Boardroom Talks: “het moet je liggen om die executive bestuursstoel te verlaten”

Het commissariaat wordt nog weleens gekscherend een ‘erebaantje’ genoemd. Maar het commissariaat anno 2021 is verre van dat. Dat werd duidelijk tijdens het webinar Boardroom Talks, waarin doorgewinterde commissarissen Margot Scheltema en Jacqueline Tammenoms Bakker vertelden over de uitdagingen en verantwoordelijkheden die het vak met zich meebrengt.
Jacqueline Tammenoms Bakker en Margot Scheltema Jacqueline Tammenoms Bakker en Margot Scheltema | © Anette Brolenius

Jacqueline Tammenoms Bakker en Margot Scheltema, beide beroepscommissarissen, non executive director en coach, hebben er hun missie van gemaakt om andere commissarissen te helpen bij een vliegende start. Ze spraken met moderator Marguerite Soeteman-Reijnen, voorzitter van de rva van SER Topvrouwen, over dit bijzondere vakgebied en wat er nodig is om boardroom ready te zijn. Want hoe zorg je ervoor dat je van jouw commissariaat een succes maakt?

Intrinsieke motivatie voor het commissariaat

De kans op een succesvol commissariaat vergroot je al door goed vooronderzoek te doen naar het bedrijf waar een stoel vrijkomt. “Mijn eerste twee commissariaten, Triodos Bank Nederland en het Rijksmuseum, kwamen op mijn pad toen ik nog bij Shell werkte. Dat is ook mijn eerste advies aan anderen die dit vak ambiëren. Zoek naar een commissariaat als je nog in je executive rol zit”, vertelt Scheltema.

“Daar begint het pakken van je rol al”, vindt Tammenoms Bakker. “Voordat ik bij een bedrijf op gesprek ga, vraag ik mij af of ik er wel wil werken. Spreekt de sector mij aan? Zo zijn er ook sectoren waar ik geen gevoel of aanleg voor heb. Die inhoudelijke toewijding en nieuwsgierigheid naar de organisatie, is het fundament voor alles. Tijdens de sollicitatieprocedure moet je al zeker stellen dat het bij je past. Als onderdeel van de rvc (raad van commissarissen) kun je namelijk niet zomaar weggaan, je hebt minder vrijheid om binnen de termijn op te stappen.”

Scheltema: “Een non executive rol gaf mij bijvoorbeeld de kans om aandacht te geven aan onderwerpen waarvoor ik in mijn executive rol geen tijd had. In mijn geval is dat taal en muziek. Als je vanuit die intrinsieke motivatie op zoek gaat naar de organisaties die daarbij passen, dan gaat het vanzelf.”

Meer dan een erebaan

Waar het commissariaat jaren geleden misschien als erebaan gezien werd, kun je in 2021 niet meer met deze omschrijving aan komen zetten. Scheltema: “Voorheen had je wellicht de commissaris oude stijl die slecht voorbereid was en de vergadering afwerkte. Maar ik zie ‘hem’ niet meer. Ik zeg ook bewust ‘hem’, want het waren vooral mannen toen. Inmiddels is het vak geprofessionaliseerd. De rvc bereidt zich goed voor en heeft impact door samen met de executive bestuurder te focussen op de langetermijndoelen en visie waar een organisatie voor staat.”

En de indirecte invloed die een rvc kan hebben mag niet onderschat worden, volgens Scheltema. “Om te beginnen ben je de werkgever en kies je wie de bestuurders zijn, de kleur van het bedrijf, de richting die het opgaat en de strategie. Zo draag je een verantwoordelijkheid in het bewaken van evenwicht tussen korte- en langetermijn doelstellingen. Het mooie is dat je als rvc agenderend kan zijn voor de jaarplannen en aandacht kunt vragen voor de langetermijnvisie en ESG’s, zoals duurzaamheid. Die lange termijn wil nog weleens sneuvelen door de druk van de dag. Dus je hebt wel degelijk invloed, maar het moet je liggen om die bestuursstoel te verlaten.”

Marguerite Soeteman-Reijnen en Margot Scheltema in de studio.
Marguerite Soeteman-Reijnen en Margot Scheltema in de studio

Executive versus non executive

Toch kan het even duren voordat je je draai gevonden hebt als commissaris. Veel beginnende commissarissen komen vanuit een executive rol. “Als commissaris ben je echt de trusted advisor”, vertelt Tammenoms Bakker. “Toen ik net begon, rond 2008/2009, werkte ik aan een voorstel voor een corporate responsibility committee (CRC). Het advies werd vrijwel helemaal overgenomen, op één element na. Waar ik het woord ‘should’ had geschreven, werd dit vervangen door ‘could’. Daaruit bleek dat ik gewend was om vanuit een executive rol te communiceren. Maar als rvc moet je juist leren overtuigen, zonder meteen opdracht te geven. Dat is heel tekenend voor het verschil tussen een executive en non executive rol. Als commissaris kun je inzicht hebben in wat er beter moet gaan, maar je moet net zoveel tijd besteden aan het strategisch nadenken over hoe je deze boodschap overtuigend ter tafel brengt.”

Van goed naar voortreffelijk commissarisschap

“Margot en ik begeleiden nieuwe commissarissen, maar we willen ze ook ambities meegeven”, vertelt Tammenoms Bakker. “Soms is iemand een hele goede commissaris en dan ligt de uitdaging om van een goed naar een voortreffelijk commissariaat te groeien. Maar hoe ben je je bewust van welke aspecten binnen jouw commissariaat nog minder goed gaan? Hiervoor hebben we vanuit Scheltema Tammenoms een raamwerk ontwikkeld. Zo kunnen commissarissen zichzelf op basis van vier aspecten blijven verbeteren.

Het raamwerk

Het eerste aspect is een heel goed begrip van de rol, weet wat het onderscheid is tussen een executive en non executive rol en positioneer jezelf. Het volgende aspect is het werken aan sterke onderliggende relaties. Kweek vertrouwen binnen de rvc, met bijzondere aandacht voor de relatie tussen jou en de voorzitter van de rvc. Als je niet weet waar de voorzitter naartoe wilt, kun je niet effectief zijn.”

“Daarnaast is een goede vertrouwensrelatie binnen de rvc ook noodzakelijk voor het succes van boardroom-gesprekken. Zo krijg je als commissaris regelmatig investeringsvoorstellen en moeilijke strategisch vraagstukken voorgelegd. Als je een kritische houding hebt, zoals ik, zie je gelijk dingen waarvan je denkt dat ze niet kloppen. Ik heb gemerkt dat ik het beste het voorstel eerst moet analyseren om vervolgens met een andere collega te bellen. Zo’n collega-commissaris kan dan vanuit eigen expertise en perspectief vertellen dat iets wat jou niet bekend in de oren klinkt, binnen het vakgebied gangbaar is. Zo kun je onhandige uitspraken voorkomen tijdens een boardmeeting.”

“Op de derde plaats komt bewustwording en inzicht in het bedrijf. Je moet weten wat een bedrijf succesvol kan maken, maar ook welke risico’s er zijn en welke relevante ontwikkelingen er spelen. Zo lees ik regelmatig de jaarverslagen van concurrenten. Dat is ontzettend zinvol, omdat je zo een beeld krijgt van de best practices uit het vakgebied. Hierdoor weet je wat werkt, maar ook wat er speelt binnen de industrie. Tot slot moet je beseffen dat het advies dat je geeft niet altijd aankomt zoals gehoopt, zelfs als je je rol goed begrijpt, je goede relaties opgebouwd hebt en goed inzicht hebt in wat er speelt in het vakgebied. Daarom is ‘effectieve interventie’ een belangrijk vierde aandachtspunt. Hoe zorg je ervoor dat jij de discussie verder helpt? Dus niet dat je je mening als een soort tennisbal in het gesprek gooit.”

Het commissariaat als continu ontwikkelingsproces

“Deze verschillende aandachtspunten binnen het raamwerk hebben we met voorbeelden uitgewerkt. Zo weet je als commissaris hoe ‘minder goed’ en ‘goed’ er uitziet en wat je moet doen om op het niveau van ‘voortreffelijk’ te komen. Dat is een continu persoonlijk ontwikkelingsproces. Soms komen Margot en ik ook nog weleens in de categorie ‘minder goed’ en kijk we voor onszelf aan welke van de vier categorieën het ligt en hoe we dit kunnen verbeteren. Dit is een vakgebied waarbinnen je nooit uitgeleerd bent.”

 

Margot Scheltema doorliep een internationale carrière bij Shell, en is inmiddels haast beroepscommissaris te noemen, met toezichtervaring in binnen- en buitenland. Naast haar mede-eigenaarschap van Scheltema Tammenoms bekleedt ze vele toezichthoudende functies, waaronder commissariaten bij De Nederlandsche Bank en Nedap.

Jacqueline Tammenoms Bakker startte bij Shell haar loopbaan, waarna ze overstapte naar McKinsey en vervolgens naar Unilever-dochter Quest. Later in haar carrière bekleedde ze de functie van directeur-generaal op het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Inmiddels heeft Tammenoms Bakker maar liefst 12 jaar toezichtervaring bij organisaties in binnen- en buitenland. Zo houdt ze nu onder andere toezicht bij baggerbedrijf Boskalis en navigatiebedrijf TomTom.