Het overleg tussen bestuurder, ondernemingsraad en RvC/RvT

Speech van SER-voorzitter Mariëtte Hamer bij de gelijknamige bijeenkomst van de Beroepsverenining Medezeggenschapsprofessionals (BVMP), in het SER-gebouw.
23 april 2018
Het gesproken woord geldt.

Fijn dat u hier bent en de SER heeft gekozen voor uw bijeenkomst over medezeggenschap. De SER vindt medezeggenschap belangrijk en bevordert deze langs verschillende kanalen. Ik maak graag gebruik van de gelegenheid u toe te spreken ter afsluiting van deze bijeenkomst.

U hebt vanmiddag met elkaar gesproken over de vraag hoe het overleg binnen de driehoek van de onderneming verbeterd kan worden. Dit thema ligt mij na aan het hart. Ik wil u graag meenemen in een verhaal over het belang van duurzame relaties binnen en buiten de driehoek van de onderneming. De driehoek wordt gevormd door drie stakeholders: de bestuurder, de ondernemingsraad en Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht. Daarbuiten zijn er andere stakeholders met hun eigen belangen, zoals aandeelhouders, klanten en leveranciers.

Ik heb persoonlijk in een organisatie ervaren hoe belangrijk het is dat de lijnen tussen de stakeholders kort zijn en dat actief aan duurzame relaties wordt gewerkt. Waar ik werkte, werd tot twee keer toe van directie gewisseld. De Raad van Toezicht betrok te laat de andere partijen erbij, waardoor het overleg grote vertraging opliep. Daar heb ik veel van geleerd.

Ik heb geleerd dat elke partij binnen de driehoek van een onderneming een eigen taak heeft, maar ook een gemeenschappelijke taak. Die taak is: met elkaar in verbinding blijven en zoeken naar gemeenschappelijke doelen die de organisatie optimaal laten functioneren. Dat is in het belang van de onderneming én van de stakeholders zelf. Dat klinkt eenvoudig, maar is het in de praktijk niet altijd. Daarom is het goed dat de BVMP hier deze middag over heeft georganiseerd.

De wet als minimum

In de Wet op de ondernemingsraden, het vennootschapsrecht en andere wetgeving staat beschreven hoe de partijen in de driehoek elkaar moeten betrekken bij besluiten en koerswijzigingen van een onderneming. Het is fijn dat deze rechten er zijn, maar geeft dat voldoende houvast?

Het voldoen aan die minimale eisen biedt maar een smalle basis voor constructief overleg. De overleggen vinden dan plaats vanuit een verplichting en niet vanuit een intrinsieke motivatie om elkaar te kennen, te begrijpen of samen een koers te bepalen die het beste uit de onderneming haalt.

De duurzame relatie als optimum

Laten we nu eens naar de ideale situatie kijken. Ik vind, en ik denk dat u dat met mij eens bent, dat de ondernemingsraad minder als een hobbel moet worden gezien bij de besluitvorming binnen een organisatie. De inzichten en kennis van de ondernemingsraad worden vaak nog onvoldoende benut.

Dat geldt ook voor andere stakeholders. De stakeholders zijn strategische krachten. Om verschillende redenen. Stakeholders vormen een extra informatiekanaal, een instrument om draagvlak te creëren, een extra controle op kwaliteit en volledigheid van besluiten. En niet te vergeten, ze zijn sparringpartner bij beleids- en organisatieontwikkeling en een aanspreekpunt en onderhandelaar voor diverse belangen.

De driehoek en derden kunnen elkaar versterken door, dwars door de hiërarchie heen, elkaar regelmatig op te zoeken en het gesprek aan te gaan. Niet alleen om de regels uit te voeren, maar ook om elkaars belangen te begrijpen, de verbinding te vinden en elkaar te versterken. Ook wanneer er uit de wet geen verplichtingen voor overleg volgen.

De dialoog staat daarbij voorop. Geen strijd door argumenten, maar ontmoetingen om ervaringen uit te wisselen. Geen overtuigingsdrang, maar de wil om elkaar beter te leren kennen.

Waarbij gestreefd wordt naar begrip voor elkaars positie en belangen. Niet met elkaar in debat bij de informatieverstrekking, adviesaanvraag en het verzoek om instemming, maar met elkaar de dialoog aangaan. Met de wet als minimum, en de duurzame relatie als optimum. Door in goede tijden de duurzame relaties op te bouwen, kan in slechte tijden hierop teruggevallen worden.

Dialoog stimuleren

Het is niet altijd eenvoudig om de dialoog binnen en buiten de organisatie te stimuleren. Wat kunnen de stakeholders binnen de onderneming doen om de dialoog met elkaar te stimuleren en een duurzame relatie op te bouwen en te onderhouden? Hier zijn diverse mogelijkheden te noemen voor iedere stakeholder binnen de driehoek. Ik stip hier enkele punten aan. Waarschijnlijk heeft u daar vanmiddag al uitgebreider over gesproken.

Bestuurders van ondernemingen spelen een sleutelrol bij het bevorderen van medezeggenschap, de dialoog en de duurzame relaties. Zij moeten onderling contact tussen de stakeholders mogelijk maken. En zij moetende ondernemingsraden en andere stakeholders zo vroeg mogelijk betrekken bij ideeën, strategische keuzes en veranderingen in de organisatie.

De Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht (toezichtorgaan) kan zelf het initiatief nemen om contacten met de ondernemingsraad te leggen en te onderhouden. Het toezichtsorgaan kan zo een intermediair zijn tussen de bestuurder en de ondernemingsraad. Door onderling afspraken over de contact- en afstemmingsmomenten te maken, ontstaat draagvlak voor dialoog.

De ondernemingsraad kan op eigen initiatief het contact zoeken met het toezichtsorgaan en het bestuur.

Verder kunnen ondernemingsraden zelf het gesprek aangaan over een eigen agenda en punten aandragen bij verschillende stakeholders.

Daarbij is het belangrijk dat de ondernemingsraad de doelen van de onderneming begrijpt en daar een proactieve bijdrage aan levert. Meezoeken naar een optimale oplossing is in ieders belang. Dat vergt natuurlijk kennis, gevoel en vaardigheden. Die zijn met goede scholing te ontwikkelen, eventueel met ondersteuning van het bestuur, het toezichtsorgaan.

Slotsom

We kunnen niet verwachten dat alle ondernemingen morgen de duurzame relaties met hun verschillende stakeholders al op orde hebben. Het is een uitdaging om duurzame relaties op te bouwen en de verbinding te zoeken binnen en buiten de driehoek. Daarbij is de inzet van alle betrokken partijen nodig. Dat is en blijft hard werken.

Het vraagt van ondernemingen aanpassing van houding en gedrag en uiteindelijk verankering in de werkwijze van een organisatie. Uitgangspunt is dat alle stakeholders vanuit hun eigen positie eenzelfde gezamenlijk belang hebben: hoe maken we samen de beste organisatie?

Met name in goede tijden is het van belang aan de relatie te werken, zodat de stakeholders in slechte tijden en bij het maken van moeilijke beslissingen op de duurzame relatie kunnen terugvallen.

De wet als minimum, de duurzame relatie als optimum, dat is voor de SER het uitgangspunt. Samen werken aan het maximaal benutten van de relaties binnen en buiten de driehoek door met elkaar de dialoog aan te gaan en de verbinding te zoeken.

Afronding

U hebt vanmiddag nog veel meer tips en aanbevelingen met elkaar bedacht en gedeeld over het verbeteren van het overleg in de driehoek. Ik heb begrepen dat de BVMP een stuk zal maken met de uitkomsten van deze bijeenkomst. Zij zal dit document ook delen met de SER-Commissie Bevordering Medezeggenschap. We zien dat met belangstelling tegemoet. Laten we met elkaar werken aan een optimaal overleg binnen de driehoek in het belang van de onderneming.

Ik wens u daar veel succes bij.

Mariëtte Hamer, Voorzitter SER © Christiaan Krouwels
Vergadering van de ondernemingsraad.