Theorie betekenisvolle stakeholderdialoog

De overheid verwacht van bedrijven dat zij de ‘OESO-richtlijnen’ en de ‘Guiding Principles on Business and Human Rights’ (UNGP’s) van de Verenigde Naties gebruiken om internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk te brengen. Om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid, is het voor bedrijven belangrijk om goed te luisteren naar de behoeften van mensen die de gevolgen ondervinden van hun handelen.

Door het voeren van een betekenisvolle stakeholderdialoog krijgen bedrijven beter zicht op benodigde acties om zorg te dragen voor het welzijn van hun stakeholders. De SER ontwikkelde een model voor betekenisvolle stakeholderdialoog na veel gesprekken met bedrijven, vakbonden, ngo’s en andere experts, desk research, een aantal case studies en vier pilots.

Medemenselijk ondernemen

Het voeren van een betekenisvolle dialoog in en rondom de internationale keten past bij bedrijven die de belangen van stakeholders meenemen in de bedrijfsvoering of hier zelfs prioriteit aan geven. Gedachtegoed dat hier goed op aansluit is “medemenselijk ondernemen”. Medemenselijk ondernemen wordt gekarakteriseerd door een commitment aan het welzijn en de bloei van anderen. Bedrijven richten zich hierbij dus niet alleen op het (financieel) belang van de eigen onderneming, maar stellen zichzelf de vraag hoe zij een positieve bijdrage kunnen leveren aan het welzijn van hun stakeholders, zowel dichtbij als ver weg. Het gaat om waarde creëren voor je stakeholders en dit verankeren in je bedrijfsprocessen.

Het voeren van dialoog met deze stakeholders is binnen dit gedachtegoed een cruciaal onderdeel. Door het voeren van een betekenisvolle dialoog krijgen bedrijven beter zicht op de acties die nodig zijn om het welzijn van de stakeholders te garanderen of herstellen. Wanneer je in dialoog gaat, onderzoek je samen een vraag door actief en zorgvuldig naar elkaar te luisteren, ervaringen en behoeften te delen en te reflecteren op inzichten. Je draagt gezamenlijk zorg voor de uitkomsten van de dialoog en blijft met elkaar in contact, waardoor het geen eenmalige, tick-the-box exercitie is.

Model

De SER heeft een model ontwikkeld dat de theoretische basis vormt voor iedere betekenisvolle stakeholderdialoog. Het model bestaat uit negen elementen om rekening mee te houden bij het voorbereiden, uitvoeren en afronden van een dialoog. Deze zijn ondergebracht in de categorieën: criteria, uitvoering en ondersteuning. De tools en kennisproducten op deze website vloeien voort uit deze elementen en bieden handvatten en voorbeelden om betekenisvolle stakeholderdialoog in de praktijk te brengen. Het uitgangspunt is dat bedrijven alle elementen in hun aanpak meenemen. Bedrijven kunnen zelf de afweging maken welke punten meer aandacht verdienen binnen de specifieke dialoog die zij willen starten. Het model moedigt aan tot actie, maar schrijft geen specifieke acties voor.

Motivatie

Motivatie omvat de reden(en) om in dialoog te treden met stakeholders. Het maakt duidelijk wat de aanleiding en drijfveren vanuit het bedrijf zijn om het gesprek aan te gaan.

Je bedrijf kan zeer uiteenlopende redenen hebben om een stakeholderdialoog te voeren. De motivatie is grofweg te verdelen in een dialoog willen voeren (intrinsiek gemotiveerd) of moeten voeren (motivatie die voortkomt uit externe factoren, zoals eisen vanuit wetgeving of het risico op negatieve publiciteit). In beide gevallen ziet het bedrijf de toegevoegde waarde van dialoogvoeren voor zichzelf. Bedrijven die intrinsiek zijn gemotiveerd om een stakeholderdialoog te voeren, zijn meer begaan met de behoeften, zorgen en wensen van hun stakeholders en tonen meer bereidheid deze mee te nemen in de bedrijfsvoering. Naast bedrijven hebben ook stakeholders uiteenlopende motivaties om de dialoog met bedrijven te voeren, zoals het (gedeelde) belang bij de uitkomst van de dialoog, het kunnen opbouwen/versterken van een samenwerkingsrelatie of het kunnen uitoefenen van invloed op het te voeren IMVO-beleid. Het is belangrijk om je bewust te zijn van ieders motivatie, zodat je weet met welke houding en intentie iedereen aan tafel zit.

Wil je werken aan het element motivatie? Raadpleeg deze tools:

Wat levert het mijn bedrijf op?
Met wie ga ik in gesprek? (specifiek stap 6)

Commitment

Commitment betekent dat je bedrijf serieus is over de dialoog met stakeholders en zijn best doet om de resultaten ervan mee te nemen in de bedrijfsvoering.

Commitment voor betekenisvolle dialoog betekent een sterke toewijding vanuit je bedrijf voor het betrekken van stakeholders in je due diligence-proces. Dit commitment is nodig om aan stakeholders te laten zien dat je de dialoog met hen serieus neemt en bereid bent om stappen te zetten naar aanleiding van hun inbreng en inzichten. Zonder commitment heeft de dialoog het risico te vervallen in een tick-the-box activiteit. Commitment kan worden uitgedrukt door betekenisvolle dialoog op te nemen in het IMVO-beleid, door tijd, capaciteit en/of middelen vrij te maken, en door middel van het concrete gedrag van je organisatie. Dat kan bijvoorbeeld door het actief uitdragen van je beleid of door signalen van je stakeholders serieus te nemen. Naast het eigen commitment moet je als bedrijf rekening houden met de mogelijkheden voor dialoog en het commitment van de ander. Zie hiervoor het element ‘Inclusie’.

Wil je werken aan het element commitment? Raadpleeg deze tool:

Voorwaarden om een dialoog te starten

Inclusie

Inclusie betekent dat je met de juiste stakeholders in gesprek gaat. Een dialoog is inclusief als stakeholders op een gepaste en doelmatige manier worden geïdentificeerd en actief worden ondersteund in hun deelname – al dan niet via geloofwaardige vertegenwoordiging.

Met het betrekken van de juiste stakeholders en personen zorg je dat de belangen, behoeften en (ervarings)kennis van (getroffen) stakeholders gehoord en meegenomen worden. Je moet voorkomen dat je bedrijf alleen de stakeholders betrekt die al bekend zijn of waar al bestaande relaties mee zijn. Door direct met (vertegenwoordigers van) stakeholders te praten in plaats van alleen bestaande contacten of experts die op afstand staan van de keten, verkrijgt je bedrijf betrouwbare informatie bij de bron. Vervolgens kunnen bestendige oplossingen of vervolgstappen gevonden worden die draagvlak hebben onder stakeholders. Een inclusief proces zorgt ook voor meer geloofwaardigheid van je bedrijf, omdat hieruit blijkt dat je bedrijf bereid is naar alle - ook kritische - stakeholders te luisteren.

Om een inclusieve dialoog te voeren, moet verkend worden welke mogelijkheden stakeholders hebben tot deelname en hoe eventuele drempels weggenomen kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke negatieve consequenties door deelname, fysieke afstand, voertaal en beschikbare tijd. Daarnaast moet de dialoog aansluiten op de behoeften van je stakeholder. Dialoog is immers een wederkerig proces dat je als bedrijf niet kunt opleggen. Probeer dus de beweegredenen en belangen van je stakeholder te begrijpen en hierin tegemoet te komen. Dit verhoogt het commitment voor de dialoog.

Wil je werken aan het element inclusie? Raadpleeg deze tools:

Met wie ga ik in gesprek?
Bevorderen commitment stakeholders

Transparantie

Transparantie verwijst naar de openheid en duidelijkheid waarmee je bedrijf communiceert met stakeholders over je beslissingen, acties, processen en resultaten tijdens de voorbereiding, uitvoering en opvolging van een dialoog.

Transparante communicatie met stakeholders zorgt ervoor dat zij met de juiste verwachtingen een dialoog aangaan. Zij weten wat er wel en niet bereikt kan worden en of hun belangen voldoende worden erkend en meegewogen in het proces. Dit wekt vertrouwen en wederzijds begrip, mits je rekening houdt met vertrouwelijkheid en gevoeligheid in de besproken thematiek. Duidelijkheid, tijdigheid, relevantie en volledigheid zijn belangrijk bij het transparant communiceren van informatie. Daarnaast is het zaak toegankelijk te communiceren via een communicatiemiddel dat aansluit bij de belevingswereld van de stakeholders.

Wil je werken aan het element transparantie? Raadpleeg deze tools:

Wanneer en hoe deel ik informatie?
Bouwen aan vertrouwen

Persoonlijk contact

Persoonlijk contact betreft de (fysieke) interactie met je stakeholders voor, tijdens of na een dialoog en de manier waarop je aan de onderlinge relatie bouwt.

Persoonlijk contact tussen je bedrijf en de stakeholders ligt aan de basis van een dialoog. Het draagt bij aan het opbouwen van wederzijds vertrouwen, openheid tijdens de dialoog en een veilige en gelijkwaardige sfeer. Persoonlijk contact speelt een rol voor, tijdens en na de dialoog. Tijdens de dialoog kun je contact betekenisvol vormgeven door een open, geïnteresseerde en oprechte houding richting je stakeholders. Actief luisteren speelt hierin een belangrijke rol, alsmede je bewustzijn over verschillen in machtspositie, culturele achtergrond, ervaring met dialoog en kennis van een onderwerp. Een externe facilitator kan je hier ook bij helpen indien je zelf de juiste vaardigheden (nog) niet hebt. Voor en na de dialoog is het onderhouden van persoonlijk contact met je stakeholders van groot belang om de relatie te versterken en het opgebouwde vertrouwen te behouden. Het doel is om langetermijnrelaties op te bouwen, waarbij zowel je bedrijf als je stakeholders gemakkelijk contact met elkaar kunnen opnemen. Door continu betrokken te blijven bij je stakeholders, verlaag je de drempel om ook complexe of gevoelige thema's te bespreken, waardoor een vruchtbare dialoog mogelijk blijft en de relatie verdiept wordt.

Wil je werken aan het element persoonlijk contact? Raadpleeg deze tools en kennisdocumenten:

Hoe stel ik de juiste vragen?
Hoe voer ik het gesprek?
Bouwen aan vertrouwen
Kenmerken goede facilitator

Organiseren gesprek

Het organiseren van het gesprek omvat de benodigde inhoudelijke en praktische voorbereiding om te zorgen dat het doel van de dialoog wordt bereikt en stakeholders betekenisvol worden betrokken. Dit kan uiteenlopen van een één-op-één gesprek tot een multi-stakeholder dialoogbijeenkomst.

Zowel voorafgaand als tijdens het gesprek, is het van belang de stakeholders betekenisvol te betrekken. Voorafgaand stem je in gezamenlijkheid af welke onderwerpen centraal staan tijdens de dialoog, wat de vraag is die je onderzoekt, wanneer de dialoog betekenisvol is en hoe je daarvoor kan zorgen. Tijdens de dialoog is het vooral van belang dat stakeholders gelijkwaardig kunnen bijdragen. Zaken die je daarvoor zorgvuldig moet overwegen, zijn de timing van het gesprek (datum/tijdstip en in relatie tot andere interacties), waar en de manier waarop de dialoog plaatsvindt (online/fysiek/hybride, plenair/in groepjes/bilateraal), de voertaal van het gesprek, de manier van verslaglegging en terugkoppeling en in hoeverre je zelf in staat bent het gesprek te leiden of hiervoor een externe facilitator nodig hebt.

Wil je werken aan het element organiseren gesprek? Raadpleeg deze tools en kennisdocumenten:

Checklist bijeenkomst Nederland
Checklist bijeenkomt productieland
Kenmerken goede facilitator

Interne processen

Interne processen zijn al je besturende, operationele en ondersteunende activiteiten die samen de bedrijfsvoering bepalen en ook voor de stakeholderdialoog relevant zijn. Dit omvat zaken als het personeelsbeleid, werkafspraken, ICT-systemen en budgettering.

Je aanpak rond stakeholderdialoog heeft meer kans van slagen als deze is ingebed in bestaande interne processen met de steun van het topmanagement. Effectieve interne processen komen voort uit de uitgesproken steun van het topmanagement van je bedrijf voor betekenisvolle stakeholderdialoog. Als het topmanagement commitment toont door stakeholderdialoog expliciet in het IMVO-beleid op te nemen, is het aansprakelijk op het mogelijk maken van de uitvoering van dat beleid. Je interne bedrijfsprocessen moeten toereikend zijn om dit beleid vervolgens uit te kunnen voeren. De volgende processen zijn van belang voor betekenisvolle dialoog:

Coördinatie: wie is er binnen je bedrijf verantwoordelijk voor stakeholderdialoog en hoeveel capaciteit moet hiervoor vrijgemaakt of aangetrokken worden? Is er aanvullende training nodig? Bij wie ligt het mandaat om besluiten te nemen over onderwerpen die worden besproken tijdens een dialoog?
Afstemming: hoe verloopt de interne afstemming over stakeholderdialoog? Wanneer, hoe, wat en met wie wordt er binnen je bedrijf gecommuniceerd om uitkomsten en ontwikkelingen te delen en om te garanderen dat de boodschap naar externe stakeholders eenduidig is?
Budget: hoeveel (financiële) middelen worden er vrijgemaakt voor stakeholderdialoog en waar worden deze middelen wel of niet aan besteed?

Wil je werken aan het element interne processen? Raadpleeg deze tools:

Voorwaarden om een dialoog te starten
Checklist bijeenkomst Nederland
Checklist bijeenkomt productieland

Samenwerking

Samenwerking refereert aan het met andere partijen voorbereiden, uitvoeren en/of opvolgen van een dialoog, zoals met bedrijven(netwerken), vakbonden, ngo's, kennisnetwerken en overheden.

Aangezien de meeste bedrijven niet gespecialiseerd zijn in dialoogvoeren met stakeholders, is het nuttig om de samenwerking op te zoeken. Samenwerking is waardevol om tal van redenen: het verzamelen van kennis, het verifiëren van informatie, het verkrijgen van toegang tot relevante netwerken, het ontvangen van waardevol advies over de aanpak en opvolging van dialogen, het vergroten van invloed, het verkrijgen van maatschappelijke acceptatie, het bevorderen van efficiëntie en het ondersteunen van logistieke organisatie en coördinatie.

Als jouw bedrijf een samenwerking aangaat, is het belangrijk te streven naar langetermijnrelaties en met aandacht voor de capaciteit en belangen van de stakeholder met wie je samenwerkt. In het kader van betekenisvolle stakeholderdialoog is het zinvol om samen te werken met experts en organisaties in productielanden. Zij hebben immers diepgaande kennis van de lokale omstandigheden, culturele nuances en specifieke uitdagingen. Het maatschappelijk middenveld staat in veel landen echter onder druk, waardoor de ruimte afneemt om mensenrechten te verdedigen. Deze tendens kan samenwerking belemmeren, omdat maatschappelijke organisaties vanwege veiligheidsredenen terughoudend zijn in informatie-uitwisseling of niet voldoende capaciteit of mogelijkheden hebben om actie te ondernemen.

Wil je werken aan het element samenwerking? Raadpleeg deze tools en kennisdocumenten:

Met wie werk ik samen?
Bouwen aan vertrouwen
Luisteren naar werkenden in de keten
Bevorderen commitment stakeholders

Kennis

Kennis refereert aan de informatie over de juridische, politieke, economische, culturele en sociale context die nodig is om een stakeholderdialoog te kunnen voeren.

Het streven is om op basis van feiten en gemeenschappelijk begrip van de waarheid een betekenisvolle dialoog aan te gaan. Kennis draagt hieraan bij en is in een dialoog om meerdere redenen van belang. Ten eerste stelt kennis deelnemers in staat om diepgaande gesprekken te voeren over ingewikkelde onderwerpen. Gesprekken bereiken een hoger niveau als deelnemers weten waar ze het over hebben. Ten tweede vergroot het de geloofwaardigheid en het onderlinge vertrouwen als alle deelnemers in de dialoog goed geïnformeerd zijn over een onderwerp. Hoewel kennis belangrijk is, moet er naast feitelijke kennis ruimte zijn voor emotie en verschillen van perspectief. Aandacht voor en luisteren naar emoties en perspectieven voorkomt dat partijen verzand raken in discussies over vermeende feitelijkheden, die niet de kern van een probleem vormen.

Wil je werken aan het element kennis? Raadpleeg deze tools:

Waar vind ik kennis over land en cultuur?
Met wie ga ik in gesprek?

Plan van aanpak

Het plan van aanpak omvat het (doorlopende) proces van voorbereiding, uitvoering, afronding en opvolging van de dialoog, met daarin de stappen en afwegingen die gemaakt moeten worden om tot een betekenisvolle stakeholderdialoog te komen. Een heldere aanpak zorgt voor duidelijkheid, continuïteit en voorspelbaarheid bij stakeholders. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en voorkomt onenigheid over het proces of teleurstellingen achteraf.

De omvang van je plan van aanpak hangt af van de hoeveelheid betrokken stakeholders, de complexiteit van het onderwerp en of de dialoog meer formeel of informeel van aard is. In je plan van aanpak houd je rekening met alle elementen van betekenisvolle dialoog.

Wil je werken aan het element plan van aanpak? Raadpleeg het stappenplan:

In 9 stappen naar een betekenisvolle dialoog

Pilots

De SER voerde vier pilots uit met bedrijven uit diverse sectoren en hun stakeholders. De resultaten droegen bij aan de tools, kennisdocumenten en trainingen die bedrijven helpen in het voorbereiden en uitvoeren van een betekenisvolle dialoog met hun stakeholders.

Gesprekken binnen multi-stakeholderinitiatief

In deze pilot werken twee Nederlandse bedrijven samen met (lokale) ngo’s en hun leveranciers aan het opstarten en implementeren van een trainingsprogramma op fabrieksniveau. Binnen de pilot wordt met name het onboardingsproces van de leveranciers, inclusief de introductiegesprekken tussen merken, ngo’s en leveranciers, nader onderzocht. Hoe ga je als bedrijf op een betekenisvolle manier het gesprek aan met je leverancier over de noodzaak van een trainingsprogramma en hoe ga je als bedrijf om met eventuele terughoudendheid van een leverancier?

Rondetafelgesprek in Nederland

In deze pilot voert een bedrijf zijn dubbele materialiteitsanalyse uit in het kader van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD): de EU-duurzaamheidsrapportage. Door in gesprek te gaan met een reeks aan stakeholders wil het bedrijf perspectieven ophalen over de impact, risico’s en kansen van het bedrijf op de samenleving en andersom. Deze gesprekken vinden zowel een-op-een plaats als collectief tijdens een dialoogbijeenkomst.

Rondetafelgesprek in productieland

In deze pilot bezoeken vijf natuursteenbedrijven hun leveranciers in een productieland en nemen gezamenlijk deel aan een fysieke multi-stakeholderdialoog over de belangrijkste risico's in hun toeleveringsketen. Aan deze dialoog nemen ook ngo’s deel. De bedrijven bezoeken ook verschillende productielocaties en gaan in gesprek met werknemers over arbeidsrisico’s en arbeidsomstandigheden.

Digitale werknemersenquête

In deze pilot (verschijnt maart 2024) werkt een bedrijf samen met een externe serviceprovider om bij vijf leveranciers anonieme werknemersenquêtes af te nemen over arbeidsomstandigheden. Een digitale enquête is een kans voor bedrijven om de stem van werknemers in hun internationale toeleveringsketen te betrekken bij hun besluitvorming. De resultaten van de enquêtes worden gebruikt om de dialoog aan te gaan met de betreffende leveranciers en samen na te denken hoe de arbeidsomstandigheden voor de werknemers te verbeteren.

Casestudies

In onderstaande case studies staan praktijkvoorbeelden hoe bedrijven uit diverse sectoren in gesprek zijn gegaan met hun stakeholders.

Kleding- en textielsector

Natuursteensector

Multi-stakeholderdialoog in een productieland over IMVO-risico’s

Financiële sector

Voedingsmiddelensector

Multi-stakeholderaanpak in Nederland over de opzet van een dialoog

Verder lezen

Meer lezen over betekenisvolle stakeholderdialoog in internationale ketens? Raadpleeg onderstaande bronnen.

Bronnen volgen later!

Meer informatie

Heb je een vraag of suggestie? Neem dan contact op via secretariaatimvo@ser.nl.