Vraag en antwoord over 'aan de slag met de or'

Het begrip werkgroep komt in de WOR niet voor, dus ontbreekt ook regelgeving hierover.
Mocht een or een werkgroep willen uitbreiden met niet-or-leden dan kan hij hiervoor een beargumenteerd verzoek indienen bij de bestuurder. Het is aan te bevelen om bij dit verzoek ook het aantal uren te vermelden dat niet or-leden aan de werkgroep gaan besteden. Als de bestuurder niet akkoord gaat met de deelname van niet or-leden aan de werkgroep, kan de or niet in beroep.

De ondernemer moet de pvt in de gelegenheid stellen advies uit te brengen over elk voorgenomen besluit dat kan leiden tot verlies van arbeidsplaatsen of tot een belangrijke verandering van de arbeid, arbeidsvoorwaarden of arbeidsomstandigheden van minstens een kwart van de werknemers. Voor andere voorgenomen besluiten is het adviesrecht van de WOR niet van toepassing.

De ondernemer moet het advies vragen op het moment dat dit nog van wezenlijke invloed kan zijn op de besluitvorming. De ondernemer is niet verplicht het advies over te nemen. Als de ondernemer afwijkt van het advies van de pvt, dan kan de pvt volgens de WOR niet in beroep gaan bij de rechter. De weg naar de rechter staat wel open als het advies niet of niet op tijd is gevraagd. Vóór die tijd kan ook de bemiddeling door de bedrijfscommissie worden gevraagd.

Artikel 35b WOR: over de pvt.

Nee, niet alle sociale regelingen vallen onder het instemmingsrecht. Primaire arbeidsvoorwaarden, zoals arbeidsduur, salaris en vakantiedagen, die normaal gesproken worden geregeld in een cao, blijven erbuiten. Het maakt niet uit of er daadwerkelijk een cao geldt voor de onderneming in kwestie. Zonder cao worden de primaire arbeidsvoorwaarden vastgesteld tussen de werkgever en de individuele werknemer. Het is niet ongebruikelijk dat er hierover ook overleg plaatsvindt tussen or en de ondernemer. Maar daarop is het instemmingsrecht van de WOR niet van toepassing.

Het is wel mogelijk dat in een cao afspraken worden gemaakt over extra bevoegdheden van de or’s bij de totstandkoming van dergelijke regelingen. Dit soort afspraken kunnen de ondernemer en or ook in de vorm gieten van een ondernemingsovereenkomst. In zo’n overeenkomst kunnen partijen afspraken maken over uitbreiding van het instemmingsrecht.

Artikel 27 WOR: over het instemmingsrecht van de or.
Artikel 32 WOR: over de ondernemingsovereenkomst.

De ondernemer heeft instemming van de or nodig als hij een besluit wil nemen over de vaststelling, wijziging of intrekking van een beloningssysteem. Hieronder valt niet de hoogte van een bonus. Dit is een primaire arbeidsvoorwaarde waarop het instemmingsrecht niet van toepassing is. Voor wijzigingen van alleen individuele afspraken geldt het instemmingsrecht ook niet.

Een beloningssysteem is een methode om beloningen te berekenen en toe te kennen aan bepaalde functies. Het moet dus gaan om een regeling die herhaaldelijk kan worden toegepast. Stel dat een werkgever aan een bepaalde werknemer een eenmalige bonus toekent, bijvoorbeeld vanwege zijn bijzondere prestaties. Dan heeft de or geen instemmingsrecht, omdat sprake is van een eenmalige, incidentele en individuele toekenning.

Een regeling over het aanvaarden van geschenken en giften valt niet onder het instemmingsrecht, omdat zo’n regeling normaal gesprokengeen onderdeel is van het beloningssysteem. Een attentieregeling – geldelijke of niet-geldelijke vergoeding voor de geleverde arbeid – kan onder het instemmingsrecht vallen als deze deel uitmaakt van het beloningssysteem.

Als de vereiste instemming van de or ontbreekt, is het besluit van de ondernemer in beginsel nietig. Deze nietigheid geldt alléén als hij schriftelijk een beroep op de nietigheid van het besluit heeft gedaan binnen de wettelijke termijn van één maand. Deze termijn begint te lopen zodra de ondernemer schriftelijk heeft medegedeeld welk besluit hij heeft genomen of zodra de or merkt dat de ondernemer een besluit uitvoert of toepast waarmee hij eerst zou moeten instemmen.

Artikel 27 lid 5 WOR: over het beroep op de nietigheid van een besluit van de ondernemer.
Artikel 27 WOR: over het instemmingsrecht van de or.

Leden van een or hebben een sterke ontslagbescherming op grond van het Burgerlijk Wetboek (BW). Een werknemer die korter dan twee jaar geleden nog or-lid was, heeft ook een ontslagbescherming. In die gevallen moet de werkgever de kantonrechter of het UWV ervan overtuigen dat de wens om iemand te ontslaan, niets te maken heeft met zijn of haar vroegere or-activiteiten. Er moeten dan andere redenen zijn voor het ontslag.

Artikel 7: 670 lid 4 BW: over ontslagbescherming.

Nee, dat is niet noodzakelijk. De or heeft op basis van zijn initiatiefrecht de mogelijkheid om zelf ook onderwerpen te agenderen die hij belangrijk vindt.

Artikel 23, lid 3 WOR: initiatiefrecht

Als de or vooral uit nieuwe, nog onervaren leden bestaat, is het verstandig om onder leiding van een trainer/adviseur, een ambtelijk secretaris of een ervaren oud-or-lid het gezamenlijke gesprek aan te gaan. Deze kan dan het proces bewaken.

Je kunt de achterban verleiden om je berichten te lezen, door erop te letten dat het bericht:

1. actueel is. Dus schrijf niet over iets dat een maand geleden is gebeurd, maar zit zo dicht mogelijk op het nieuws;
2. belangrijk is voor de lezer;
3. gaat over iets dat afwijkt van wat gebruikelijk is. Vertel dus iets ‘nieuws’;
4. de belangstelling van de lezer heeft. Het ene onderwerp heeft van nature ieders belangstelling, voor het andere moet je iets meer moeite doen om de aandacht te krijgen.

Verder is het belangrijk dat je:

• Je collega’s persoonlijk aanspreekt (dus gebruik je/jij i.p.v. ‘u’ of ‘men’);
• zaken zo uitlegt dat het voor iedereen te begrijpen is en vaktermen zoveel mogelijk vermijdt;
• antwoord geeft op een vraag die bij de collega’s leeft;
• niet de spreekbuis bent van de bestuurder, maar je eigen nieuws brengt.

Een communicatieplan kent grofweg vijf onderdelen:

1. Wat is de doelgroep (hele organisatie, afdeling X, …)
2. Wat is ons doel/wat willen we bereiken (informatie geven, informatie ophalen, belangstelling peilen etc.)
3. Boodschap formuleren (wat vertellen we, hoe uitgebreid, op welke toon, …?)
4. Communicatiemiddel kiezen (flyer bij het koffiezetapparaat, pushbericht, vragenuurtje, …?)
5. Planning en organisatie (wie doet wat en wanneer)

Je kunt een plan op hoofdlijnen maken voor bijvoorbeeld de periode van een jaar, maar ook heel specifiek voor één belangrijk onderwerp. Bijvoorbeeld de veranderingen in de organisatie of de or-verkiezingen.

De WOR noemt geen minimumaantal overlegvergaderingen. Maar uit de wet is wel een minimum af te leiden: twee keer per jaar een overlegvergadering over de algemene gang van zaken en elke advies- of instemmingsaanvraag moet ten minste in één overlegvergadering worden besproken voordat de or tot zijn definitieve standpunt komt. Daarnaast komen partijen bij elkaar als een van beide dat nodig acht.

Een or-lid mag volgens de wet minimaal zestig uren per jaar besteden aan onderling beraad en overleg met andere personen. Dit is exclusief vergadertijd. De wet begrenst het aantal vergaderingen en hoe lang ze duren niet.

Of mensen een arbeidsovereenkomst of aanstelling voor bepaalde of onbepaalde tijd hebben, of ze deeltijd of voltijds werken: dat maakt voor de WOR niet uit. Ze hebben allemaal volledige medezeggenschapsrechten. Het minimum van zestig uur geldt dus ook voor parttimers; dit wordt niet naar rato vastgesteld. Zij hoeven ook niet een minimumaantal uren werkzaam te zijn om te mogen deelnemen aan de or.

Artikel 18 lid 3 WOR: over het aantal aan de or te besteden uren.
Artikel 1 lid 2 WOR: omschrijving van het begrip ‘in de onderneming werkzame personen’.

Leden van de or, or-commissies en het or-secretariaat zijn verplicht tot geheimhouding van (gevoelige) bedrijfsinformatie. De WOR regelt hoe zij moeten omgaan met hun geheimhoudingplicht rond vertrouwelijke stukken en mededelingen van de ondernemer.

De betrokkenen zijn in de regel gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Zij kunnen de kantonrechter wel verzoeken de opgelegde geheimhouding op te heffen. Zo’n verzoek kan worden gedaan als de ondernemer bij de afweging van de belangen niet in redelijkheid tot het opleggen van geheimhouding had kunnen besluiten. Er moet dan een zwaarwegend belang zijn dat opweegt tegen het belang dat de werkgever heeft bij de geheimhouding.

De geheimhoudingsplicht is volledig én dwingend geregeld in de wet. Het staat de bestuurder vrij om hierover nadere afspraken te maken met de or.
Opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht vormt een strafrechtelijk misdrijf.

Artikel 20 van de WOR: over de geheimhoudingsplicht.
Artikel 272 Wetboek van Strafrecht: over schending van de geheimhoudingsplicht.

De essentie van de structuurregeling is dat een grote vennootschap, wettelijk verplicht is een raad van commissarissen in te stellen. Deze moet uit minimaal drie leden bestaan.
De regeling is opgenomen in boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW).

Bij grote BV’s en NV’s (en ook coöperaties of onderlinge waarborgmaatschappijen) is een raad van commissarissen (rvc) verplicht als de onderneming onder de zogenaamde structuurregeling valt. Zij moeten hun statuten aanpassen aan de structuurregeling als zij gedurende drie jaar zijn ingeschreven bij het Handelsregister en voldoen aan de volgende drie criteria:

• het eigen vermogen bedraagt minimaal € 16 miljoen;
• er is een (wettelijk verplichte) or ingesteld;
• er sprake is van ten minste honderd medewerkers in Nederland.

De ondernemingsraad heeft het recht eenderde van het aantal commissarissen voor te dragen. Is het aantal rvc-leden niet deelbaar door drie, dan wordt het aantal leden dat de or mag voordragen naar beneden afgerond.
De commissaris die door de or is voorgedragen wordt ook wel werknemers- of voordrachtcommissaris genoemd.

Als er een rvc wordt ingesteld of als de samenstelling wijzigt moet de profielschets voor de rvc in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) en met de ondernemingsraad worden besproken (artt. 158, lid 3 en 268 boek 2 BW). In de profielschets moet vermeld zijn wanneer een aanbeveling op basis van het versterkte aanbevelingsrecht van de ondernemingsraad aan de orde is.
Daarnaast zal er een profielschets worden opgesteld voor de betreffende commissaris. Voor de or is het aan te raden om goed te kijken naar de gevraagde competenties, kennis en ervaring. Kijk daarbij ook naar (beleids)speerpunten in de organisatie. Wordt er bijvoorbeeld veel aandacht besteed aan een strategisch onderwerp als impact op het klimaat en hoe de organisatie daaraan wil bijdragen, dan is het verstandig om een commissaris voor te dragen die ervaring heeft op dat gebied (als die ervaring nog niet aanwezig is in de rvc). Laat deze specifieke kennis/ervaring ook opnemen in de profielschets.

Als de profielschets definitief is vastgesteld, kan worden gestart met de werving. Veel ondernemingsraden vinden dit lastig (en zien daarom ook wel af van hun voordrachtsrecht), maar weet dat gespecialiseerde wervingsbureaus hierbij kunnen helpen.
De voordracht voor de (her)benoeming van een commissaris wordt vervolgens gelijktijdig bekend gemaakt aan de AVA en de ondernemingsraad (artt. 158 lid 4 en 268 boek 2 BW).
In geval van een NV moet de voordracht tijdig voor de AVA aan de ondernemingsraad bekend worden gemaakt, zodat hij zijn standpunt over de voordracht kan bepalen. Dit standpunt mag de ondernemingsraad in de AVA toelichten.

De AVA beslist ten slotte over de benoeming.

De or moet van de ondernemer alle informatie krijgen die hij nodig heeft. Denk bijvoorbeeld aan de jaarrekening, het sociaal jaarverslag en beleidsplannen. Het informatierecht geldt in de overlegvergadering én daarbuiten. De or kan de ondernemer uitdrukkelijk vragen om de informatie schriftelijk te verstrekken.

De ondernemer moet de gevraagde informatie tijdig verstrekken aan de or, zo nodig onder geheimhouding. Wat als de ondernemer de informatie niet beschikbaar heeft in de gevraagde vorm? Dan wordt van hem verwacht dat hij zijn best doet om toch zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wens van de or.

Voorwaarde is dat de or de informatie redelijkerwijs nodig heeft om zijn taak te vervullen. De or moet dus wel concreet aangeven waarvoor hij de gevraagde inlichtingen en gegevens nodig heeft. De ondernemer kan bezwaar maken tegen het verstrekken van deze informatie. Komen partijen er niet uit, dan kan de bedrijfscommissie bemiddelen en daarna kan eventueel de kantonrechter uitsluitsel geven.

Minstens één keer per jaar moet de ondernemer de or schriftelijk informeren over de arbeidsvoorwaarden, zoals de beloningsstructuur.

Artikel 31 WOR: over het informatierecht van de or.

De or mag de ondernemer ongevraagd voorstellen doen over de sociale, organisatorische, economische en financiële zaken die spelen in de onderneming. Voordat de ondernemer beslist over zo’n voorstel, moet hij minstens één keer met de or overleggen. Daarna moet hij zo snel mogelijk schriftelijk laten weten of hij het voorstel overneemt en uitleggen waarom hij wel of niet akkoord gaat.

Artikel 23 lid 3 WOR: over het initiatiefrecht van de or.

Volgens de WOR heeft de or adviesrecht bij besluiten over een belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van een onderneming. Het adviesrecht geldt ook bij een belangrijke wijziging in de organisatie of bevoegdheidsverdeling in de onderneming. Ook zaken die niet direct onder deze wijzigingen vallen, zoals bijvoorbeeld het doen van investeringen of het aantrekken van een belangrijk krediet, vallen onder het adviesrecht.

Hoe belangrijk een wijziging is, wordt beoordeeld aan de hand van:
- de financiële gevolgen (wat kost het en wat levert het op?);
- de organisatorische gevolgen (wat betekent het in het organogram, verdwijnt er bijvoorbeeld een hele afdeling?); en
- de sociale gevolgen (taakwijzigingen, verschuivingen, boventalligheid, ontslag).
En dat alles afgemeten tegen het belang van de organisatie als geheel.

Vindt de or dat de ondernemer ten onrechte geen advies vraagt over een besluit dat hij wil nemen? Dan kan de or de bedrijfscommissie om bemiddeling vragen en daarna eventueel naar de kantonrechter gaan. De or kan zonodig ook tegen het besluit in beroep gaan bij de Ondernemingskamer.

Artikel 25 WOR: over het adviesrecht van de or.
Artikel 36 WOR: over de algemene geschillenregeling van de WOR.