Theorie betekenisvolle stakeholderdialoog

• Stakeholders zijn bijvoorbeeld werknemers (ook in de keten), omwonenden, leveranciers, vakbonden, maatschappelijke organisaties of gemeenschappen in productielanden.
• Betekenisvol betekent dat de dialoog meer is dan informeren of raadplegen: stakeholders kunnen veilig en op het juiste moment hun perspectief delen, er is duidelijkheid over wat met hun inbreng gebeurt en het gesprek leidt tot concrete acties of vervolgstappen. Het gaat dus niet om een eenmalig gesprek, maar om een doorlopend proces van luisteren, leren en verbeteren.
• Het doel is om ervaringen, zorgen en behoeften van stakeholders beter te begrijpen en mee te nemen in je besluitvorming en bedrijfsvoering. Zo krijg je beter zicht op risico’s en kansen, kun je negatieve effecten voorkomen of aanpakken en werk je aan vertrouwen met de mensen die door je activiteiten worden geraakt. Deze manier van werken sluit aan bij internationale richtlijnen zoals de OESO-richtlijnen en de UNGP’s, en helpt bedrijven invulling te geven aan IMVO-wetgeving en due diligence-verplichtingen.
• Kernwoorden zijn vertrouwen, transparantie, tweerichtingsverkeer en continuïteit.

Bedrijven creëren waarde voor zowel zichzelf als voor de stakeholders door dialoog te verankeren in de bedrijfsprocessen. De dialoog met stakeholders is cruciaal om beter zicht te krijgen op de risico’s en daarmee de acties die nodig zijn om het welzijn van de stakeholders te garanderen of herstellen. In een goede dialoog luister je actief en zorgvuldig naar elkaar, deel je ervaringen en behoeften en reflecteer je op inzichten. Je draagt gezamenlijk zorg voor de uitkomsten van de dialoog en blijft met elkaar in contact, waardoor het geen eenmalige, tick-the-box exercitie is.

Een bedrijf kan verschillende drijfveren hebben om een stakeholderdialoog te voeren. De motivatie is grofweg te verdelen in:

• Intrinsieke motivatie: het willen voeren van dialoog, of
• Extern gemotiveerd: het moeten voeren (motivatie die voortkomt uit externe factoren, zoals eisen vanuit wetgeving of het risico op negatieve publiciteit)

Intrinsieke motivatie helpt om open te staan voor de behoeften, zorgen en wensen van stakeholders en deze mee te nemen in de bedrijfsvoering en besluitvorming. Als de motivatie puur extern gedreven is, loop je het risico dat de dialoog een afvinklijstje wordt en ophoudt wanneer de externe druk wegvalt, wat zelden tot betekenisvolle resultaten leidt. Door de voordelen van stakeholderdialoog te ervaren, groeit de intrinsieke motivatie.

	Stap 1: Bepaal je motivatie
	Wat levert dialoog mijn bedrijf op?

Meer handige tools

Een heldere aanpak zorgt voor duidelijkheid, continuïteit en voorspelbaarheid bij stakeholders, en voor de medewerkers betrokken bij de dialoog. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en voorkomt onenigheid over het proces of teleurstellingen achteraf. De omvang van het plan van aanpak hangt af van de hoeveelheid betrokken stakeholders, de complexiteit van het onderwerp en of de dialoog meer formeel of informeel van aard is. In het plan van aanpak houd je rekening met alle elementen van betekenisvolle dialoog. Dit hoeft niet meteen volledig en perfect, stakeholderdialoog is een proces waarin je continu kunt leren en verbeteren.

Kompas voor Betekenisvolle Stakeholderdialoog

Het is belangrijk dat bedrijven open zijn over hun commitment. Het kan worden uitgedrukt door betekenisvolle dialoog op te nemen in het beleid, tijd, capaciteit en middelen vrij te maken, en door het concrete gedrag van het bedrijf. Dat kan bijvoorbeeld door het actief uitdragen van het stakeholderbeleid of door signalen van stakeholders serieus te nemen.

Naast het eigen commitment moeten bedrijven rekening houden met de mogelijkheden voor dialoog en het commitment van de ander. Zie hiervoor het element Inclusie’.

	Stap 2: Stem intern af
	Interne afstemming voor succesvolle dialoog

Meer handige tools

Met het betrekken van de juiste stakeholders en personen zorg je dat de belangen, behoeften en kennis van (getroffen) stakeholders gehoord en meegenomen worden. Zo wordt voorkomen alleen stakeholders te betrekken die al bekend zijn of waar al bestaande relaties mee zijn.

Door direct met stakeholders – of hun legitieme vertegenwoordigers – te praten in plaats van alleen bestaande contacten of experts die op afstand staan, krijgen bedrijven betrouwbare informatie van de bron. Dit kan ervoor zorgen dat voor jou onbekende perspectieven en risico’s in beeld komen. Vervolgens kunnen bestendige oplossingen of vervolgstappen gevonden worden die draagvlak hebben onder stakeholders. Een inclusief proces zorgt ook voor meer geloofwaardigheid, omdat hieruit blijkt dat het bedrijf bereid is naar alle - ook kritische - stakeholders te luisteren.

Om een inclusieve dialoog te voeren, moeten stakeholders kunnen deelnemen. Eventuele drempels moeten worden weggenomen. Denk bijvoorbeeld aan de veiligheid en mogelijke negatieve gevolgen door deelname, machtsverhoudingen, fysieke afstand, voertaal en beschikbare tijd. Daarnaast moet de dialoog aansluiten op de behoeften van stakeholders. Dialoog is immers een wederkerig proces dat bedrijven niet eenzijdig kunnen opleggen. Probeer dus de beweegredenen en belangen van stakeholders te begrijpen en hierin tegemoet te komen. Dit verhoogt hun commitment voor de dialoog.

	Stap 3: Breng je stakeholders in kaart Stap 5: Selecteer en betrek stakeholders  Stap 7: Regel de praktische voorbereidingen
	Met wie ga ik in gesprek? Vergroten commitment stakeholders  Luisteren naar werkenden in de keten

Meer handige tools

Transparante communicatie met stakeholders zorgt ervoor dat zij met de juiste verwachtingen een dialoog aangaan. Zij weten wat er wel en niet bereikt kan worden en of hun belangen voldoende worden erkend en meegewogen in het proces. Dit wekt vertrouwen en wederzijds begrip, mits je rekening houdt met vertrouwelijkheid en gevoeligheid in de besproken thematiek.

Duidelijkheid, tijdigheid, relevantie en volledigheid zijn belangrijk bij het transparant communiceren van informatie. Daarnaast is het zaak toegankelijk te communiceren via een communicatiemiddel dat werkbaar is voor de stakeholders. Zo begrijpen zij goed waarom een bedrijf wel, of misschien ook niet een bepaalde keuze maakt of actie onderneemt.

	Stap 5: Selecteer en betrek stakeholders Stap 8: Voer het open gesprek  Stap 9: Volg op en evalueer
	Wanneer en hoe deel ik informatie? Bouwen aan vertrouwen

Meer handige tools

Het persoonlijke contact tussen bedrijf en stakeholders ligt aan de basis van een dialoog. Het draagt bij aan het opbouwen van wederzijds vertrouwen, openheid tijdens de dialoog en een veilige en gelijkwaardige sfeer. Persoonlijk contact speelt een rol voor, tijdens en na de dialoog:

• Voor en na de dialoog is belangrijk persoonlijk contact te onderhouden met stakeholders, om de relatie te versterken en het opgebouwde vertrouwen te behouden. Het doel is om langetermijnrelaties op te bouwen, waarbij zowel het bedrijf als de stakeholders gemakkelijk contact met elkaar kunnen opnemen. Door continu betrokken te blijven bij stakeholders, wordt de drempel verlaagd om ook complexe of gevoelige thema's te bespreken. Hierdoor blijft een vruchtbare dialoog mogelijk en wordt de relatie verdiept.
• Tijdens de dialoog is een open, geïnteresseerde en oprechte houding richting stakeholders van belang. Actief luisteren speelt hierin een belangrijke rol, en ook het bewustzijn over verschillen in machtspositie, culturele achtergrond, ervaring met dialoog en kennis van een onderwerp. Een externe facilitator kan ondersteunen om de dialoog betekenisvol te laten verlopen.

	Stap 5: Selecteer en betrek stakeholders Stap 8: Voer het open gesprek  Stap 9: Volg op en evalueer
	Hoe voer ik het gesprek? Hoe stel ik de juiste vragen?  Kennis over land en cultuur

Meer handige tools

Een goed voorbereid gesprek geeft vertrouwen bij stakeholders. Zowel voorafgaand, tijdens als na het gesprek, is het van belang de stakeholders betekenisvol te betrekken. Voorafgaand stem je in gezamenlijkheid af welke onderwerpen centraal staan tijdens de dialoog, wat de vraag is die je onderzoekt, wanneer de dialoog betekenisvol is en hoe je daarvoor kan zorgen. Tijdens de dialoog is het vooral van belang dat stakeholders gelijkwaardig kunnen bijdragen. Zaken die je daarvoor zorgvuldig moet overwegen, zijn de timing van het gesprek, waar en de manier waarop de dialoog plaatsvindt, de voertaal van het gesprek, de manier van verslaglegging en terugkoppeling en in hoeverre je zelf in staat bent het gesprek te leiden of hiervoor een externe facilitator nodig hebt.

	Stap 4: Bepaal aanleiding en onderwerp Stap 5: Selecteer en betrek stakeholders  Stap 7: Regel de praktische voorbereiding
	Checklist dialoogbijeenkomst in Nederland Checklist dialoogbijeenkomst in de keten  Kenmerken goede facilitator

Meer handige tools

De aanpak rond stakeholderdialoog heeft meer kans van slagen als deze is ingebed in bestaande interne processen met de uitgesproken steun van het topmanagement. Als het topmanagement commitment toont door stakeholderdialoog expliciet in het beleid op te nemen, is het aansprakelijk op het mogelijk maken van de uitvoering van dat beleid. De interne bedrijfsprocessen moeten toereikend zijn om dit beleid vervolgens uit te kunnen voeren. Van belang zijn:

• Coördinatie: wie zijn er binnen het bedrijf verantwoordelijk voor stakeholderdialoog en hoeveel capaciteit moet hiervoor vrijgemaakt of aangetrokken worden? Is er aanvullende training nodig? Bij wie ligt het mandaat om besluiten te nemen over onderwerpen die worden besproken tijdens een dialoog?
• Afstemming: hoe verloopt de interne afstemming over stakeholderdialoog? Wanneer, hoe, wat en met wie wordt er binnen het bedrijf gecommuniceerd om uitkomsten en ontwikkelingen te delen en te garanderen dat de boodschap naar externe stakeholders eenduidig is?
• Budget: hoeveel (financiële) middelen worden er vrijgemaakt voor stakeholderdialoog en waar worden deze middelen wel of niet aan besteed?

	Stap 2: Stem intern af Stap 7: Regel de praktische voorbereiding
	Interne afstemming voor succesvolle dialoog Checklist dialoogbijeenkomst in Nederland  Checklist dialoogbijeenkomst in de keten

Meer handige tools

Aangezien de meeste bedrijven niet gespecialiseerd zijn in dialoogvoeren met stakeholders, is het nuttig om de samenwerking op te zoeken. Samenwerking is waardevol om tal van redenen: het verzamelen van kennis, het verifiëren van informatie, het verkrijgen van toegang tot relevante netwerken, het ontvangen van waardevol advies over de aanpak en opvolging van dialogen, het vergroten van invloed, het verkrijgen van maatschappelijke acceptatie, het bevorderen van efficiëntie en het ondersteunen van de logistieke organisatie en coördinatie.

In samenwerkingen is het belangrijk te streven naar langetermijnrelaties en aandacht te hebben voor de capaciteit en belangen van de partij met wie wordt samengewerkt. Vaak is het zinvol om samen te werken met experts en organisaties in productielanden. Zij hebben immers diepgaande kennis van de lokale omstandigheden, culturele nuances en specifieke uitdagingen. Het maatschappelijk middenveld staat in veel landen echter onder druk, waardoor de ruimte afneemt om mensenrechten te verdedigen. Deze tendens kan samenwerking belemmeren, omdat maatschappelijke organisaties vanwege veiligheidsredenen terughoudend zijn in informatie-uitwisseling of niet voldoende mogelijkheden hebben om actie te ondernemen.

	Stap 6: Werk samen met partners
	Met wie werk ik samen?

Meer handige tools

Kennis draagt bij aan betekenisvolle dialoog, omdat het deelnemers in staat stelt om diepgaande gesprekken te voeren over ingewikkelde onderwerpen. Gesprekken bereiken een hoger niveau als deelnemers weten waar ze het over hebben. Daarnaast vergroot kennis de geloofwaardigheid en het onderlinge vertrouwen als alle deelnemers in de dialoog goed geïnformeerd zijn over een onderwerp.

Hoewel kennis belangrijk is, moet er naast feitelijke kennis ruimte zijn voor emotie en verschillen van perspectief. Aandacht voor en luisteren naar emoties en perspectieven voorkomt dat partijen verzand raken in discussies over vermeende feitelijkheden, die niet de kern van het onderwerp vormen.

	Stap 4: Bepaal aanleiding en onderwerp
	Wanneer en hoe deel ik informatie?

Meer handige tools