Bias-free solliciteren: ‘We trekken nu veel meer vrouwen aan’

Diversiteit begint bij objectief recruitment, en daarom besloot accountants- en adviesorganisatie KPMG met behulp van digitale techniek het selectieproces aan de instroomkant te transformeren. KPMG’ers Jolanda van Schaik en Simone Broos vertellen erover. “Een traditioneel CV zegt niet genoeg over de kandidaat.”

© KPMG | Jolanda van Schaik en Simone Broos

Diversiteit begint bij objectief recruitment, en daarom besloot accountants- en adviesorganisatie KPMG met behulp van digitale techniek het selectieproces aan de instroomkant te transformeren. KPMG’ers Jolanda van Schaik en Simone Broos vertellen erover. “Een traditioneel CV zegt niet genoeg over de kandidaat.”

Een digitale wervingstool inzetten bij recruitment, met als doel kandidaten ondanks gender en verschillende achtergronden geheel gelijke kansen te geven en hen vrij van bias het sollicitatieproces te laten doorlopen. Na het inmiddels wereldberoemde ‘algoritme-debacle’ bij het Amerikaanse e-commercebedrijf Amazon –  een experimentele tool voor werving en selectie ‘leerde’ zichzelf een voorkeur aan voor cv’s van mannen – moet je maar durven. KPMG ’s Jolanda van Schaik (director inclusion & culture) en Simone Broos (head of people operations) durfden, en vertellen nu over het succes van de transformatie van het recruitmentproces, waarvan Broos de aanjager is en waarbij Van Schaik betrokken is vanuit diversiteit. “Bij KPMG realiseren we ons dat diversiteit en inclusiviteit een topic is waarvoor de aandacht nooit mag verslappen. Als professioneel dienstverlener zijn we absoluut divers, met 68 nationaliteiten, verschillende generaties, mensen met een arbeidsbeperking en noem maar op aan boord. En dan heb ik het nog niet eens over de ‘verborgen dimensies’ van diversiteit: neurodiversiteit bijvoorbeeld – ieders brein verwerkt informatie immers anders. Maar zijn we ook inclusief? Nog niet voldoende, terwijl een inclusieve cultuur essentieel is om een succes te maken van de samenwerking binnen diverse teams. Inclusie maakt het mogelijk de verschillen te erkennen en te benutten en is daarmee een uiterst belangrijke voorwaarde om strategische doelstellingen te realiseren.” 

Broos: “Daarbij komt nog dat de klant van KPMG simpelweg verwacht dat teams gemêleerd zijn. Die externe druk leidt tot versnelling.” Vanuit die kennis drukt Van Schaik op verschillende knoppen om inclusie te bewerkstelligen, en betrekt daarbij alle afdelingen die daarvoor van belang zijn. “Vandaar mijn samenwerking met Simone, die bij aanvang van het innoveren van ons recruitmentproces nog recruitment manager human resources was en nu als head of people operations een nog bredere scope heeft. Diversiteit begint bij recruitment, dus samen hebben we bekeken hoe die innovatie vorm zou kunnen krijgen en welke partijen we konden betrekken.” 

Persoonlijke informatie? Niet relevant

Dat leidde ertoe dat instromers op startersfuncties (net afgestudeerd of met maximaal twee jaar werkervaring) sinds 2018 niet meer simpelweg een cv insturen op basis van een vacaturetekst, maar te maken hebben met een talentpitch. Deze ‘sollicitatie nieuwe stijl’ is een interactieve online expercience, met assessments en games waarmee kandidaten hun probleemoplossend vermogen kunnen aantonen. Het meest in het oog springend zijn wellicht de situationele testen – kandidaten werken mee aan een project en reageren op verschillende situaties die zich tijdens dit project voordoen. Broos: “We wilden het sollicitatieproces innoveren, waarbij we meerdere wensen hadden. De talentpitch onderscheidt zich door een candidate expercience: het is net alsof je al bij KPMG werkt, je ervaart hoe dat is en kunt laten zien welke keuzes jij zou maken in bepaalde situaties. Dat geeft ons ook de kans kandidaten echt kennis te laten maken met KPMG, te vertellen wat ons tekent en wat onze waarden zijn. Een sollicitatie die een gave ervaring is, geeft een bedrijf voorsprong bij de jacht op talent. We wilden het proces ook makkelijker maken, kwalitatief beter. Dat wilden we realiseren door middel van gevalideerde en objectieve assessments, waarin bias geen rol meer zou spelen. We wilden vooral af van traditionele CV’s, want zo’n papiertje zegt niet veel. Uit ervaring weten we dat mensen uit andere culturen niet snel nevenfuncties op hun CV zetten, en dat vrouwen zich veel voorzichter uitdrukken over hun kennis en kunde, en vaak niet reageren op een vacature als de vacaturetekst te veel ‘mannelijke’ woorden bevat – iets waarop we ook buiten de talentpitch voor starters op letten, bij het samenstellen van vacatureteksten. We willen voorkomen dat er een ongewenste selectie gemaakt wordt. De talentpitch plaatst kandidaten los van gender en achtergrond in de drivers seat: ze kunnen in hun eigen tempo alle stappen doorlopen en laten zien wat ze in huis hebben, zonder dat ze van tevoren beoordeeld worden op persoonlijke informatie die niet ter zake doet. Dat past veel beter bij inclusief denken.”  

Van Schaik: “Daarbij hebben we veel aandacht voor future performance. We willen alle potentie van medewerkers ontsluiten. Eerder hebben we speciale aandacht gehad voor het werven op gender, om zo meer vrouwen aan te trekken, en nu gaan we ons met een nieuwe module binnen de tool richten op culturele diversiteit.” Die twee aandachtspunten zijn conform het door het kabinet overgenomen advies van de Sociaal-Economische Raad, waardoor zowel gender- als culturele diversiteit vanaf 2021 niet langer vrijblijvend is voor ondernemingen die onder de Wet bestuur en toezicht vallen. Dat beleid geldt weliswaar voor de top, maar op deze manier werkt KPMG aan een pijplijn met divers talent en daarmee aan de toekomstige gemêleerde top: “We werven de workforce van de toekomst.”

Skillsets die passen bij de strategie

Van Schaik en Broos kozen bij het innoveren van hun recruitmentprocessen voor Harver (zie ook kader), een platform dat met recruitmentsoftware voor selectie van kandidaten bedrijven in staat wil stellen sneller, beter en innovatiever te recruiten. Van Schaik en Broos adviseren ondernemingen die ook aan de slag willen met hun recruitmentproces een zorgvuldige selectie te maken van partijen die hiervoor tools aanleveren. Broos: “Er zijn vele mogelijkheden – tot en met partijen die op basis van het handschrift persoonlijkheidskenmerken van kandidaten onthullen. Het is nog nét niet ‘lever een buisje bloed in en wij vertellen of de kandidaat potentie heeft.’ Ik denk dat het belangrijk is dat bedrijven een partij kiezen die bij ze past – dat een methode hip en gaaf is, is natuurlijk niet voldoende. Breng eerst uitgebreid in kaart wat je belangrijk vindt. Voor ons was dat allereerst het uitschakelen van bias, maar ook een succesvolle integratie van de talentpitch met ons recruitmentsysteem. We werven jaarlijks 750 tot 1.000 mensen, inclusief stagiaires, dus daar zitten de nodige administratieve handelingen aan vast. Op dat vlak viel winst te behalen.” Van Schaik: “Daarnaast is het belangrijk om kritisch te kijken of een partij gebruikmaakt van gevalideerde methoden. Harver werkt al jaren samen met de Vrije Universiteit Amsterdam, en bedient zich van een wetenschappelijke methode voor kandidaatselectie. De assessments geven inzicht in de skillsets van kandidaten, middels het HEXACO-model: hoe scoort de kandidaat op honesty-humilityemotionallyextraversionagreeablenessconscientiousness en openess to experience? De uitkomst zegt veel over de mindset van kandidaten. Wij vinden het bijvoorbeeld erg belangrijk dat onze medewerkers openstaan voor een levenlang leren, en dat zij over voldoende veerkracht beschikken – competenties die passen bij een snel veranderende wereld. Het gaat er dus niet alleen om de beste registeraccountant te vinden, om maar een voorbeeld te noemen. We willen iemand die complementair is binnen een team, iemand die unieke meerwaarde met zich meebrengt. Door de jaren ademt de voorkeur voor competenties uiteraard mee met onze doelstellingen en strategie.”

Toename van ingestroomde vrouwen

De inzet van de talentpitch maakt vragen los: verandert deze innovatie de kijk op recruitment, ook bij andere professionele dienstverleners, én leent deze manier van werven zich ook voor topfuncties? Broos: “Er is zeker sprake van een professionaliseringsslag, waarmee we ook kartrekker hopen te zijn en waarmee we hopen anderen te inspireren. Dat we kandidaten volstrekt gelijk beoordelen, is natuurlijk een mooie stap vooruit: gelijkwaardige kandidaten worden te vaak verschillend beoordeeld, op basis van hun gender of achtergrond. Die bias moet eruit. Dat gebeurt nu aan de voorkant, in de tool, maar vergt ook aandacht voor de achterkant: we trainen onze recruiters en de hiring managers voortdurend om door een neutrale bril te kijken. We zien dat recruitment bij grote ondernemingen, dus niet alleen bij KPMG, evolueert: het wordt steeds meer een specialisme dat losstaat van HR. Omdat alle ondernemingen ervan doordrongen zijn dat diversiteit een belangrijke voorwaarde is voor succes, is hiervoor steeds meer aandacht. Of we een vergelijke tool ook in zullen inzetten voor topfuncties? Dat past minder, daarvoor zijn echt offline assessments nodig. Bovendien is de pool voor seniorfuncties kleiner, kandidaten zijn schaars, wat het minder aantrekkelijk maakt om recruitmentprocessen voor deze doelgroep te automatiseren. Maar de gedachte bij dit proces is natuurlijk hetzelfde: kandidaten gelijkwaardig behandelen en alleen beoordelen op zaken die relevant zijn, en recruiters trainen om bias te voorkomen.”

Over de resultaten van talentpitch zijn beide KPMG’ers zeer te spreken. “Over de periode april 2018 tot en met maart 2109 zien we dat het aantal sollicitanten met 37 procent is toegenomen. We hadden in die periode meer vacatures, maar ook los daarvan zien we een aanzuigende werking. Aan de instroomkant heeft het ons meer vrouwelijke medewerkers opgeleverd: in het eerste jaar namen we, onder de starters, 111 vrouwen aan, 34 procent meer dan voordat we met de talentpitch begonnen. Het tweede jaar haalden we, onder starters,  160 talentvolle vrouwen binnen: een toename van 39 procent”, zegt Broos. “Dus ja, we zijn enorm trots, en dit resultaat schrijf ik toe aan de hele organisatie, niet alleen aan recruitment. Alle afdelingen hebben hieraan bijgedragen: zij beslissen uiteindelijk over de collega’s waarmee we gaan samenwerken. Voor mij is dit het bewijs dat aandacht voor diversiteit en inclusie ook echt wat oplevert.” Van Schaik: “Ook voor mij voelt dit heel bijzonder. Als vrouw praat ik voor een groep waar ik zelf onderdeel van ben, dus natuurlijk vind ik het geweldig de ruimte te krijgen om gelijke kansen voor alle vrouwen mogelijk te maken.”

Tekst Nicole Gommers

‘Het blijft opletten, maar je kunt bias grotendeels uitfilteren’

Barend Raaff is co-founder en ceo van Harver, het bedrijf achter KPMG’s talentpitch. “Wij ontwikkelen recruitmentsoftware die bedrijven sneller, beter en vooral eerlijker mensen laat werven. De software is innovatief, maar innovatie is een gevolg en geen doel op zich. Eerlijker werven is voor mij de crux. Ieder mens is inherent biased, en dat geldt dus ook voor recruiters. Dat maakt van hen geen slechte mensen, maar gewoon mensen.” Toch zet die bias zoals bekend bepaalde groepen op achterstand: vrouwen of mensen met een ‘andere achternaam’ zien hun cv’s vaak op de stapel belanden. “Dat willen wij ondervangen, want gender of je naam is irrelevante informatie. Concerns zijn gebaat bij de beste kandidaat met de juiste competenties. Om die kandidaten te vinden, biedt Harver een platform waarop inmiddels honderden bedrijven aangesloten zijn. Bedrijven geven de selectiesoftware zelf een naam; KPMG koos voor de talentpitch. De software wordt geheel aangepast aan de look&feel van elk bedrijf en matcht met bedrijfsspecifieke omstandigheden. De assessments en situational judgement tests zijn dus geheel toegesneden op de dagelijkse werkelijkheid van KPMG. Zo kan KPMG haar eigen verhaal vertellen en een realistisch beeld van de baan geven.” 

Knoppen tegen bias

Dat realistische beeld is heel belangrijk: aan de instroomkant van bedrijven vallen mensen vaak voortijdig uit omdat ze met verkeerde verwachtingen begonnen zijn. “De software confronteert kandidaten dus ook met moeilijke cases: hoe ga je in een functie met veel klantcontact bijvoorbeeld om met negatieve kritiek?” Dat realistische beeld en de uitkomst van dergelijke assessments betekenen vooruitgang voor het bedrijf én de kandidaat, die in de drivers’ seat geplaatst wordt: “Die laatste kan beslissen of de baan wel iets voor hem of haar is, terwijl het concern minder met afhakers geconfronteerd wordt – dat scheelt veel tijd en geld.”

Gevraagd naar de inmiddels wereldwijd bekende ‘Amazon-case’ (een algoritme leerde zichzelf een voorkeur aan voor mannelijke cv’s) reageert Raaff enthousiast: “Het is zó goed dat e-commercebedrijf Amazon die case destijds in de openbaarheid heeft gebracht, dat is zeer leerzaam geweest voor verschillende partijen. Natuurlijk moet ook Harver altijd alert zijn op bias in het systeem, maar je kunt op een aantal knoppen drukken om dit zoveel mogelijk te voorkomen. Dat begint bij de inputdata: stel dat we belang zouden hechten aan van welke universiteiten kandidaten komen, dan krijgen mannelijke kandidaten automatisch de voorkeur als 80 procent van de afgestudeerden van die universiteiten man zijn. Je moet een systeem dus niet voeden met dergelijke data. Daarnaast is het van belang gebruik te maken van gevalideerde assessments, waarvan de betrouwbaarheid van de uitkomsten vaststaat. Wij passen onze algoritmes aan door steeds te kijken naar de prestaties van instromers nadat zij een jaar on the job zijn. Die werknemers doen het goed, zitten in het midden, of vallen af. Die datapunten kun je verbinden aan sectorspecifieke competenties die voorspellend zijn voor succes. Wij maken bij assessments gebruik van het HEXACO-model, een competentieframe dat laat zien hoe de kandidaat scoort op honesty-humility, emotionally, extraversion, agreeableness, conscientiousness en openess to experience. Bij een professioneel dienstverlener als KPMG wegen rolspecifieke competenties als aanpassingsvermogen en innovatief vermogen zwaar, bij andere bedrijven zijn weer andere competenties belangrijker.” 

Het ontwikkelen van recruitmentsoftware begint kortom met diepgaande kennis van elke specifieke klant, maar voor afnemers als KPMG is er hoe dan ook werk aan de winkel, ook als de software eenmaal wordt ingezet. “Zoals ik al zei, recruiters zijn mensen, en álle mensen zijn biased. Trainingen blijven nodig. Daar maken bedrijven zelf werk van.”