Voordat je begint met rapporteren in het diversiteitsportaal, is het handig de volgende informatie te verzamelen en op een aantal onderwerpen keuzes te maken..
- Als bedrijven tot een groep behoren, kunnen zij bepalen of de grote vennootschappen binnen de groep zelf rapporteren, of dat het groepshoofd voor hen rapporteert. Groepsmaatschappijen spreken samen af op welke manier aan de rapportageverplichting wordt voldaan.
N.B.: Ontbreekt de brief bij één of meer grote vennootschappen binnen de groep? Meld dit voordat je begint met de rapportage bij de helpdesk van de SER.
- Bedrijven met een gebroken of verlengd boekjaar hebben na afloop van hun boekjaar 10 maanden de tijd om hun rapportage bij de SER in te dienen. Uitstel moet tijdig worden aangevraagd via het diversiteitsportaal. Dat kan eenvoudig door in het portaal, tijdens het doorlopen van de aanmelding en intake, de start- en einddatum van het boekjaar aan te geven.
- Tijdens de aanmelding registreren bedrijven de naam en contactgegevens van twee contactpersonen die de rapportage beheren. Minstens één daarvan is bestuurlijk verantwoordelijk. Wijzigingen of nieuwe contactpersonen? Dit kun je aanpassen bij jouw accountgegevens in het portaal.
Vooraf ingevuld
Wanneer je jouw rapportage over het boekjaar 2023 hebt ingediend, kan de SER bij de rapportage over het volgende boekjaar (2024) al veel vooraf voor je invullen. Je hoeft de vooraf ingevulde informatie dan alleen nog goed te controleren, aan te vullen met de informatie over boekjaar 2024 en te verzenden. De SER weet niet alles over je bedrijf. Je blijft zelf verantwoordelijk voor het juist invullen van je rapportage.
Rapporteren als groep
Het diversiteitsportaal van de SER maakt gezamenlijke rapportage mogelijk. Dat gebeurt wanneer het groepshoofd de wettelijke verplichtingen uit de Wet ingroeiquotum en streefcijfers overneemt van de grote groepsvennootschappen. Bij gezamenlijke rapportage gelden voor de hele groep dezelfde streefcijfers voor bestuur, rvc en subtop én hetzelfde plan van aanpak. Het groepshoofd rapporteert vervolgens jaarlijks per vennootschap de man-vrouwverhouding in alle bestuurslagen.
Om gezamenlijk te rapporteren moeten alle grote vennootschappen binnen een groep aangemeld zijn in het SER Diversiteitsportaal. Alleen het groepshoofd aanmelden is niet voldoende wanneer er grote groepsmaatschappijen zijn. Het is wel mogelijk om gezamenlijk te rapporteren voor de grote entiteiten in een groep.
Als alle groepsmaatschappijen zijn aangemeld, kun je tijdens de 'intake' van het groepshoofd aangeven welke groepsmaatschappijen tot de groep horen. Hier kun je ook aangeven of het groepshoofd de rapportage van hen overneemt. De groepsmaatschappijen krijgen hierover een melding in het portaal die zij moeten goedkeuren. Daarna kan het groepshoofd starten met de gezamenlijke rapportage.
