OR-secretariaat en ambtelijk secretaris

Het OR-reglement moet bepalen hoe in het secretariaat van de or wordt voorzien (artikel 14 lid 2 onder de WOR).

Het is aan de ondernemingsraad om zijn secretariaat in te vullen. In veel gevallen zal de ondernemingsraad uit zijn midden een secretaris kiezen, maar steeds vaker zie je dat (als de bestuurder daar geld voor beschikbaar stelt) er een vakkundige secretaris aan de or wordt toegevoegd: de ‘ambtelijk secretaris’. ‘Toegevoegd’ wil zeggen dat het om iemand gaat die niet gekozen is door de in de organisatie werkzame personen. Hij of zij maakt dus geen deel uit van de or, maar werkt voor de or. Het kan iemand uit de organisatie zijn of iemand van buiten.

Or’s kunnen recht hebben op ambtelijke ondersteuning op basis van afspraken met de bestuurder of op basis van de cao. Check of uw cao ook zo’n faciliteit aan de or toekent.
Er zijn op dit moment (februari 2020) zeker vijf cao’s waarin de ambtelijke ondersteuning is geregeld, te weten:

  • cao Verpleeg en Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT);
  • cao Ziekenhuizen;
  • cao Zelfstandige Klinieken Nederland (ZKN);
  • cao Gehandicaptenzorg;
  • cao Jeugdzorg.

Een ambtelijk secretaris kan op verschillende manieren worden ingezet. Van belang is dat de or eerst nagaat waar behoefte aan is en welke ambtelijk secretaris daarbij past. Zo zijn er ambtelijk secretarissen die het werk coördineren/structureren, maar ook die een vlotte pen hebben en bijvoorbeeld de nieuwsbrief voor de achterban schrijven of zelfs beleidsnotities en advies-/instemmingsbrieven namens de or. En ten slotte zijn er ook ambtelijk secretarissen die hun or ‘on the job’ coachen of zelfs trainen.

De ambtelijk secretaris draagt bij aan de professionalisering van de or waarmee deze een gelijkwaardige en gewaardeerde overlegpartner voor de bestuurder kan zijn. Verder is de ambtelijk secretaris een onafhankelijke factor en kan hij een vast aanspreekpunt voor de or, de achterban en de bestuurder zijn. De ambtelijk secretaris zorgt voor continuïteit in het medezeggenschapsproces.

De ambtelijk secretaris kan evenals de OR-leden gebruik maken van de in artikel 17 WOR bedoelde faciliteiten en geniet hij eveneens bescherming tegen benadeling en ontslag (artikel 21 WOR en artikel 7: 670 BW).