Diversiteit meten: hoe doe je dat zonder privacyregels te overtreden?

Tijdens een sessie die we hierover organiseerden, namen Aakriti Bhatia en Paul van der Gun (beiden Legal Counsel bij ICTRecht) de deelnemers mee langs de juridische (on)mogelijkheden en een concreet stappenplan. Voor wie er niet bij was, hebben we de belangrijkste inzichten op een rij gezet. 

Een kijkje in de keuken bij ROC Midden Nederland 

De bijeenkomst vond plaats bij ROC Midden Nederland, dat de deelnemers welkom heette en vertelde hoe de organisatie werkt aan diversiteit en inclusie. Niet door inclusie alleen vanuit beleid aan te jagen, maar juist door medewerkers actief te betrekken. Zo begonnen ze met het formuleren van een gezamenlijke missie rondom diversiteit en inclusie en bouwden ze een ambassadeursnetwerk op. Vanuit alle collega's denken ambassadeurs mee, volgen zij trainingen en brengen zij hun kennis vervolgens weer over aan collega's. 

Daarnaast zet ROC Midden Nederland in op zichtbaarheid én het meten van de impact. Zo doet de school inmiddels voor het derde jaar mee aan de Utrecht Pride met een eigen boot, werkt zij samen met Stichting Wij School (die scholen ondersteunt bij sociale veiligheid, burgerschap en klassenontwikkeling) en organiseert zij verschillende activiteiten met studenten. Ook monitoren ze regelmatig hoe medewerkers de organisatie ervaren, onder meer met een nulmeting, pulsemetingen en het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Tijdens de bijeenkomst trad ROC Midden Nederland officieel toe tot het netwerk van Utrecht Divers & Inclusief. 

Juridische (on)mogelijkheden: wat zegt de AVG? 

De AVG draait om één basisidee: je mag niet zomaar gegevens over mensen verzamelen of gebruiken. Je hebt daar altijd een door de wet erkende reden voor nodig: de grondslag. Is er geen grondslag, dan is het vragen niet toegestaan. 

Persoonsgegevens gaan over alle informatie die je tot een persoon kunt herleiden. Denk aan een naam, een adres of een geboortedatum. Maar let op: ook een combinatie van losse, op zichzelf onschuldige gegevens kan iemand herkenbaar maken. Weet je iemands leeftijd, afdeling en functie, dan kan iemand al beredeneren wie wat heeft gezegd. En zodra een gegeven uniek is voor één iemand, telt het als persoonsgegeven. Tip: werk met leeftijdsgroep in plaats van geboortejaar, dan is het minder herleidbaar. 

De wet maakt onderscheid tussen twee soorten: 

• Gewone persoonsgegevens zoals naam, leeftijd of adres. Die mag je gebruiken, zolang je maar een geldige reden (grondslag) hebt.  
• Bijzondere persoonsgegevens: extra gevoelige informatie, zoals afkomst, geloof, gezondheid of seksuele gerichtheid. Deze mag je in principe niet gebruiken, tenzij er een uitzondering geldt. 

Die tweede categorie is vaak nodig voor diversiteitsonderzoek. Wees daar dus extra zorgvuldig mee. 

Welke grondslag heb je nodig? 

Je kunt een grondslag zien als je wettelijke toegangsbewijs om gegevens te mogen gebruiken. De wet kent er zes, maar voor een DEI-onderzoek zijn er vooral twee belangrijk: 

• Toestemming: de medewerker zegt zelf "ja, dit mag". Voorwaarde is wel dat die keuze écht vrij is. En ook dat vraag zorg en voorzichtigheid, want voelt iemand zich op het werk wel vrij om nee te zeggen tegen de werkgever? Of toch een beetje verplicht? Daarom is toestemming op de werkvloer lastiger dan het lijkt. 
• Gerechtvaardigd belang: je hebt als organisatie een goede reden die zwaarder weegt dan de privacy van de medewerker. Dat moet je dan wel zorgvuldig afwegen en opschrijven: is het echt nodig, en kan het niet met minder gegevens? Tip: op hun webpagina Grondslagen AVG uitgelegd legt de Autoriteit Persoonsgegevens dit duidelijk uit.  

Voor de gevoelige (bijzondere) gegevens is er maar één bruikbare uitzondering: uitdrukkelijke toestemming. De medewerker moet daar dus heel bewust ja op zeggen en die toestemming moet vastgelegd zijn. Goede documentatie is misschien wel het belangrijkste onderdeel van de hele AVG. 

Anoniem of niet? 

Hier maken veel organisaties een denkfout. Er is een verschil tussen zeggen "dit is anoniem" en "wij kunnen als organisatie niet zien wie het invult". Echte anonimiteit vereist een strakke aanpak. In de praktijk is data vaak niet écht anoniem, maar gepseudonimiseerd: de namen zijn weg, maar met de juiste sleutel zou je nog kunnen achterhalen wie wie is. 

Het goede nieuws: zet je een onderzoek volledig anoniem uit, dan verwerk je geen persoonsgegevens. En dan heb je ook helemaal geen grondslag nodig. 

Welke vragen kun je beter wél en niet stellen? 

Een goede vraag meet gedrag of gevoel. Een minder goede vraag vraagt naar iemands identiteit, terwijl dat eigenlijk niet nodig is. Let ook op dat je de vraag begrijpelijk formuleert, want niet iedereen heeft dezelfde taalvaardigheid. 

Wel doen: 

• "Heb je het gevoel dat iedereen in het team dezelfde doorgroeimogelijkheden krijgt?” 
• "Heb je het afgelopen jaar gezien of gehoord dat iemand gediscrimineerd, buitengesloten of gepest werd?" 
  
  

Tip: bekijk ook de antwoorden op veelgestelde vragen over meten en monitoren van SER Diversiteit in Bedrijf. 

Liever niet: 

• "Vul leeftijd, afdeling en migratieachtergrond in zodat wij patronen kunnen herkennen" want die combinatie maakt mensen herkenbaar. 
• "Heb je een beperking of langdurige aandoening?" want dit zijn gevoelige gegevens, en je vraagt ernaar zonder duidelijke noodzaak. 

Praktische tips uit de praktijk 

• Je kunt niemand dwingen. Een persoonlijke uitnodiging helpt enorm. Een mooie truc: vul de monitor samen in tijdens de laatste 15 minuten van een teamoverleg. Als alle leidinggevenden daar ter plekke de tijd voor geven, dan vervalt het excuus "ik had geen tijd". 
• Vraag niets wat je al weet. De gender van medewerkers staat al in je systeem dus vraag er dan niet opnieuw naar. Minder vragen is bijna altijd beter. 
• Zoek de balans in hoe lang de vragenlijst is, want bij teveel vragen haken mensen af.  

Inzicht in wat wel en niet werkt  

Meer weten over meten en monitoren? Of direct aan de slag met een stappenplan? Met al je vragen over het meten van diversiteit en inclusie kun je terecht bij de helpdesk van Utrecht Divers & Inclusief. Neem gerust contact op, we helpen je graag verder.