hoog-risicoproductielanden op basis van wat, waar en hoe je inkoopt. Ook kun je een onderscheid maken tussen nieuwe en bestaande leveranciers.
Impact van COVID-19 op due diligence
Houd een frequente en transparante dialoog met alle supply chain-partners over inkoopbeslissingen en zoek naar samenwerkingsoplossingen. Er mogen geen eenzijdige beslissingen worden genomen.
Dit kun je doen:
- Zorg dat de IMVO-verantwoordelijke goed zicht heeft op belangrijke commerciële momenten met de leverancier, en zorg dat de IMVO-verantwoordelijke kan aansluiten bij face to face gesprekken.
- Maak een planning van leveranciersbezoeken en geef aan wat het doel van het gesprek is. Geef bijvoorbeeld aan een gesprek te willen voeren over IMVO, naast zaken als productie, prijs, kwaliteit etc.
- Stel doelstellingen t.a.v. de hoeveelheid bezoeken per jaar om voortgang met de leverancier te kunnen waarnemen en bespreken; zorg dat IMVO-medewerkers, inkopers of inkoopkantoren de productielocaties bezoeken die aangemerkt zijn als hoog risico.
- Leg deze observaties vast en meet de voortgang.