Welke mogelijkheden zijn er volgens de AVG?

Cijfers over de samenstelling van het personeelsbestand mag je altijd meten en monitoren, want daarvan kan je aantonen dat je een gerechtvaardigd belang hebt om de gegevens te vragen en verwerken (namelijk het meten en monitoren van je D&I-beleid). Zorg ervoor dat je de gegevens alleen voor dat doel gebruikt.

De AVG en het meten en monitoren van je D&I-beleid

De AVG maakt onderscheid tussen: 

• Reguliere persoonsgegevens, bijvoorbeeld geslacht, leeftijd en nationaliteit.
• Bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld etniciteit, gezondheid en seksuele gerichtheid. Deze persoonsgegevens zijn extra beschermd door de AVG.

Het uitvragen en verwerken van bijzondere persoonsgegevens is volgens de AVG toegestaan als je kunt aantonen dat er sprake is van:

• Een gerechtvaardigd belang – namelijk het meten en monitoren van de personeelssamenstelling en de werksfeer. Zo mogen gegevens over de leeftijd en het geslacht van medewerkers gebruikt worden om ontwikkelkansen in kaart te brengen. 
• Uitdrukkelijke en vrijwillige toestemming van je medewerkers. Daarbij moet je aantonen dat ze bij het geven hiervan volledig geïnformeerd zijn over wat je met de gegevens gaat doen. Sommige organisaties - zoals bijvoorbeeld Eurofiber Nederland - zetten een vrijwillige D&I-enquête en pulse surveys uit. Dit zijn korte, regelmatige medewerkerspeilingen die snel inzicht geven in hoe collega's zich voelen en wat er leeft in de organisatie.

In de handreiking Meten is weten: Het meten en monitoren van diversiteit en inclusie staan o.a. tips voor AVG-conform registreren.

Etnisch-culturele achtergrond, arbeidsvermogen en seksuele oriëntatie

Bijzondere persoonsgegevens zoals etnisch-culturele achtergrond, gezondheid (van belang vanwege het arbeidsvermogen van medewerkers) en seksuele oriëntatie krijgen binnen de AVG extra bescherming. De wetgever staat de verwerking van deze gegevens toe onder de voorwaarde dat een werknemer uitdrukkelijke toestemming verleent. Om bijvoorbeeld een beeld te kunnen krijgen van deze diversiteitskenmerken, kan een werkgever vrijwillige zelfregistratie hanteren. 

Wil je meer weten over vrijwillige zelfregistratie en hoe andere organisaties dat aanpakken? Neem contact op met onze mensen van de helpdesk, die kunnen je in contact kunnen brengen met organisaties uit ons bedrijvennetwerk die hier ervaring mee hebben.