5.1 Zijn er voldoende kanalen voor interne meldingen of klachten?

Waarom is dit van belang?

Er zijn twee redenen waarom voldoende kanalen voor interne klachten of meldingen van belang zijn:

  • Vanwege de mogelijkheid dat de rechten van werknemers worden geschonden. Het zal daarbij vaak gaan om zaken die te maken hebben met discriminatie, lastig vallen, veiligheid of gezondheid. Interne klachtenmechanismes geven werknemers de optie een onafhankelijk kanaal te gebruiken als zij er met hun direct leidinggevende niet uitkomen. Hierbij dient de werknemer beschermt te worden tegen benadeling bij het maken van een melding.
  • Om tijdig informatie te krijgen over mogelijke misstanden of het risico daarop bij toeleveranciers en buitenlandse dochterbedrijven.

Hoe kan dit het beste bereikt worden?

  • Een interne klokkenluidersregeling: de corporate governance code beveelt Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen aan een regeling te hebben waarmee misstanden van algemene, oparationele en financiële aard gemeld kunnen worden aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Een vertrouwenspersoon: deze ontvangt meestal klachten met betrekking tot schending van mensenrechten of andere MVO waarden.
  • Veel Arbo-regelingen kennen een intern meldpunt.
  • Een hotline voor meldingen betreffende mogelijke schendingen van de interne gedragscode.
  • De ondernemingsraad: deze geniet vaak het vertrouwen van het personeel en kan vaak meer algemene klachten of meldingen uiten.

Het is belangrijk dat een onderneming bekendheid geeft aan deze kanalen. Dat kan het bijvoorbeeld doen door in zijn code of conduct of beleidsverklaring aan te geven dat dergelijke kanalen bestaan, en hoe en in welke gevallen ze kunnen worden gebruikt. Werknemers kunnen worden aangemoedigd deze kanalen te gebruiken in geval van een serieuze melding of klacht.

Een voorbeeld is het interne klachtenmechanisme van AkzoNobel: Speak-up! Vanuit alle vestigingen van het concern kunnen hier klachten worden gemeld. Deze worden vervolgens behandeld door de directeur compliance. Essentieel voor het gebruiken van dit soort klachtenmechanismes is dat ze ook lokaal worden uitgerold en dat de lokale medewerkers hiervan ook op de hoogte zijn.