Publicatie

Bedrijfscommissie bemiddelt in zaak over ambtelijk secretaris

De OR van een vervoersbedrijf wilde graag een ambtelijk secretaris inhuren. De bestuurder zag daar de noodzaak niet zo van in. De OR en bestuurder kwamen er samen niet uit en wilden voorkomen dat hun meningsverschil uit de hand liep. De or van het vervoersbedrijf vroeg daarom de bedrijfscommissie van de Sociaal-Economische Raad (SER) om te bemiddelen. In dit artikel lees je hoe zo’n zaak bij de bedrijfscommissie verloopt.

Inkijkje in de keuken van de commissie

Hoewel een ambtelijk secretaris jouw OR veel werk uit handen kan nemen en ervoor kan zorgen dat de OR-trajecten vlotter en gestructureerder verlopen, geeft de Wet op de ondernemingsraden (WOR) jouw OR niet het recht op een ambtelijk secretaris. In artikel 17 WOR staat alleen dat de OR faciliteiten moet hebben die de raad redelijkerwijs nodig heeft voor zijn taak. Wil jouw OR graag een ambtelijk secretaris, dan moet je je bestuurder dus zien te overtuigen van het nut en de noodzaak daarvan. Jouw bestuurder neemt immers de kosten voor zijn rekening. Kom je daar met de bestuurder niet uit, dan kun je eventueel of naar de rechter stappen of de bedrijfscommissie vragen om te bemiddelen.

Schriftelijk

In de zaak van het vervoersbedrijf wilde de OR dringend een ambtelijk secretaris omdat de OR overbelast was. De OR had in de afgelopen drie jaar drie verschillende ambtelijk secretarissen gehad. Een secretaris zei op omdat er een rolconflict was met haar werk op de HR-afdeling. Een andere kreeg te weinig tijd voor het OR-werk en stopte vanwege de werkdruk en de derde besloot een andere baan aan te nemen. De OR had echter alleen in het OR-reglement opgenomen dat de raad gebruik mocht maken van een ambtelijk secretaris. Dat is niet voldoende. Een OR-reglement bindt alleen de OR en niet de bestuurder. Daarom kon de OR in dit geval niet terugvallen op die afspraak.

Overbelast

De bedrijfscommissie vroeg de OR allereerst wat de oorzaak van de overbelasting was.
De OR gaf aan veel werk te hebben en de ondersteuning van een ambtelijk secretaris te missen. De organisatie had namelijk landelijk meerdere vestigingen en zat in een reorganisatie. Omdat de nood hoog was, adviseerde de bedrijfscommissie om zo snel mogelijk een externe ambtelijk secretaris in te schakelen. Dat was de snelste manier om de OR de nodige ondersteuning te bieden. Daarnaast adviseerde de commissie om meerdere medezeggenschapsorganen in te stellen en de bevoegdheden en daarmee ook de werkdruk te verdelen.


De bedrijfscommissie vroeg de OR en bestuurder ook naar de onderlinge samenwerking.

De bestuurder gaf aan dat de OR hem niet leek te vertrouwen. De OR aarzelde om die vraag te beantwoorden omdat dit een spannend gespreksonderwerp was, maar gaf aan dat de bestuurder
gelijk had. Nu duidelijk was dat er een gebrek aan vertrouwen was, adviseerde de bedrijfscommissie de OR en de bestuurder om uit te spreken wat zij nodig hadden om het vertrouwen te herstellen
en het verleden achter zich te laten.

Betrokkenheid

In het kader van de samenwerking gaf de OR ook aan dat hoewel de bestuurder en OR elkaar bij de meeste besluiten goed wisten te vinden, de OR bij sommige strategische besluiten te laat betrokken werd. De OR had daardoor weinig tijd om het OR-werk uit te voeren. Dat was dan ook een van de redenen dat de OR-leden overwerkt raakten. Zo werd de OR vooral laat betrokken bij plannen voor overnames. De bedrijfscommissie benadrukte dat de OR wezenlijke invloed moet kunnen uitoefenen op een overnamebesluit.

De bestuurder moet de OR in de voorbereidingsfase van het besluit al om advies vragen (artikel 25 WOR).

De bedrijfscommissie adviseerde om minimaal twee keer per jaar een vergadering te organiseren om de algemene gang van zaken te bespreken, zoals ook verplicht is volgens artikel 24 WOR.
Bij deze vergadering kan de bestuurder de OR tijdig informeren over besluiten die in voorbereiding zijn. Dit geeft de OR de kans om de ontwikkelingen al in een vroeg stadium op de voet te volgen.
Een voorgenomen besluit met bijbehorende advies- of instemmingsaanvraag komt dan niet meer als verrassing.

Spaak

De OR en bestuurder gingen aan de slag met de adviezen van de bedrijfscommissie en de onderlinge samenwerking verbeterde. Deze zaak illustreert op welke punten de samenwerking met je bestuurder spaak kan lopen en wat daarvan de gevolgen kunnen zijn. Om dat te voorkomen, kun je de volgende tips in gedachten houden:

  • Leg de afspraken die je met je bestuurder maakt over OR-faciliteiten schriftelijk vast. Je kunt hiervoor een aparte overeenkomst met je bestuurder sluiten. Ook kun je het besluit vastleggen in de notulen van de overlegvergadering. Kies je voor die laatste optie, zorg er dan voor date je bestuurder die notulen ondertekent.
     
  • Onderzoek wat de oorzaak is dat jouw OR het (te) druk heeft. Is die drukte tijdelijk, bijvoorbeeld omdat er een OR-lid is weggevallen of is die drukte ontstaan vanwege een groot en langdurig reorganisatietraject? Maak in beide gevallen duidelijke afspraken met je bestuurder om de faciliteiten voor je OR uit te breiden voor de periode dat dit nodig is. Is de oorzaak meer structureel van aard, bekijk dan of de huidige medezeggenschapsstructuur nog wel passend is. Voor grotere organisaties kun je bijvoorbeeld een gelaagde structuur maken. Je richt dan een centrale ondernemingsraad op die met overkoepelende zaken aan de slag gaat, zoals strategische onderwerpen en sociaal beleid. Onderwerpen die met de uitvoering van beleid of een specifieke locatie te maken hebben, komen voor rekening van de ondernemingsraden van die vestiging.
     
  • Bekijk bij de keuze voor een ambtelijk secretaris of je die intern of extern werft. Een interne kandidaat heeft als voordeel dat hij de organisatie, het beleid en de uitvoering daarvan in de praktijk al goed kent. Een externe ambtelijk secretaris heeft mogelijk meer ervaring, kan zich volledig richten op deze rol en kan met afstand naar het OR-werk kijken. Uiteraard moet je ook de kosten meenemen in je afweging.
     
  • Controleer het OR-reglement nadat je met je bestuurder afspraken hebt gemaakt over de aanstelling van een ambtelijk secretaris. Op basis van artikel 14 WOR moet je OR-reglement namelijk voorzieningen bevatten over het secretariaat van je OR. In het nieuwe voorbeeldreglement ondernemingsraden van de SER vind je een voorbeeldtekst over het aanstellen van een ambtelijk secretaris.
     
  • Benut de vergadering voor de bespreking van de algemene gang van zaken om met je bestuurder te sparren over strategische ontwikkelingen voor je organisatie. Maak ook heldere afspraken over hoe je bestuurder jouw OR betrekt bij de voorbereiding van besluiten en de advies- en instemmingsaanvragen die daar uiteindelijk uit voortvloeien. Als je bestuurder je OR steeds op de hoogte stelt van de besluiten die hij in voorbereiding heeft, weet je OR al in een vroeg stadium wat er speelt. Dat maakt het voor je OR makkelijker om gerichte vragen te stellen en om signalen van de achterban op te pikken die relevant zijn voor de plannen van je bestuurder.
     
  • Plan extra overlegmomenten in als je bestuurder op overnamepad is. Is de overname al in een vergevorderd stadium, dan is er meestal haast geboden en heeft je OR nauwelijks tijd om de adviesaanvraag zorgvuldig te beoordelen. Je bestuurder moet jouw OR echter in de voorbereiding al bij de overname betrekken. De uiteindelijke adviesaanvraag is dan slechts nog een formaliteit.

Bedrijfscommissie kan uitkomst bieden bij stroeve samenwerking

Een goede samenwerking kan een stootje hebben. Verloopt de samenwerking moeizaam, dan kan deze al op een klein punt vastlopen. Kom je er niet uit met je bestuurder, dan kun je de discussie over de inhoud beter laten varen en samen gaan onderzoeken op welke punten de samenwerking wringt. Kun je de knelpunten in je samenwerking benoemen en verhelpen, dan is de kans groot dat je in de toekomst ook inhoudelijk sneller tot overeenstemming komt. Lukt dat niet, dan kun je de bedrijfscommissie vragen om bemiddeling.

Meningsverschil

De bedrijfscommissie helpt je bij meningsverschillen over medezeggenschap waar je zelf niet uit komt. Het kan gaan om meningsverschillen tussen OR-leden onderling of tussen de OR en bestuurder. De bedrijfscommissie gaat dan met de betrokken partijen in gesprek en probeert de partijen weer op één lijn te krijgen om tot een goede samenwerking te komen.
Naast bemiddeling geeft de bedrijfscommissie ook uitleg over de WOR. Deze uitleg en bemiddeling zijn kosteloos en de zaak is niet openbaar. Dit in tegenstelling tot een rechtszaak.

 

Dit artikel was eerder te lezen in OR Rendement