Veelgestelde vragen over het diversiteitsportaal

De SER heeft in samenwerking met bedrijven en sociale partners het SER diversiteitsportaal ontwikkeld – een online rapportagetool waarin bedrijven hun gegevens over genderdiversiteit in de (sub)top kunnen doorgeven volgens de wet Ingroeiquotum en streefcijfers. Dit portaal bestaat uit (1) deze website met allerhande informatie, tips en tools en handreikingen, en (2) de rapportagetool waarin grote vennootschappen eenvoudig hun streefcijfers en man-vrouwverhouding invullen, plannen van aanpak delen en rapporteren over de voortgang. Straks worden deze rapportages jaarlijks openbaar gemaakt in (3) de dataverkenner van het portaal.

Eind januari 2023 stuurt de SER alle ‘grote’ vennootschappen een brief met informatie over het portaal en een activatiecode. Je gebruikt deze code voor de aanmelding van het bedrijf in het diversiteitsportaal. Je hoeft je geen zorgen te maken als je in januari nog geen brief heeft ontvangen. Het kan even duren voordat de brief op de goede plek belandt. Deze brief wordt ter attentie van de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de raad van commissarissen gestuurd.

Je kunt op verschillende manieren op de hoogte blijven over de uitvoering van de wet ‘Ingroeiquotum en streefcijfers’, via onze nieuwsbrief en deze website.

De brieven staan op de website van de SER bij de tijdlijn op deze pagina en op de pagina ‘Rapporteren’. Hier vindt je de brieven die de minister van OCW en de voorzitter van de SER aan bedrijven hebben gestuurd over de wet, het diversiteitsportaal en de rapportage.

Het gaat om de wet ‘Evenwichtiger maken van de verhouding tussen het aantal mannen en vrouwen in het bestuur en de raad van commissarissen van grote naamloze en besloten vennootschappen’, op deze website ook wel de wet ‘Ingroeiquotum en streefcijfers’ genoemd.
De wet bestaat uit twee delen: (1) het ingroeiquotum van 1/3 dat voor de raad van commissarissen van beursgenoteerde vennootschappen geldt; en (2) de streefcijfer- en transparantieregeling die bepaalt dat grote vennootschappen streefcijfers opstellen voor het bestuur, de rvc en de subtop, een plan van aanpak opstellen om deze streefcijfers te behalen. Bedrijven rapporteren deze doelen, plannen en de man-vrouwverhouding in de top en subtop jaarlijks aan de SER. Lees hier meer over de wet

Nee. Het ingroeiquotum, de streefcijferregeling en de rapportageverplichting gelden vanaf het moment dat de wet in werking is getreden, namelijk op 1 januari 2022. Uiterlijk 10 maanden na de afloop van het boekjaar dat is begonnen op of na 1 januari 2022, zijn bedrijven verplicht over hun voortgang met streefcijfers, plannen van aanpak en man-vrouwverhouding te rapporteren in het diversiteitsportaal van de SER.

De SER publiceert jaarlijks op een vast tijdstip de streefcijfers, plannen van aanpak en resultaten van bedrijven die onder de wet vallen. Dat gebeurt op naam en via een openbare website. Zo wordt voor een breed publiek duidelijk welke bedrijven hebben gerapporteerd, hun streefcijfers hebben behaald en wat bedrijven doen om hun streefcijfers te realiseren. Via deze openbare dataverkenner wordt ook inzichtelijk welke bedrijven géén streefcijfers hebben geformuleerd, geen plan van aanpak hebben opgesteld en/of daarover niet hebben gerapporteerd aan de SER.

Deze vraag gaat over het ingroeiquotum. Een benoeming van een commissaris is nietig als deze niet bijdraagt aan een evenwichtiger verhouding van de rvc of niet-uitvoerende bestuurders, zoals voorgeschreven door het ingroeiquotum. Het gevolg van een nietige benoeming is dat de vacature open blijft staan. De rvc zal dan op zoek moeten naar een nieuwe kandidaat die wel de man-vrouwverhouding van de raad evenwichtig(er) zal maken. Een nietige benoeming heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming waaraan is deelgenomen.

Als een beursgenoteerd bedrijf niet aan het ingroeiquotum voldoet bij een nieuwe benoeming van een commissaris of niet-uitvoerende bestuurders, dan zal deze benoeming nietig zijn. Nietigheid houdt in dat de benoeming niet heeft plaatsgevonden en dat er een ‘lege stoel’ is, de vacature blijft dan open.
Iedereen kan een juridische procedure starten. Het is aan de rechter om in individuele gevallen een uitspraak te doen.

In de wet staat beschreven dat vennootschappen streefcijfers opstellen voor het bestuur, de rvc en ‘de nader door de vennootschap te bepalen categorieën werknemers in leidinggevende functies’. Dit wordt ook wel de ‘subtop’ genoemd. Bij het opstellen van streefcijfers en uitwerken van plannen van aanpak hebben vennootschappen de mogelijkheid om zelf te bepalen hoe zij deze subtop definiëren. Deze ‘kweekvijver’ voor de top kan verschillende functies, teams of managementlagen bevatten, afhankelijk van de structuur van het bedrijf. De subtop kan ook op groepsniveau gedefinieerd worden. Een gangbare definitie van de subtop is de eerste laag of eerste twee lagen onder het statutair bestuur.

Bedrijven stellen zelf passende en ambitieuze doelen op voor een evenwichtiger verhouding tussen mannen en vrouwen in de top en subtop. Je formuleert het streefcijfer als een minimumpercentage dat geldt voor vrouwen én voor mannen. Een streefcijfer van 33% m/v voor het bestuur betekent dat het bedrijf ernaar streeft dat het bestuur voor ten minste 33% uit vrouwen bestaat en voor ten minste 33% uit mannen. Voor het bestuur, de rvc en de subtop stel je afzonderlijke streefcijfers op.

Het plan van aanpak is een strategisch actieplan waarin het bedrijf beschrijft hoe men de streefcijfers voor het bestuur, de rvc en de subtop wil gaan halen. Een plan van aanpak is een op zichzelf staand beleid of het is opgenomen in een ander beleidsplan. Het beleid dat in het plan van aanpak staat moet beschreven en goedgekeurd door het bestuur zijn.

Het plan van aanpak kan bijvoorbeeld bestaan uit: het opstellen of wijzigen van een profielschets; de inrichting van een transparant wervings- en selectieproces; een uitleg over voorkeursbeleid; maatregelen voor een evenwichtige m/v-verdeling bij talentmanagement en successieplanning; beleid voor remuneratie en gelijke beloning; KPI's voor leidinggevenden; training, coaching en mentoring; inrichten van interne monitoringprocessen; en maatregelen voor een inclusieve organisatiecultuur. Lees meer in het stappenplan.

De wet heeft twee onderdelen. Het ingroeiquotum (1) geldt voor de rvc van vennootschappen met beursnotering in Nederland. De streefcijfer- en transparantieregeling (2) geldt voor het bestuur, de rvc en de subtop van alle ‘grote’ vennootschappen in Nederland. Lees hier over de groottecriteria.

Grote beursvennootschappen – bedrijven die zowel beursgenoteerd zijn als een grote vennootschap zijn – moeten aan het ingroeiquotum én de streefcijferbepaling voldoen. Het quotum geldt voor de rvc. Het bedrijf zal streefcijfers voor het bestuur en de subtop opstellen en doorgeven en een plan van aanpak maken om de streefcijfers te halen. Dit rapporteert het bedrijf, samen met de jaarlijkse man-vrouwverhouding, in het SER Diversiteitsportaal.

Het ingroeiquotum geldt alleen voor vennootschappen met een beursnotering in Nederland. Voor grote vennootschappen die niet in Nederland aan de beurs genoteerd staan maar wel een statutaire zetel in Nederland hebben, geldt de streefcijfer- en rapportageverplichting.

Vennootschappen die tot een groep behoren kunnen onderling afspreken op welke manier ze aan de wettelijke verplichtingen voldoen. Het is mogelijk voor grote groepsmaatschappijen om de taak voor het opstellen van streefcijfers en plannen van aanpak en het rapporteren aan de SER door te geven aan het groepshoofd. Het groepshoofd kan, als het ook een grote vennootschap is, in het diversiteitsportaal rapporteren voor de grote groepsmaatschappij(en). Dat kan zowel gezamenlijk als afzonderlijk.

De wet geldt op het niveau van de vennootschap – groepsmaatschappijen die afzonderlijk als groot kwalificeren, vallen onder de wet.

Een vennootschap is groot als deze op twee opeenvolgende balansdata voldoet aan ten minste twee van de volgende criteria:

• de waarde van de activa bedraagt meer dan € 20 miljoen
• de netto-omzet is meer dan € 40 miljoen
• gemiddeld aantal werknemers is 250 of meer

Lees hier over de groottecriteria.

Bedrijven kunnen in een toekomstig boekjaar als grote vennootschap kwalificeren. Bedrijven kunnen zich vanaf het jaar dat zij een grote vennootschap zijn, aanmelden bij het diversiteitsportaal. Dan geldt de jaarlijkse rapportageverplichting en rapporteert het bedrijf over het boekjaar dat ze voor het eerst als grote vennootschap kwalificeerden.

De wet geldt voor alle besloten en naamloze vennootschappen die volgens het jaarrekeningrecht als groot kwalificeren. Bv’s en nv’s met een statutaire zetel in Nederland vallen onder de wet ingroeiquotum en streefcijfers, ook als zij een buitenlandse moeder hebben.

Wanneer er uitsluitend één bestuurder is, en er is geen rvc, dan is het niet mogelijk om een evenwichtige man-vrouwsamenstelling na te streven. Je hoeft dan geen streefcijfer voor het bestuur op te stellen. Wanneer er één bestuurder is en er is een tweehoofdige rvc, dan geldt het streefcijfer uitsluitend voor de rvc. Voor het bestuur hoef je geen streefcijfer op te stellen.
Wanneer er één bestuurder en één commissaris zijn, geldt het streefcijfer voor beide organen gezamenlijk. Dat streefcijfer is altijd 50%.

In de rapportage kun je gemakkelijk aangeven voor welke bestuurslagen je wel of geen streefcijfers hebt opgesteld.

Zie verder de tabel op deze pagina.

Goed om te weten: Als er in de rvc en in het bestuur ieder één natuurlijk persoon zetelt, dan geldt de streefcijferregeling voor deze twee mensen gecombineerd.

In geval van een one-tier board (monistisch bestuursmodel) geldt het ingroeiquotum voor alle niet-uitvoerende bestuurders. Ten minste een derde van de niet-uitvoerende bestuurders moet uit vrouwen bestaan en ten minste een derde uit mannen.

In geval van een one-tier board (monistisch bestuursmodel) vraagt de wet om een streefcijfer te formuleren voor de uitvoerende bestuurders én een streefcijfer voor de niet-uitvoerende bestuurders. Beursgenoteerde bedrijven met een one-tier board formuleren uitsluitend een streefcijfer voor uitvoerende bestuurders. Voor niet-uitvoerende bestuurders geldt het ingroeiquotum.

Indien het aantal leden van de rvc of de niet-uitvoerende bestuurders niet door drie deelbaar is, wordt het naastgelegen hogere getal dat wel door drie deelbaar is, genomen voor de vaststelling van één derde. Zo is een rvc van drie personen evenwichtig samengesteld wanneer er ten minste één vrouw en één man zitting hebben. In de tabel zie je met welke samenstelling en rvc of one-tier board ‘evenwichtig’ is.

Aantal commissarissen/niet-uitvoerende bestuurders \\	Uitwerking van een derde ingroeiquotum
1	Niet van toepassing
2-3	Ten minste een vrouw en een man
4-6	Ten minste twee vrouwen en twee mannen
7-9	Ten minste drie vrouwen en drie mannen
10-12	Ten minste vier vrouwen en vier mannen

 

De wet schrijft voor dat grote vennootschappen verplicht zijn te rapporteren aan de SER over hun man-vrouwverhouding, streefcijfers en plannen van aanpak om de streefcijfers te realiseren. De SER heeft hiervoor, samen met bedrijven, het diversiteitsportaal gebouwd om deze rapportage te faciliteren. Om de wettelijke verplichting na te komen, leveren bedrijven hun streefcijfers aan via het SER diversiteitsportaal.

Na afloop van een boekjaar hebben bedrijven 10 maanden de tijd om hun gegevens door te geven aan de SER. Voor vennootschappen met een gebroken boekjaar geldt deze termijn ook. De resultaten van vennootschappen met een gebroken boekjaar worden ook op een later moment gepubliceerd in de dataverkenner.

Let op

Heb je een gebroken boekjaar? Geef dat zo snel mogelijk door aan de SER, dan houdt de SER de rapportage langer voor je open. Je kunt dat doen door(voor 31 oktober) de intake van de rapportage doorlopen op het diversiteitsportaal

In de jaarlijkse rapportage kun je aangeven welk beleid je hebt en welke maatregelen je neemt om d streefcijfers te realiseren. In de rapportage kun je invullen: (1) de maatregelen die je neemt om het streefcijfer voor het bestuur te halen; (2) de maatregelen die je neemt om het streefcijfer voor de rvc te halen; en (3) de maatregelen die je neemt voor de subtop en/of de organisatie als geheel.
Dat betekent dat de de rapportage zo kunt invullen dat deze past bij het plan van aanpak dat het bedrijf beschreven heeft. We vragen niet om (een kopie van) het plan van aanpak.
NB: Aan de rapportage over het plan van aanpak kunnen derden geen rechten ontlenen.

De wet schrijft voor dat bedrijven bij de SER moeten rapporteren over streefcijfers, plannen en het aantal mannen en vrouwen dat aan het eind van het boekjaar deel uitmaakt van het bestuur en de raad van commissarissen. Het Besluit inhoud bestuursverslag bepaalt tevens dat bedrijven deze gegevens ook in hun bestuursverslag moeten opnemen. De rapportage in het portaal en in het bestuursverslag komen overeen.

Grote vennootschappen die onder de wet ‘Ingroeiquotum en streefcijfers’ vallen, rapporteren jaarlijks aan de SER over: 1) de man-vrouwverhouding in de rvc, het bestuur en/of de subtop; 2) de streefcijfers die het bedrijf heeft opgesteld voor het bestuur, de rvc en/of de subtop; 3) het plan van aanpak dat beschrijft hoe men beoogt de streefcijfers te behalen.

Bedrijven rapporteren jaarlijks aan de SER. Na afloop van het boekjaar hebben zij daarvoor 10 maanden de tijd. De wet geldt vanaf 1 januari 2022. De eerste rapportage gaat over het boekjaar dat is begonnen op of na 1 januari 2022 (ook wel boekjaar 2022). Voor bedrijven met een boekjaar dat op 31 december 2022 eindigt, is de rapportagedeadline 31 oktober 2023.

Het Charter van SER Diversiteit in Bedrijf is een goede stap om werk te maken van diversiteit in brede zin. Door te ondertekenen, committeert het bedrijf zich aan het Charter Diversiteit. Met het ingroeiquotum en de streefcijferregeling is wettelijk bepaald dat er transparantie moet komen over de initiatieven die bedrijven nemen om diversiteit te waarborgen in hun organisatie. Dit wordt behaald door de rapportage in het diversiteitsportaal.

De SER heeft het diversiteitsportaal gebouwd met de mogelijkheid om ‘gezamenlijk’ te rapporteren. Dit is het geval als het groepshoofd de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de wet ‘Ingroeiquotum en streefcijfers’ van de grote groepsvennootschappen overneemt. Gezamenlijke rapportage betekent dat voor de hele groep dezelfde streefcijfers voor het bestuur, de rvc en de subtop en hetzelfde plan van aanpak geldt. Vervolgens geeft het groepshoofd jaarlijks per vennootschap door wat de man-vrouwverhouding in elke bestuurslaag is.

De vrijstellingen voor de jaarrekening zijn van toepassing op jaarlijkse verslaglegging in het bestuursverslag. Deze vrijstellingen gelden niet voor de wet Ingroeiquotum en streefcijfers.

De dataverkenner is nog niet beschikbaar, bedrijven hebben tot en met 31 oktober 2023 de tijd om te rapporteren. Na 1 november 2023 worden de rapportages in de dataverkenner gepubliceerd. Bedrijven die onder de wet vallen, krijgen daarvan bericht. Een link naar de dataverkenner wordt in de toekomst op de homepagina van www.diversiteitsportaal.nl geplaatst.

De gegevens die in het SER diversiteitsportaal zijn ingevoerd, worden jaarlijks na 1 november gepubliceerd.

De dataverkenner publiceert de rapportages van bedrijven. Dat houdt in dat de streefcijfers, de man-vrouwverhouding en het plan van aanpak in de dataverkenner komen te staan. Ook worden gemiddelden gepubliceerd voor verschillende sectoren en voor Nederland. Ook wordt de mogelijke toelichting die je bij je streefcijfers en plan van aanpak kunt toevoegen, evenals jouw definitie van de subtop, op de dataverkenner gedeeld.

De wet gaat over een quotum en streefcijfers voor vrouwen en mannen. Deze man-vrouwbenadering is een binaire benadering van geslacht, terwijl een ruimere benadering van gender en genderidentiteiten mogelijk is. In de wet is gekozen voor een binaire benadering omdat dit aansluit bij het probleem dat het kabinet met deze wet wil aanpakken, namelijk de onevenwichtige man-vrouwverhouding in de (sub)top van bedrijven.

Bedrijven die rekening houden met personen die niet binnen de traditionele man-vrouwverhouding vallen, kunnen dit melden in hun rapportage aan de SER. Deze personen kunnen worden meegeteld bij het ondervertegenwoordigde geslacht
Een voorbeeld: Als een bedrijf een commissaris benoemt die zich identificeert als non-binair in een driekoppige rvc, waarin op dat moment al twee mannen zitten, dan draagt de benoeming van deze commissaris bij aan het evenwichtiger maken van de man-vrouwverhouding van de raad. Een beursgenoteerd bedrijf voldoet op dat moment aan het ingroeiquotum.

Let op:

Een werkgever mag niet zomaar de genderidentiteit van kandidaten en werknemers opvragen. Alleen als een kandidaat of werknemer zelf vrijwillig aangeeft wat hun genderidentiteit is, mag hiermee rekening gehouden worden bij aanstellingen, streefcijfers en plannen van aanpak. Bovendien wordt in de rapportage van de SER de genderidentiteit van non-binaire personen niet uitgevraagd en zal dit gegeven niet herleidbaar zijn tot het bedrijf of bestuursniveau.

Voor meer informatie over hoe een evenwichtiger vertegenwoordiging van vrouwen en mannen in de top te behalen, kun je de tools en handreikingen pagina raadplegen of inspiratie opdoen met deze tips. Als je op zoek bent naar vrouwelijke kandidaten voor topfuncties, kun je de database van SER Topvrouwen raadplegen. Voor meer ondersteuning kun je ook bij het Charter Diversiteit terecht. Op de webpagina ‘good practices’ vind je concrete voorbeelden en interviews met bedrijven die goede voorbeelden hebben van de aanpak voor meer diversiteit in de (sub)top.

Het probleem dat het kabinet met deze wet wil aanpakken is de onevenwichtige man-vrouwverhouding in de top en subtop van Nederlandse bedrijven

De activatiecodes worden in de laatste week van januari naar alle bedrijven gestuurd. Als je na een paar weken nog geen activatiecode hebt ontvangen maar wel aan de wet moet voldoen, kun je contact opnemen met onze helpdesk om je aan te melden bij het diversiteitsportaal.

In het bedrijvendashboard van het diversiteitsportaal is een handreiking beschikbaar die je door de vragenlijst begeleidt en achtergrondinformatie geeft. Deze kun je raadplegen voor inhoudelijke vragen en instructie voor het invullen van de rapportage. Kom je er toch niet uit? Dan kun je bij onze helpdesk terecht.

Indien je onverhoopt tegen een technisch probleem aanloopt bij de rapportage in het portaal kun je contact opnemen met de helpdesk.

De activatiecode is eenmalig geldig. Als het invullen van de activatiecode niet werkt en je een foutmelding krijgt, kan het zijn dat het KvK-nummer of activatiecode verkeerd is ingevuld of dat de code vervallen is. Neem in het laatste geval alsjeblieft contact op met de helpdesk.