Arbeidsvoorwaarde pensioen in een uitvoeringsovereenkomst

De arbeidsvoorwaarde pensioen is een afspraak tussen werkgever en werknemer. De afspraken kunnen op individueel niveau gemaakt worden tussen werkgever en werknemer, maar ook op collectief niveau door werkgevers(organisaties) en vakbonden of beroepsorganisaties.

Pensioenregeling in drie documenten

De pensioenregeling is vastgelegd in drie documenten: de pensioenovereenkomst, de uitvoeringsovereenkomst en het pensioenreglement. Deze regelingen verhouden zich als volgt tot elkaar:

  • De pensioenovereenkomst Instemmingsrecht OR pensioen toelichting is gesloten tussen werkgever en werknemer. Het bevat de kern van de arbeidsvoorwaarde pensioen. Er staan materiële afspraken in over onderwerpen zoals opbouwpercentage, franchise, toeslagverlening, aard pensioenovereenkomst (uitkerings-, premie- of kapitaalovereenkomst), soort pensioen (ouderdoms-, arbeidsongeschiktheids-, nabestaandenpensioen). De pensioenovereenkomst kan onderdeel uitmaken van onder meer een individuele arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek, een collectieve arbeidsovereenkomst (cao);
  • De uitvoeringsovereenkomst Instemmingsrecht OR pensioen toelichting is gesloten tussen werkgever en pensioenuitvoerder. Er staan afspraken in over de voorwaarden waaronder het fonds of de verzekeraar de pensioenregeling in uitvoering neemt. Het betreft onderwerpen zoals beleid voor premievaststelling, risicodeling, betalingswijze premie, informatieverplichtingen werkgever aan pensioenuitvoerder, systematiek van indexatie.
  • Het pensioenreglement Instemmingsrecht OR pensioen toelichting wordt eenzijdig vastgesteld door de pensioenuitvoerder. Het bevat regelingen over de verhouding tussen pensioenuitvoerder en deelnemer/werknemer. Het pensioenreglement moet in overeenstemming zijn met de pensioenovereenkomst en de uitvoeringsovereenkomst.

Instemmingsrecht bij arbeidsvoorwaarde pensioen

De OR heeft instemmingsrecht op elk voorgenomen besluit van de werkgever tot vaststelling, wijziging of intrekking van regelingen op grond van een pensioenovereenkomst (Artikel 27 lid 1 sub a WOR). Met deze bepaling is beoogd de OR instemmingsrecht te geven op voorgenomen besluiten die de arbeidsvoorwaarde pensioen raken. Kort samengevat ziet het instemmingsrecht op voorgenomen besluiten ten aanzien van:

  • onderwerpen die zijn geregeld in de pensioenovereenkomst, inclusief uitvoeringsaspecten die in de pensioenovereenkomst zijn geregeld;
  • afspraken in de uitvoeringsovereenkomst die van invloed zijn op de materiële inhoud van de arbeidsvoorwaarde pensioen;
  • keuze voor de pensioenuitvoerder.

Arbeidsvoorwaarde pensioen soms in uitvoeringsovereenkomst

Het instemmingsrecht van de OR ziet op de arbeidsvoorwaarde pensioen en niet op de uitvoering daarvan. De materiële onderdelen van de arbeidsvoorwaarde pensioen zijn in beginsel geregeld in de pensioenovereenkomst. De uitvoering is in beginsel geregeld in de uitvoeringsovereenkomst. Maar het komt in de praktijk voor dat ook in de uitvoeringsovereenkomst bepaalde inhoudelijke aspecten van een pensioenregeling zijn geregeld die van materiële invloed zijn op de arbeidsvoorwaarde pensioen. Wanneer dat gebeurt, heeft de OR ook instemmingsrecht over de arbeidsvoorwaarde pensioen voor zover geregeld in de uitvoeringsovereenkomst.

Niet altijd is duidelijk of een element in een uitvoeringsovereenkomst van materiële invloed is op de arbeidsvoorwaarde pensioen. Als vuistregel kan aangehouden worden dat de OR instemmingsrecht heeft op bepalingen/regelingen die het pensioenresultaat kunnen beïnvloeden. Hieronder volgen enkele voorbeelden (niet limitatief) van onderwerpen uit de uitvoeringsovereenkomst. Daarbij is aangegeven of een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging, intrekking van dit onderwerp instemmingsplichtig kan zijn:

Instemmingsplichtig:
  • Regelingen inzake de wijze van premievaststelling;
  • Maatstaven voor en voorwaarden waaronder toeslagverlening (indexatie) plaatsvindt; 
  • Keuze pensioenuitvoerder (indien de werkgever keuzevrijheid heeft), zowel binnen als buiten Nederland;
  • Wijziging beleggingsbeleid;
  • Mogelijkheid tot vrijwillige voortzetting van de pensioenregeling na beëindiging van het dienstverband.
Mogelijk instemmingsplichtig:
  • Voorwaarden voor premiekorting en terugstortingen;
  • Bijstortverplichting van de werkgever;
  • De wijze waarop uitvoeringskosten en kosten van beleggingsbeheer verrekend worden;
  • De mate waarin de uitvoerder beleidsruimte heeft ten aanzien van de keuze van het beleggingsprofiel (bij niet-gegarandeerde opbouw).
Niet instemmingsplichtig:
  • Informatie die de werkgever aan de pensioenuitvoerder verstrekt;
  • De jaarlijkse vaststelling van de kostendekkende premie (‘de kiloprijs’) door het pensioenfondsbestuur of de verzekeraar; 
  • Procedures die gelden indien de werkgever geen premie betaalt;
  • De samenstelling van de beleggingsportefeuille.

Transparantie en dialoog: stappenplan

Het is verstandig dat werkgever en OR discussie voorkomen en op voorhand samen duidelijkheid scheppen over de vraag of een onderdeel uit een uitvoeringsovereenkomst van materiële invloed is op de arbeidsvoorwaarde pensioen en daarmee instemmingsplichtig. Dat kan door transparant te zijn over welke pensioenregelingen in een onderneming gelden en tijdig samen de dialoog aan te gaan en afspraken te maken. Zie de volgende stappen:

1. Ga als werkgever en OR tijdig met elkaar de dialoog aan hoe om te gaan met de vraag of een onderdeel uit de uitvoeringsovereenkomst instemmingsplichtig is. Dat kan leiden tot procedurele en/of tot inhoudelijke afspraken.

2. Zorg voor transparantie over de in de onderneming geldende pensioenregelingen: 

  • Zorg voor een overzicht van de pensioenregelingen;
  • Zorg dat per pensioenregeling alle relevante documenten bij elkaar te vinden zijn. Denk daarbij aan de pensioenovereenkomst – deze kan in verschillende documenten staan zoals arbeidsovereenkomst, cao, personeelshandboek -, de uitvoeringsovereenkomst, het pensioenreglement en de eventueel de Pensioen123. 

3. Zorg voor voldoende kennis over de arbeidsvoorwaarde pensioen. Dat kan via het benutten van in de organisatie beschikbare kennis, via scholing, via inhuur van deskundigen, etcetera.

4. Loop de uitvoeringsovereenkomst na op onderdelen die mogelijk van materiële invloed zijn op de arbeidsvoorwaarde pensioen. Indicaties dat van een dergelijk onderdeel sprake is, zijn onder meer:

  • het onderwerp is genoemd in artikel 27 lid 7 WOR;
  • het onderwerp is genoemd in artikelen 10 tot en met 19 Pensioenwet en wordt doorgaans geregeld in de pensioenovereenkomst;
  • het uitvoeringsaspect raakt de arbeidsvoorwaarde pensioen;
  • het element kan het pensioenresultaat – en dus de arbeidsvoorwaarde pensioen - beïnvloeden;
  • het element kan van invloed zijn op de kwaliteit van het pensioen.

5. Maak afspraken en leg deze schriftelijk vast.
Verschillende soorten afspraken zijn denkbaar, zoals:

  • Procedurele afspraken, bijvoorbeeld in een protocol;
    • hoe werkgever en OR met elkaar om zullen gaan wanneer een onderdeel uit de uitvoeringsovereenkomst wordt vastgesteld, gewijzigd of ingetrokken dat mogelijk instemmingsplichtig is;
    • op welke wijze werkgever en OR in die situatie zullen (laten) beoordelen of er sprake is van instemmingsrecht;
    • in welke fase van het proces de OR betrokken zal worden.
  • Inhoudelijke afspraken, zoals;
    • werkgever en OR benoemen welke elementen van de uitvoeringsovereenkomst zij allebei als instemmingsplichtig beoordelen;
    • het instemmingsrecht van de OR wordt via afspraken in een ondernemingsovereenkomst uitgebreid over (delen van) de uitvoeringsovereenkomst.
      Artikel 32 WOR. Werkgever en OR bepalen schriftelijk dat de OR instemmingsrecht heeft bij bepaalde expliciet door werkgever en OR benoemde elementen uit de uitvoeringsovereenkomst of over de hele uitvoeringsovereenkomst.

Artikel 31f WOR: informatierecht OR

In de wet is bepaald dat de werkgever de OR zo spoedig mogelijk schriftelijk moet informeren over elke voorgenomen vaststelling, wijziging of intrekking van een uitvoeringsovereenkomst. Dit biedt de OR de mogelijkheid om te beoordelen of dit voornemen invloed heeft op de arbeidsvoorwaarde pensioen en de werkgever dus instemming moet vragen. Hierbij is niet relevant wie het initiatief neemt - de werkgever of de pensioenuitvoerder - om de uitvoeringsovereenkomst te wijzigen.

Is de OR van oordeel dat een of meer uitvoeringsaspecten waarop de voorgenomen wijziging ziet, de arbeidsvoorwaarde pensioen raak(en)t, zal hij de werkgever tijdig moeten vragen om een instemmingsverzoek. Bij verschil van mening is het aan de OR om te stellen en bewijzen dat het betreffende element uit de uitvoeringsovereenkomst de arbeidsvoorwaarde pensioen raakt. De OR kan zich hierbij de volgende vragen stellen:

  • Beschik ik over alle relevante documenten van de pensioenregeling waar deze uitvoeringsovereenkomst onderdeel van is? Zo niet, opvragen.
  • Staat dit uitvoeringsaspect (deels) geregeld in de pensioenovereenkomst?
  • Is de uitvoeringsovereenkomst de logische plek om dit element/uitvoeringsaspect te regelen?
  • Welke argumenten, aanknopingspunten en indicaties zijn er dat dit uitvoeringsaspect de arbeidsvoorwaarde pensioen raakt?

Sancties

Ontvangt de OR ondanks zijn verzoek niet de informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft om zijn taak goed te vervullen, kan hij de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de werkgever deze informatie alsnog te verstrekken (Artikelen 31, 31a, 31f en 36 WOR).

Wordt de OR niet of te laat geïnformeerd over een voorgenomen vaststelling, wijziging of intrekking van een uitvoeringsovereenkomst, dan kan hij de kantonrechter verzoeken te bepalen dat de werkgever dit alsnog moet doen (Artikel 31f WOR samen met artikel 36 WOR).

Heeft de werkgever bij een voorgenomen besluit de OR om instemming gevraagd en heeft de OR instemming geweigerd, dan kan de werkgever aan de kantonrechter toestemming vragen om het voorgenomen besluit te nemen. De kantonrechter geeft alleen toestemming als de beslissing van de OR om geen instemming te verlenen onredelijk is of als het voorgenomen besluit van de werkgever wordt gevergd door zwaarwegende bedrijfsbelangen (Artikel 36 WOR | Voordat de werkgever de procedure bij de kantonrechter aanspant, kan hij zich eventueel voor bemiddeling en advies wenden tot de bedrijfscommissie.).

Heeft de werkgever een instemmingsplichtig besluit genomen zonder dat hij van de OR instemming heeft gekregen en zonder dat hij toestemming heeft gekregen van de kantonrechter, dan kan de OR de nietigheid van het besluit inroepen. De OR moet de nietigheid schriftelijk inroepen. Hij moet dit doen binnen een maand nadat de werkgever hem het besluit heeft meegedeeld of – als dat niet is gebeurd – binnen een maand nadat de OR gebleken is dat de werkgever uitvoering of toepassing geeft aan het besluit. Als de werkgever zijn besluit – ondanks het schriftelijke beroep van de OR op de nietigheid – toch uitvoert of toepast, kan de OR de kantonrechter vragen de werkgever te verbieden zijn besluit uit te voeren (Artikel 36 WOR).

De OR kan zijn definitieve instemming met de pensioenovereenkomst laten afhangen van de manier waarop de inhoud daarvan is of wordt geïmplementeerd in de uitvoeringsovereenkomst. Zo kan de OR indirect invloed uitoefenen op de vertaling van de pensioenovereenkomst in de uitvoeringsovereenkomst.

Schema

Schematisch ziet het stappenplan voor transparantie en dialoog er als volgt uit. Opgemerkt zij dat een schema altijd een vereenvoudigde weergave van de werkelijkheid betreft.

Transparantie en dialoog
Stap Wie/wat
Tijdig dialoog voeren
Werkgever en OR
Transparantie geldende pensioenregelingen
Overzicht pensioenregelingen
Overzicht relevante onderliggende documenten
Kennis en deskundigheid
Werkgever en OR
Interne kennis
Extern: scholing - deskundigen
Uitvoeringsovereenkomst checken op aspecten arbeidsvoorwaarde pensioen

Indicaties:

  • het onderwerp is genoemd in artikel 27 lid 7 WOR;
  • het onderwerp is genoemd in artikelen 10 tot en met 19 Pensioenwet en wordt doorgaans geregeld in de pensioenovereenkomst;
  • het uitvoeringsaspect raakt de arbeidsvoorwaarde pensioen;
  • het element kan het pensioenresultaat – en dus de arbeidsvoorwaarde pensioen - beïnvloeden;
  • het element kan van invloed zijn op de kwaliteit van het pensioen.
Afspraken maken
Procedureel
Inhoudelijk

Gepensioneerde man aan het water die aan het bellen is. © Shutterstock

Uitvoeringsovereenkomst

Met uitvoeringsovereenkomst wordt hier bedoeld: ‘een uitvoeringsovereenkomst als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet of een uitvoeringsreglement als bedoeld in onderdeel b van de definitie van uitvoeringsreglement in artikel 1 van de Pensioenwet.’
Zie uitgebreider ‘Algemene informatie over pensioen’.

Pensioenregeling in drie documenten

  • Pensioenovereenkomst | Artikel 1 Pensioenwet: pensioenovereenkomst is hetgeen tussen een werkgever en een werknemer is overeengekomen betreffende pensioen.
  • Uitvoeringsovereenkomst | Artikel 1 Pensioenwet: uitvoeringsovereenkomst is de overeenkomst tussen een werkgever en een pensioenuitvoerder over de uitvoering van een of meer pensioenovereenkomsten.
  • Pensioenreglement | Artikel 1 Pensioenwet: pensioenreglement is de door de pensioenuitvoerder opgestelde regeling met betrekking tot de verhouding tussen pensioenuitvoerder en deelnemer.