Kan contact met stakeholders via e-mail of een vragenlijst ook betekenisvol zijn?

Soms wil je graag in dialoog met een stakeholder maar lukt het niet om dit in de praktijk te brengen. Bijvoorbeeld vanwege taalbarrières, gebrek aan capaciteit of tijd, omdat je je stakeholders op grote schaal wilt bereiken, of vanwege terughoudendheid bij je stakeholder(s). Het kan in zulke gevallen onvermijdelijk – en soms zelfs verstandiger – zijn om contact te onderhouden via e-mail of door informatie op te halen via vragenlijsten.

Uiteraard kunnen andere vormen van stakeholderbetrokkenheid dan dialoog ook betekenisvol zijn, zolang je het contact benadert vanuit dezelfde elementen die voor een betekenisvolle dialoog gelden. Denk daarbij aan transparantie, commitment en inclusie. Houd hierbij altijd de positie van je stakeholder in het achterhoofd: heeft deze voldoende ruimte om input te geven, zelfs als het onderwerp ingewikkeld is of gevoelig ligt? Is de communicatie die je deelt leesbaar en begrijpelijk of werpt de vorm van communiceren onnodige barrières op?

Het is verstandig om te overwegen je digitale contact of teruggestuurde vragenlijst op den duur op te volgen met een (fysieke) dialoog. Dit geeft meer context bij datgene wat je stakeholder met je deelt en biedt ruimte om dieper in te gaan op elkaars belangen, verwachtingen en uitdagingen. Ook draagt het bij aan het opbouwen van een persoonlijke relatie.