Vraag en antwoord over 'start een or of pvt'

De in de wet genoemde ‘in de onderneming werkzame personen’ zijn:

• De werknemers of ambtenaren die werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of publiekrechtelijke aanstelling. Het maakt niet uit of het dienstverband voor onbepaalde tijd of tijdelijk, fulltime of parttime is. Ook mensen met een nulurencontract mee.
• Uitzendkrachten die ten minste 15 maanden werkzaam zijn bij de inlener, tellen mee bij de inlener.
• De overige uitzendkrachten en gedetacheerden die elders dan in de eigen onderneming zijn tewerkgesteld, tellen mee bij de uitlener.

De ondernemer en or kunnen samen afspreken om de groep ‘in de onderneming werkzame personen’ uit te breiden. De WOR maakt het mogelijk om werknemers die regelmatig in de onderneming arbeid verrichten zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling, te betrekken bij de medezeggenschap. Denk bijvoorbeeld aan vrijwilligers, gedetacheerden of aan uitzendkrachten die nog geen 15 maanden in de onderneming werken. De ondernemer en de or kunnen hun ook het actief of passief kiesrecht voor de or toekennen. Deze ‘nieuwe’ groepen tellen vervolgens mee bij het beantwoorden van de vraag of een or verplicht is en uit hoeveel leden deze moet bestaan.
Worden de ondernemer en de or het niet eens over de vraag of bepaalde groepen werkenden moeten worden aangemerkt als ‘in de onderneming werkzame personen’? Dan kan de bedrijfscommissie bemiddelen en advies geven. Ook kan de zaak worden voorgelegd aan de kantonrechter.

Artikel 1 WOR: omschrijving van het begrip ‘onderneming’.
Artikel 6 WOR: omschrijving van het begrip ‘in de onderneming werkzame personen’.

Elektronisch stemmen is formeel niet toegestaan in de WOR (‘schriftelijk stemmen’). Ook de meeste or-reglementen gaan nog steeds uit van een schriftelijke stemming. Maar in de praktijk gaan bedrijven steeds vaker over op digitale or-verkiezingen. Wil een onderneming overgaan op digitaal stemmen? Dan moet dat vóór aanvang van de verkiezingen zijn geregeld in het or-reglement.

Veiligheid en geheimhouding zijn natuurlijk essentieel bij elektronisch stemmen. Zorg bijvoorbeeld dat uitsluitend werknemers die mogen stemmen, met behulp van een unieke code kunnen inloggen. Welke werknemer welke stem heeft uitgebracht moet niet herleidbaar zijn. Verder is van belang te registreren dát er is gestemd, zodat het onmogelijk is om een tweede keer te stemmen.

De organisatie van de verkiezingen is de verantwoordelijkheid van de or. Maar de verkiezing van de eerste or wordt georganiseerd door en onder verantwoordelijkheid van de ondernemer.
Nadat hij de betrokken vakbonden heeft gehoord over het ontwerp, stelt de ondernemer een voorlopig or-reglement op. Omdat de eerste verkiezingen plaatsvinden op basis van het voorlopige reglement, moet het document zijn vastgesteld voordat wordt gestart met de organisatie van de or-verkiezingen.

De eerste stap is vervolgens het bepalen van een datum voor de verkiezingen. De ondernemer houdt hierbij rekening met de kandidaatstellingstermijnen die zijn opgenomen in het voorlopig or-reglement. In de praktijk komt het er op neer dat op z’n vroegst negen weken na het vaststellen van het voorlopige reglement de eerste or-verkiezingen kunnen plaatsvinden.
Na de verkiezing stelt de or vervolgens zijn eigen (definitieve) reglement vast voor zijn werkzaamheden.

Het Voorbeeldreglement ondernemingsraden kan ook gebruikt worden voor het opstellen van een voorlopig reglement. Het Voorbeeldreglement ondernemingsraden is te raadplegen en te downloaden vanaf de website van de SER. In het hierin opgenomen modelreglement worden onder meer de werkwijze en de procedure geregeld voor or-verkiezingen.

Stel dat een onderneming nieuw is en binnen korte tijd het aantal van vijftig medewerkers heeft bereikt. Formeel zijn de mensen dan niet verkiesbaar (nog geen jaar werkzaam) en niet kiesgerechtigd (nog geen zes maanden werkzaam). Betekent dit dat men moet wachten met het oprichten van een or? Nee, de WOR biedt een oplossing: het reglement mag afwijken van de diensttijdeisen als dit bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR in de onderneming.

Ook in het voorlopige or-reglement kunnen de diensttijdeisen worden ingekort, zodat er eerder voldoende kandidaten te kiezen zijn en er voldoende kiesgerechtigden zijn.

Artikel 6 WOR: over het afwijken van de diensttijdeis.

De or kan eenzijdig het or-reglement wijzigen en daarmee de keuze (of juist niet) voor het kiesgroepenstelsel. Hiervoor is dus geen instemming nodig van de ondernemer of de bedrijfscommissie. De WOR bepaalt namelijk dat de or zijn eigen reglement vaststelt, aanvult of wijzigt. De or kan deze zelfstandige bevoegdheid niet overdragen aan of delen met anderen.

Van tevoren moet de or de ondernemer wel in de gelegenheid stellen zijn standpunt kenbaar te maken. Concreet betekent dit dat de or het concept voor de wijziging van het reglement aan de ondernemer moet zenden. De ondernemer kan aangeven of hij bezwaar heeft tegen (bepaalde onderdelen van) de voorgenomen wijziging(en). Vervolgens is het aan de or wat hij met deze bezwaren doet.

De WOR kent niet de mogelijkheid om de zittingstermijn van een or te verlengen. In de praktijk gebeurt dit echter wel, als alle partijen (or, bestuurder, vakbonden, achterban) het erover eens zijn.
Is er geen mandaat van deze partijen? Dan is de verlenging in strijd met de wet en kan de or tijdens deze periode geen rechtsgeldige besluiten nemen.

Voor uitstel van de verkiezingen en verlenging van de zittingstermijn moeten gegronde redenen zijn en de verlengingsperiode moet redelijk en overzichtelijk zijn. Het is van belang dat de or goed uitlegt in de organisatie waarom uitstel nodig is. Iedere belanghebbende – onder meer alle in de onderneming werkzame personen – kan hier bezwaar tegen maken. Dit kan bijvoorbeeld door te reageren op het bericht waarin de or het uitstel toelicht.

Artikel 10 WOR stelt dat de ondernemingsraad in zijn reglement moet regelen hoe hij omgaat met de invulling van (tussentijdse) vacatures. In ons Voorbeeldreglement hebben we dat als volgt uitgewerkt. Zodra er een vacature ontstaat, kijk je of er nog kandidaten op de lijst staan die bij de laatste algemene verkiezingen niet gekozen zijn. Als er nog kandidaten ‘over’ zijn dan benader je de eerstvolgende die voor die opengevallen plek in aanmerking komt. Wie dat is, hangt af van het soort kiesstelsel dat is toegepast; het personenstelsel of het lijstenstelsel. In het personenstelsel mag degene die bij de laatste algemene verkiezingen na de laatste gekozen kandidaat de meeste stemmen heeft verkregen de vacature vervullen. Als er niemand meer over is, is een tussentijdse verkiezing nodig. In het lijstenstelsel mag de eerste niet gekozen kandidaat op dezelfde lijst waartoe ook het or-lid behoorde die de or heeft verlaten, de vacature vervullen. Als die lijst is uitgeput, gaat de zetel naar een van de andere lijsten. Als alle lijsten zijn uitgeput, is een tussentijdse verkiezing nodig. Zijn er binnen afzienbare tijd (bijvoorbeeld een half jaar) weer algemene verkiezingen, dan heeft een tussentijdse verkiezing weinig zin. Immers, voor het hele proces van aankondiging van de verkiezingsdatum tot de bekendmaking van de uitslag heb je al gauw 13 weken nodig.

De praktijk

In de praktijk zien we dat veel or’s net genoeg of te weinig kandidaten hebben bij een algemene verkiezing en dan elke keer een tussentijdse verkiezing moeten organiseren. Vaak worden dan creatieve kortetermijnoplossingen bedacht, zoals het verlengen van de termijn tot er weer algemene verkiezingen zijn, de vacature niet invullen en wachten tot er meer zijn of per keer bepalen of de vacature wel of niet ingevuld gaat worden. Mag dat zomaar? Het antwoord is: Nee. De or is gebonden aan zijn reglement en mag daar niet van afwijken. Afgezien daarvan kan elke belanghebbende bezwaar aantekenen tegen zo’n creatieve oplossing. En dan moet je alsnog doen wat er in je eigen reglement staat en aan de slag.

Reglement opstellen/aanpassen

Wij raden altijd aan ons Voorbeeldreglement te gebruiken als je een reglement opstelt. Ons Voorbeeldreglement is geen wet, maar wel goed doordacht en bevat bepalingen waar je bij kunt aansluiten. Je mag van de voorbeeldtekst afwijken als je maar oplet dat je er geen dingen inzet die wettelijk niet mogen. Zo mag je bijvoorbeeld niet in je reglement opnemen dat je vacatures niet tussentijds invult. Je kunt je reglement op elk moment aanpassen, maar bepalingen die te maken hebben met de verkiezingen, treden pas in werking bij de eerstvolgende algemene verkiezingen en gelden dus nog niet bij een tussentijdse verkiezing. Houd in het oog dat wat je ook regelt, het moet bijdragen aan het goed functioneren van de medezeggenschap.

Probleem oplossen

Het echte probleem is vaak niet die tussentijdse vacature, maar het feit dat (te) weinig mensen blijkbaar zin hebben om or-werk te doen. Dáár moet je wat aan doen. Helaas los je dat probleem niet in een middag op. Het vraagt een langetermijnstrategie. Begin daar bij de start van de or gelijk mee. Communiceer! Laat zien wat de or is en doet en wat het je persoonlijk oplevert. Betrek je collega’s bij de onderwerpen waar je mee bezig bent. Laat zien hoe leuk en interessant het is om mee te denken over het welvaren van jullie onderneming. En betrek de bestuurder erbij, want die heeft ook belang bij goede medezeggenschap.

De CBM heeft suggesties opgesteld voor het voller krijgen van de ondernemingsraad. Laat je inspireren.

• Suggesties om de or voller te krijgen – voor de bestuurder
• Suggesties om de or voller te krijgen – voor de ondernemingsraad
• Suggesties om de or voller te krijgen – voor bestuurder en or gezamenlijk

De or kan steeds zijn reglement wijzigen, zolang hij de ondernemer maar de gelegenheid geeft om commentaar hierop te geven. Wijzigingen gaan onmiddellijk in, tenzij het de spelregels van de verkiezingen betreft: deze worden pas bij de eerstvolgende algemene verkiezingen van kracht. Ook een wijziging van de zittingstermijn of het aantal or-leden gaat pas in bij de eerstvolgende algemene verkiezing.

Het or-reglement moet vermelden hoeveel or-leden aanwezig moeten zijn om een rechtsgeldige vergadering te kunnen houden (quorum). Er zijn geen algemeen geldende regels voor de berekening van het quorum.

Het Voorbeeldreglement ondernemingsraden van de SER bevat de volgende modelbepaling: ‘Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de ondernemingsraad aanwezig is.’ Dit is de meerderheid van het aantal leden waaruit de or volgens zijn reglement bestaat.

Artikel 14 WOR: over het quorum.

De ondernemer en de or of pvt kunnen schriftelijk afspreken dat zij meer rechten of bevoegdheden krijgen dan zij volgens de WOR hebben. Deze overeenkomst kan ook gaan over (primaire) arbeidsvoorwaarden. Een voorbeeld hiervan kan zijn dat de or instemmingsrecht krijgt over alle regelingen in het personeelshandboek.
Een redelijke toepassing van de wet brengt met zich mee dat een ondubbelzinnige mondelinge afspraak tussen ondernemer en de or of de pvt ook geldig is. Zie voor meer informatie over de ondernemingsovereenkomst het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden.

Artikel 32 lid 2 WOR: over de extra bevoegdheden van de or.

Nee, de ondernemer en de or of de pvt kunnen geen afspraken maken over een beperking van de rechten en bevoegdheden.

Dat klopt. De ondernemingsovereenkomst (ook wel convenant genoemd) geldt in principe voor onbepaalde tijd. Tenzij dat anders is afgesproken. Opzeggen van de overeenkomst kan alleen als beide partijen het daar mee eens zijn. Dit moet dan gemeld worden bij de bedrijfscommissie.

Een overduidelijke mondelinge afspraak kan ook voldoende zijn, maar om discussie te voorkomen is het aan te raden de afspraken schriftelijk vast te leggen.
De bedrijfscommissie moet op de hoogte worden gebracht van de inhoud van de overeenkomst.

In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) betekent het begrip onderneming iets anders dan in andere wetten en het dagelijks spraakgebruik. Iedere arbeidsorganisatorische eenheid die zich in het maatschappelijk verkeer presenteert als zelfstandige eenheid, is een onderneming in de zin van de WOR. Voorbeelden zijn een fabriek, winkel, kantoor of filiaal. Hierbij zijn drie elementen van belang:

• Er moet sprake zijn van een groep mensen die op de een of andere manier samenwerken.
• Zij werken op basis van een arbeidsovereenkomst of een publiekrechtelijke aanstelling.
• Het samenwerkingsverband moet zich naar buiten, tegenover het publiek, als een zelfstandige eenheid presenteren.

Artikel 1 WOR: omschrijving van het begrip ‘onderneming’.

Het dagelijks bestuur (DB) is verantwoordelijk voor de aansturing van de or. Het DB zorgt in elk geval voor de planning van de vergaderingen en stelt de agenda op. De bestuurder ziet het DB vaak als eerste aanspreekpunt van de or. 

Belangrijk is dat vooraf door de or wordt bepaald hoeveel mandaat het DB krijgt. Mag het DB tussentijds informeel overleg voeren met de bestuurder en zo ja, mag de voorzitter of de secretaris dit alleen doen, of moeten ze minimaal met twee personen zijn? Mag het DB or-leden of commissies aanspreken op prestaties, etc.
Hoever het mandaat ook rijkt, het DB mag nooit zelfstandig besluiten nemen, dat is aan de or.

Het DB bestaat minimaal uit een voorzitter en secretaris. Dat betekent niet dat het DB niet uit meer leden kan bestaan. Veel (veelal grotere) or’s breiden het DB uit met een vice-voorzitter en soms zelfs met een vice-secretaris. Ook kunnen andere or-leden die geen specifieke functie hebben, aan het DB worden toegevoegd. Belangrijk uitgangspunt is dat de uitbreiding van het DB bevorderlijk is voor de uitvoering van de taken.

Werknemers brengen hun stem uit op basis van kandidatenlijsten. Dit gebeurt in een geheime, schriftelijke stemming. Twee partijen kunnen een kandidatenlijst indienen: vakbonden die leden hebben onder de kiesgerechtigde werknemers en (een groep) in de onderneming werkzame personen die geen lid zijn van een vakbond die een lijst heeft ingediend.

De or maakt de uitslag van de verkiezingen bekend aan de ondernemer, de werknemers en de partijen die de kandidatenlijsten hebben ingediend. Verder zorgt de or dat de namen en de functies van de or-leden permanent op een goed toegankelijke plek zijn te vinden.

In het reglement kan de or bepalen dat met kiesgroepen wordt gewerkt.

Artikel 9 lid 2a WOR: over het indienen van kandidatenlijsten.

Medewerkers die drie maanden of langer in de onderneming werken, zijn kiesgerechtigd en verkiesbaar. Uitzendkrachten die 15 maanden of langer in de onderneming werkzaam zijn, worden ook aangemerkt als werknemer in de zin van de WOR. Zodra zij 18 maanden in de onderneming werkzaam zijn, kunnen zij zich ook verkiesbaar stellen en mogen ze stemmen.

De or kan in zijn reglement afwijken van de eisen voor actief en passief kiesrecht als dat bevorderlijk is voor een goede toepassing van de WOR. Dit kan hij dus zonder toestemming van de ondernemer doen. Zijn de ondernemer of andere belanghebbenden het daar niet mee eens? Dan kunnen zij de kantonrechter vragen de betreffende bepalingen in het reglement van de or te wijzigen. Vóórdat ze die stap zetten kunnen ze ook de bemiddeling van de bedrijfscommissie inroepen.

Artikel 6 lid 2 en 3 WOR: over kiesgerechtigde en verkiesbare werknemers.

De WOR zegt niets over het tijdstip waarop de kandidatenlijsten moeten worden ingediend. Het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden geeft de volgende procedure voor de kandidaatstelling:

• Vanaf negen weken tot uiterlijk zes weken voor de verkiezingen kunnen de vakbonden lijsten indienen.
• Tussen zes en vijf weken voor de verkiezingen wordt bekendgemaakt welke vakbonden kandidatenlijsten hebben ingediend
• Na deze bekendmaking (dus ten minste vanaf vijf weken voor de verkiezingen) tot uiterlijk drie weken voor de verkiezingen kunnen de vrije lijsten worden ingediend.
• Uiterlijk twee weken voor de verkiezingen worden de kandidatenlijsten bekendgemaakt in de onderneming.

Uiteraard kan een or kiezen voor andere termijnen.

Artikel 7 lid 1 tot en met 7 van het voorbeeldreglement over de procedure voor kandidaatstelling.

Mensen kunnen zich op twee manieren kandidaat stellen voor de or: via een vakbond of als zogeheten ‘vrije’ kandidaat. Gaat het via de vakbond, dan toetst die het draagvlak van de kandidaat. Vrije kandidaten moesten vroeger handtekeningen verzamelen van collega’s die hun kandidatuur ondersteunden. Deze verplichting is in 2013 geschrapt uit de WOR.

Een kandidatenlijst kan worden ingediend door een werknemersorganisatie (vakbond) of door een of meerdere kiesgerechtigde personen die in de onderneming werkzaam zijn en die niet lid zijn van een werknemersorganisatie die een kandidatenlijst heeft ingediend.

Verkiesbare werknemers die geen lid zijn van een vakbond en verkiesbare werknemers die lid zijn van een vakbond die geen kandidaten heeft gesteld, kunnen zichzelf kandideren via een vrije kandidatenlijst: zij kunnen als kiesgerechtigde werknemers zelf hun kandidatenlijst indienen. Een kandidatenlijst kan dus de naam van één persoon bevatten.

Ook verkiesbare werknemers die lid zijn van een vakbond die wel kandidaten heeft gesteld, maar zich niet via die bond willen of kunnen kandideren, kunnen zich kandideren via een vrije kandidatenlijst. Zij kunnen deze lijst echter niet zelf indienen. De lijst moet dan dus worden ingediend door ten minste één kiesgerechtigde werknemer die géén lid is van een vakbond die kandidaten heeft gesteld.

Let op: een or-reglement dat het handtekeningenvereiste (van voor de wetswijziging van 2013) nog noemt, is strijdig met de wet en moet op dit punt worden aangepast, in ieder geval voor er nieuwe verkiezingen plaatsvinden.

Artikel 9 WOR: over het indienen van kandidatenlijsten.

Het kiesgroepenstelsel houdt in dat de onderneming wordt verdeeld in verschillende onderdelen (kiesgroepen) en dat elke kiesgroep een (of meer) or-leden kiest.
Een kiesgroep omvat medewerkers die bepaalde gemeenschappelijke belangen hebben, waarin zij zich onderscheiden van andere medewerkers. Zo kun je kiesgroepen vormen op basis van bepaalde functies. Denk bijvoorbeeld aan administratief personeel, verkoopmedewerkers, facilitair personeel.
Ook is het mogelijk kiesgroepen te maken op basis van onderdelen van de onderneming; bijvoorbeeld verschillende locaties of afdelingen (hoofdkantoor, productieafdelingen en dergelijke).
Als de onderneming is verdeeld in kiesgroepen, moeten voor elke kiesgroep afzonderlijke kandidatenlijsten worden ingediend.
Het reglement moet de verschillende kiesgroepen met name noemen en het aantal door en uit deze kiesgroepen te kiezen or-leden.

Zie voor meer informatie over het kiesgroepenstelsel het SER-Voorbeeldreglement ondernemingsraden.

Artikel 9 lid 3 WOR: over het kiesgroepenstelsel.