42. Hoe krijg je inzicht in de risico’s van de inkooppraktijken van jouw bedrijf?
Inkoopbeslissingen van jouw bedrijf hebben invloed op de werkomstandigheden van anderen. Dit geldt voor verschillende inkoopaspecten. Is het redelijk van de producent te eisen dat hij werknemers een leefbaar loon betaalt als jij de inkooprijs steeds wilt verlagen? Kun je van producenten een milieu- of sociale certificering vragen als jouw bedrijf zelf geen langetermijncommitment wil aangaan?
Bovenstaande voorbeelden laten zien dat het belangrijk is de risico’s van de inkooppraktijk in kaart te brengen. Dit kan het best op een gestructureerde manier plaatsvinden bijvoorbeeld door het gebruik van tools of initiatieven die hiervoor speciaal zijn bedoeld. Initiatieven waar kleding en textielbedrijven zich bij kunnen aansluiten zijn ACT of het Better Buying-initiatief. ACT heeft het Purchasing Practices Assessment (voor leveranciers) en Self-Assessment (PPA/PPSA-tool). Ook het systematisch doorlichten van de inkooppraktijk via de brand performance check van de Fair Wear Foundation is een voorbeeld. Dergelijke tools en initiatieven bieden de mogelijkheid de inkooppraktijk op basis van concrete indicatoren of aandachtsgebieden te analyseren. De uitkomsten of risico’s die je op deze manier vaststelt, kunnen in een later stadium worden vertaald naar wijzigingen in de inkooppraktijk die van positieve invloed kunnen zijn op de keten.
Dit kun je doen:
- Zorg dat je inzicht hebt in wat mogelijke risico’s zouden kunnen zijn. Kijk bijvoorbeeld naar het Common Purchasing Practices Framework. Stel jezelf de vraag hoezeer je de vijf principes toepast.,
- Analyseer de mogelijke risico’s verbonden aan de inkooppraktijk van jouw bedrijf op een systematische manier (bijvoorbeeld door middel van gebruik van ACT’s PPA/PPSA-tool, Better Buying of de brand performance check van FWF).
- Bespreek/ evalueer de analyse en vraag feedback aan leveranciers;
- Leg de analyse vast in formats.
Impact van COVID-19 op due diligence
Bedrijven moeten bij het nemen van inkoopbeslissingen zorgvuldig alle mogelijke gevolgen in de toeleveringsketen overwegen. Dit omvat ogenschijnlijk kleine aankoopbeslissingen, die een domino-effect kunnen hebben in de waardeketen. Effectieve communicatie met producenten en intermediairs, evenals met vakbonden en maatschappelijke organisaties, is van cruciaal belang om eventuele negatieve effecten te begrijpen en een dialoog in samenwerkingsverband zal voor wederzijds aanvaardbare oplossingen zorgen.
In deze tijden van crisis, maar ook in de toekomst, zullen bedrijven worden aangesproken op hun inkooppraktijken en zullen ze worden bekritiseerd wanneer ze bijvoorbeeld overmachtclausules in werking stellen om betalingen aan zakenpartners te stoppen. Uiteindelijk zullen niet-verantwoorde bedrijfspraktijken de reputatie van bedrijven schaden, waardoor ze het risico lopen hun ‘sociale licentie om te opereren’ te verliezen.
Overweeg mogelijke gevolgen voor werknemers bij het nemen van inkoopbeslissingen. Dit kan gaan om illegale ontslagen, niet-betaling van lonen of onveilige arbeidsomstandigheden.
Overweeg mogelijke gevolgen voor de logistiek. Bedrijven moeten ook communiceren met hun logistieke partners en hen in staat stellen verantwoorde bedrijfspraktijken toe te passen. Vrachtwagenchauffeurs staan bijvoorbeeld onder druk om goederen af te leveren, maar lopen veel vertraging op aan de grenzen resulterend in het niet-naleven van toepasselijke rusttijden.
Overweeg daarnaast om supply chain partners te steunen die het moeilijk hebben op welke manier dan ook, mogelijk in samenwerking met andere merken/retailers of lokale partners en de lokale overheid en mogelijk in overleg met vakbonden en andere lokale belanghebbenden. Manieren om te overwegen zijn onder meer:
- Merken dienen vroegtijdige betaling te overwegen en betalingen aan leveranciers niet in te houden, aangezien werknemers geld nodig hebben voor medicatie, voedsel of om perioden van isolement te overleven. Merken kunnen ook overwegen om een deel van de bestellingen te betalen die nog niet zijn gesneden en toekomstige bestellingen die worden beïnvloed door volumeveranderingen, vertraagde verzendingstermijnen of in de wacht staan.
- Overweeg het prioriteren van orders op basis van de reële vraag. Accepteer langere doorlooptijden en vertraag/verplaats de verkoopplanning zodat later kan worden geleverd. Onderzoek of het spreiden van orders over een langere periode een optie is. Of dat sommige bestellingen kunnen worden gesplitst of prioriteit kunnen krijgen boven andere.
- Zet het geld apart dat je bedrijf nodig heeft om contractuele verplichtingen te dekken, waaronder de rekeningen te betalen aan leveranciers. Omdat de eigen cashflow van je bedrijf waarschijnlijk ook te lijden heeft, kan je financiële reserves/buffers gebruiken, overheidssteun onderzoeken, activa liquideren, bedrijfsobligaties uitgeven, krediet opnemen en/of leningen veiligstellen om je operationele kosten en crediteuren te dekken.
- Logistieke uitdagingen op het gebied van verzending, vertragingen bij de ontvangst van grondstoffen en andere achterstanden kunnen hebben geleid tot vertragingen bij het verschepen van goederen door fabrieken of bij aankomst in je winkels/distributiecentra. Bestraf leveranciers niet voor vertragingen en accepteer alternatieve verzendmethoden en bijbehorende kosten.
- Je dient nauw samen te werken met leveranciers om de benodigde capaciteit te plannen en veilig te stellen en bijgewerkte prognoses te maken. Bereid je voor op bedrijfsherstel door alle beschikbare voorraad te inventariseren en de benodigde materialen op voorraad te krijgen. Plaats bestellingen vroeg in afwachting dat de wereldwijde supply chains straks mogelijk overbelast raken. Plan grondstoffen vooruit en boek op tijd vervoer.
- Verkrijg het geld dat nodig is om vooraf of bij levering te betalen voor nieuwe bestellingen. Lange betalingstermijnen zijn waarschijnlijk onmogelijk tijdens de herstelfase en mogen geen onderdeel uitmaken van een duurzaam bedrijfsplan. Verwacht vooraf te betalen, te betalen bij aflevering of op basis van Letters of Credit.