SERmagazine

‘Bedrijven moeten zo min mogelijk merken van de complexe juridische wereld achter het diversiteitsportaal’

Een evenwichtige verhouding tussen mannen en vrouwen in de top en subtop: vanaf januari 2022 zijn 5.000 grote vennootschappen verplicht zich daarvoor in te spannen. Zij rapporteren de komende jaren via het SER Diversiteitsportaal over hun voortgang. Legal designer Lieke Beelen is betrokken bij het ontwerp van dit webportaal, dat de SER in co-creatie met bedrijven en experts vormgeeft.

Tekst: Nicole Gommers

Aan het woord:

Lieke Beelen
Lieke Beelen,
legal designer en eigenaar van het bedrijf Visual Contracts
 
 
 

Legal design: contracten toegankelijk maken met visualisaties en begrijpelijke taal

Het SER Diversiteitsportaal, waarop bedrijven hun streefcijfers en vorderingen met betrekking tot de man-vrouwverhouding in de (sub)top de komende jaren gaan doorgeven, is een co-creatie van de SER, bedrijven en verschillende experts. De sociale startup Visual Contracts, het bedrijf van Lieke Beelen, is een van de partijen die nauw betrokken is bij het ontwerpen van dit webportaal.

Het recht toegankelijk maken door juridische diensten en documenten begrijpelijker te maken: dat is de missie van Visual Contracts. Oprichter en ceo Beelen studeerde af aan de TU Delft en geldt als pionier in Nederland. Waar veel designers zich inspannen om producten gebruiksvriendelijker te maken, heeft Beelen meer interesse in abstracte sociale vraagstukken.

Met haar groeiende bedrijf legt ze zich toe op een tak van sport die in Nederland nieuw is: legal design. “Ik ben vooral bezig met het innoveren van recht en systemen die daarmee samenhangen: systems design.” Ook Beelens werk voor het SER Diversiteitsportaal heeft raakvlakken met systems design en innovatie van het recht.

Lees door onder de foto

Samenwerken op kantoor met laptop
Foto: Shutterstock / SFIO CRACHO

Voortgang diversiteit top bij bedrijven transparant via webportaal

De SER gaat de voortgang die bedrijven boeken bij een evenwichtigere verdeling van zetels in de raad van bestuur, raad van commissarissen en subtop transparant maken via het webportaal. Dat vloeit voort uit wetgeving die onlangs is aangenomen door de Eerste Kamer.

‘Moet ook mijn bedrijf hieraan voldoen?” Dat hangt van allerlei factoren af’

Het invullen van streefcijfers en rapporteren over je aanpak heeft dus een juridische basis. “Dat begint al bij de vraag ‘moet ook mijn bedrijf hieraan voldoen?’, want dat hangt van allerlei factoren af”, zegt Beelen. Ze zou het mooi vinden als bedrijven zo min mogelijk merken van de complexe juridische wereld die schuilgaat achter wat zij op het scherm invullen

Streefcijfers en plan van aanpak doorgeven mag geen afvinklijstje zijn

“De rapportage invullen is een nieuwe taak voor ondernemingen die toch al veel op hun bord hebben”, zegt Beelen. “Maar het moet zeker geen afvinklijstje zijn: behalve om streefcijfers gaat het er ook om bedrijven te laten rapporteren over hoe zij diverser worden, zodat ondernemingen kunnen leren van anderen en de SER uiteindelijk bijvoorbeeld kan benchmarken per sector.”

Vertaalslag van juridische begrippen naar de praktijk van de onderneming

Toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid staan daarbij steeds voorop. “Ik ontwerp vooral de user experience van het portaal. Als je de gebruiker voorop wilt zetten, moet je precies weten wie de doelgroep is en hoe je de inhoud zoveel mogelijk bij de gebruiker laat aansluiten. In dit geval is het dus belangrijk een vertaalslag te maken: hoe sluiten juridische begrippen aan bij de praktijk van de onderneming en hoe maak je het begrijpelijk. Dat kan bijvoorbeeld met visualisaties van de raad van bestuur en de raad van commissarissen en de doorstroom binnen de organisatie, en met visualisaties die het stappenplan vereenvoudigen.” De gebruiksvriendelijkheid wordt ook geborgd door bedrijven en stakeholders bij het ontwerp te betrekken.

Inmiddels is het eerste prototype van het portaal – dat het mogelijk maakt streefcijfers door te geven – getest door bedrijven en belangrijke andere stakeholders, wetenschappers en experts, waarna de mogelijkheden in verschillende fases verder uitgebreid en verbeterd zullen worden.

Veel bedrijven denken onterecht dat de wet niet voor hen geldt

Een complicerende factor bij het ontwerpen van het webportaal is dat er geen gelijk speelveld bestaat: waar het ene bedrijf al volop bezig is met man/vrouwbalans in de top en subtop, is de materie voor andere vennootschappen nog erg nieuw. Dat blijkt uit onderzoek dat in opdracht van de SER werd uitgevoerd onder grote vennootschappen en beursgenoteerde bedrijven die aan de nieuwe wet moeten voldoen. 334 bedrijven werden hierover telefonisch geënquêteerd.

Positief is dat acht op de tien bedrijven hebben gehoord over de nieuwe wet, maar tegelijkertijd heeft driekwart van de bedrijven nog slechts een beperkt idee hoe de wet hun bedrijf raakt en wat de consequenties zijn. Ruim de helft van de grote vennootschappen weet weliswaar dat zij streefcijfers moeten opstellen, maar 40 procent van deze bedrijven denkt dat bepaalde regelingen uit de wet niet voor hen gaan gelden, terwijl dat wel zo is.

Slechts 17 procent is al begonnen met voorbereiden op de nieuwe wet

Bijna twee op de tien bedrijven geloven onterecht dat ze niet onder de wet zullen vallen. Een kwart van de bedrijven zonder beursnotering denkt dat zij aan het quotum voor de rvc moeten voldoen, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is. Slechts 17 procent van de ondernemingen is al begonnen met het voorbereiden op de nieuwe wet.

Streefcijfers en plan van aanpak doorgeven moet zo simpel zijn als afrekenen bij een webshop

Beelen vindt dat bij het ontwerp rekening moet worden gehouden met dat verschil in kennis. “Ook de ondernemingen die nog erg onbekend zijn met de wet moeten straks uit de voeten kunnen met het portaal.” Juist de grote verschillen tussen bedrijven maken het ontwerp voor Beelen zo boeiend. “Vergelijk het met een webshop: commerciële partijen investeren al jaren om het bestelproces en de betaling te perfectioneren, zodat het winkelen een prettige ervaring is voor de klant. Het invullen van streefcijfers zou net zo makkelijk moeten zijn als zo’n betaling: het moet niet leiden tot extra administratieve last. Dat stuk is uitdagend, maar de echte uitdaging zit in het doordenken over hoe je het juridische stuk versimpelt. Dat is vooruitstrevend en daar ben ik trots op.”

Zelf heeft ze ook veel feeling met het onderwerp. “Als ondernemer ondervind ik hoe belangrijk diversiteit en inclusie is – voor ondernemende vrouwen is het bijvoorbeeld moeilijker om financiering op te halen voor hun bedrijf. Het is daarom fijn eraan bij te kunnen dragen dat bedrijven hun streefcijfers kunnen realiseren. Diversiteit heeft toegevoegde waarde voor de maatschappij als geheel.”


Meer lezen? SERmagazine verschijnt ook 5 keer per jaar als papieren tijdschrift.

Abonneer nu gratis


Streefcijferregeling

5.000 grote bedrijven moeten vanaf 1 januari 2022 passende en ambitieuze streefcijfers formuleren voor de man/vrouw-verhouding in het bestuur, de raad van commissarissen en de subtop, plus een plan van aanpak om die targets te realiseren. Deze gegevens zullen bedrijven jaarlijks moeten rapporteren aan de SER. Hiervoor maken ze gebruik van een webportaal dat de SER samen met VNO-NCW ontwikkelt. Op dit SER Diversiteitsportaal kunnen zijn hun streefcijfers doorgeven, rapporteren over de man/vrouwverhouding en melding maken van maatregelen die zij nemen. De SER maakt de resultaten transparant en maakt zo het monitoren van de voortgang mogelijk.